kintone連携サービス「クラウドサイン MAKE」初期設定ガイド

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kintone連携サービス「クラウドサイン MAKE」の初期設定ガイドとなります。設定担当者様にもご共有可能な資料です。

【クラウドサインMAKE for kintone】初期設定ガイド

初期設定ガイド
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Strictly Confidential © 2024 Bengo4.com, inc.
目次
1. 初期設定
(1) 設定ファイルのダウンロード
(2) kintoneにプラグインのインストール
(3) kintoneアプリとの連携
(4) クライアントIDの設定
(5) WebHooK URLの設定
(6) ラインセンスキーの入力
(7) 認証方法の選択
(8) アプリの設定の保存
2. 帳票の設定
(1) 帳票のアップロード
(2) kintoneの項目のマッピング
(3) クラウドサイン連携設定
3. 帳票送信画面
(1) kintoneから送信する方法
4. その他
(1) kintoneからの送信者を制限する方法(ボタンを押す人を制限する方法)
(2) 一括で送信する方法
(3) 締結ステータスをkintone上で確認する方法
(4) 添付ファイルをそのまま送信する方法
(5) kintoneからリマインドする方法
(6) Kintoneの項目をクラウドサインの書類情報に連携する方法
(7) 共有先の設定方法
(8) kintoneから送信取消をする方法
5. よくある質問
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1.初期インストール手順
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1-(1)設定ファイルのダウンロード
営業担当から送られてきたメールに貼り付けられたリンクを押すと、画面の
ページが立ち上がりますので、3つのファイルをそれぞれダウンロードして
ください。(1つずつ選択すると下部に表示されるダウンロード押下)
※一括送信機能を利用しない場合は「帳票添付用アプリ」はダウンロード
しなくても問題ありません。
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1-(1)設定ファイルのダウンロード
※ダウンロードしたファイルはZIPファイルのまま保存し、解凍しないでください。
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1-(1)設定ファイルのダウンロード
それぞれのプラグインの役割
クラウドサインMAKE for kintone
kintoneおよびRepotone U Proとクラウドサインを接続するためのプラグインです
クラウドサインのクライアントIDを入力します
RepotoneU Pro
kintoneに登録されている情報をもとに契約書PDFを生成・
クラウドサインに送信するためのプラグインです
30日間無償で利用可能ですが、その後ライセンスキーが必要となります
帳票貼付用アプリ
Repotone U Proを利用し、レコードの一覧画面にあるデータから一括で契約書を生成する際に、
そのデータを格納するためのアプリです。Zipファイルで格納されます。
※帳票貼付用アプリは一括送信機能を利用しない場合は、利用しません。P33参照
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1-(2)kintoneにプラグインのインストール
kintoneログイン後、画面右上の歯車マークをクリックし、
「kintoneシステム管理」を選択します。
(システム管理権限をお持ちである必要がございます)
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1-(2)kintoneにプラグインのインストール
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①「プラグイン」を選択 ②画面左上の「読み込む」を選択
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1-(2)kintoneにプラグインのインストール
③「参照」からダウンロードした「クラウドサイン MAKE for kintone」と
「Repotone U pro」を、ZIPファイルのまま選択し、読み込みます。
※「Repotone U pro 帳票添付アプリ」は、初期設定では使用しません。
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1-(2)kintoneにプラグインのインストール
④プラグイン画面に、「クラウドサイン MAKE for kintone」と
「Repotone U pro」が表示されます。
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1-(3)kintoneアプリとの連携
kintoneのポータル画面から、クラウドサイン MAKE for kintoneを使用し
たいアプリケーションを選択します。(実際にクラウドサイン送信を行うア
プリ)
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1-(3)kintoneアプリとの連携
kintoneのアプリの設定画面を開き、「設定」をクリックし、「カスタマイ
ズ/サービス連携」から「プラグイン」を選択します。
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1-(3)kintoneアプリとの連携
プラグインの追加をクリックし、「クラウドサイン MAKE for kintone」
と「Repotone U pro」を選択し、追加します。
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1-(4)クライアントIDの設定
追加後、「クラウドサイン MAKE for kintone」の「設定」を選択し、クライアント
IDの入力をすると、クラウドサイン MAKE for kintoneの機能をご利用いただくこと
が可能です。
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1-(4)クライアントIDの設定
クライアントIDを取得する為には、クラウドサインにログイン後、「管理画
面に移動」を選択します。
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画面左側の「設定」から「クライアントID」を選択し、「新しいクライアントID」
を選択すると、クライアントIDが作成されますので、13ページ目の、
「クラウドサイン MAKE for kintone」の「クライアントID」に入力します。
1-(4)クライアントIDの設定
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クラウドサイン管理画面の「チーム設定」を選択し、Webhookを追加します。
Webhookに、以下のURLを指定し、保存して下さい。
https://cloudsign.soulware.co.jp/hook/document/status
締結済みのファイルをkintoneのアプリに格納するのに必要な設定となります
1-(5)WebHookURLの設定
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1-(6)ライセンスキーの入力
プラグイン画面から「Repotone U pro」を選択し、「ライセンスキーを入力」か
ら、営業担当に共有されたRepotone U proのライセンスキーを入力してくださ
い。
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1-(7)認証方法の選択
▼それぞれの認証方法に関しては下記マニュアルご参考ください
APIトークンを選んだ場合は「レコードの追加・編集」にチェックを入れてください
代表者認証: 設定方法
個別認証: 設定方法
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※ 通常 は A P I トー クン を 選択 して 頂 いて 問 題ございません
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1-(8)アプリ設定の保存
アプリ設定画面で「アプリを更新」をクリックし、設定を保存します。
※クラウドサイン MAKE for kintoneを利用するすべてのアプリでプラグインの設定
を行う
必要がありますのでご注意ください。
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2.帳票設定手順
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2-(1)帳票のアップロード
kintoneアプリ設定>プラグイン>RepotoneU Proを選択します
「帳票を追加する」から帳票を追加します
※契約書の1ページ目しかアップロードされません
※複数ページに渡る契約書の場合「ページ追加」から
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2-(1)帳票のアップロード
帳票の名前、ファイルの種類、サイズ、出力形式を選択します
※ファイルの種類はPDFを選択してください(クラウドサイン連携はPDFのみ
※出力形式は金額明細などを利用しない場合は「自動改ページなし」をお選びください
※サブテーブルなどを利用し自動改ページありの設定はこちらを参照
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「ファイルを選択」から雛形となる契約書のPDFを選択肢します
「アップロード」をクリックしPDFをアップロードいたします
※契約書の1ページ目しかアップロードされません
※複数ページに渡る契約書の場合「ページ追加」から設定可能です
2-(1)帳票のアップロード
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※「ページ追加」ボタンを押すとPage.2、Page.3と追加されていきます。
1ページに対しPDF1ページずつ追加してください。
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2-(2)kintoneの項目のマッピング
Kintoneの項目を追加したい箇所をドラッグすることで、kintone上の
項目をマッピングしていただくことが可能です
動画でのご紹介はこちら
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2-(2)kintoneの項目のマッピング
kintoneのテーブルフィールドを配置する際は、マッピング時にテーブル
フィールドから項目を配置し、必要に応じてカスタマイズ設定をします。
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※利用例:テーブルに入力した見積の情報など
を明細として、帳票に表示可能です
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2-(3)クラウドサイン連携設定
クラウドサイン連携設定から「クラウドサイン連携を利用する」を選びます
契約書のタイトル、送信時のメッセージなどを設定可能です
クラウドサイン上の「メールアドレス」「氏名」「会社名」に該当する項目を選択します
締結済の書類を添付するためのフィールドを選択します
※既存のファイルに対して上書きされる仕様となっておりますので、専用のフィールドをご準備ください
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3.帳票送信画面
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1-(1)kintoneから送信する方法
2.帳票設定手順まで完了すると詳細画面に設定した契約書名のボタンが自動的に配置されます。
※「クラウドサイン」ボタンの内容に関しては、その他(5)kintoneからリマインドをする方法、
(8)kintoneから送信取消をする方法を参照ください。
②作成したい契約書のボタンをクリックすると、下記画面が表示されますので、
クラウドサインの「書類送付」ボタンをクリックします。
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ファ イル 作成 ボタンをクリック
する と 、設 定した契約書のPDF
デー タ が自 動生成されPCにダウ
ンロ ー ドさ れます。
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1-(2)kintoneから送信する方法
ここでは「書類送付」ボタン、クリック後の送付時の各設定に関して説明します。
設定が完了しましたら、「送信」ボタンをクリックして完了となります。
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2-(1)③で 設定した帳票名が 自動で
入力さ れて います。変更 も可能 です。
書類送 信時に送 られるメールに 任意の
メッセ ージを追 加して送 信でき ます。
書類を 受信した 方が他の決 裁権限 者に転送する
ことが 可能です。 詳細はこち ら
宛先に設定したメールアドレスの所有者と、実際に同
意する方が同一であることを補完する機能として、送
信時にアクセスコード(送信者が設定する任意の文字
列)を設定することが可能です。設定したアクセス
コードは別途SMS、メッセンジャーツール、電話など
で受信者様にお伝えください。 詳細はこちら
受信メ ール及 び書類 確認画面を 各言語のインター
フェースで表示でき ます。
※受 信者 全 員に 同じアクセ スコ ード が適用 さ れます
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その他
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(1)kintoneからの送信者を制限する方法(ボタンを押す人を制限する方法)
詳細設定より、レコードの一覧画
面・詳細画面にそれぞれボタンを
表示する画面を制御していただく
ことが可能です。
※制御できる条件
・一覧画面の種類
・プロセス管理のステータス
・特定のフィールドの値
・ユーザー/組織/ロール
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(2)一括で送信する方法
クラウドサイン MAKE for kintoneでは表示している一覧画面に対して契約書を一括で送信して
いただくことが可能です。
その際、作成した契約書データを格納するための添付先アプリが必要になります。
※P6で事前にダウンロードした帳票貼付用アプリが利用可能です。
設定方法はこちらをご参照ください
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(3)締結ステータスをkintone上で確認する方法
クラウドサインで連携するkintoneアプリに締結ステータスを管理するための文字列一行フィールドを配
置します
kintoneアプリ設定>プラグイン>RepotoneU Pro>クラウドサイン連携設定の「書類ステータス」から①
で設定した、フィールドを選択します
「締結済」「先方確認中」「取消、または却下」という情報がフィールドに格納されます
※格納されるテキスト情報は変更できません
※同じレコードから送信した場合は上書きがされます
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(4)添付ファイルをそのまま送信する方法
kintoneアプリ設定>プラグイン>RepotoneU Pro>帳票を追加します
添付ファイルをそのまま出力するを選択肢、kintoneアプリ内のフィールドを選択します
※指定したフィールドに添付されているPDFファイルの内容をそのまま出力します。
※有効な拡張子は.pdfのみです。出力可能なファイルが添付されていない場合はこのページは無視されま
す。
※複数ファイルが添付されている場合は先頭の1ファイル目のみを出力します。
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(5)-1 kintoneからリマインドをする方法
kintoneアプリ設定>プラグイン>RepotoneU Proから設定した帳票を選択します
クラウドサイン連携設定にてリマインド機能の「On・Off」を設定します
(デフォルトではOffになっています)
②のリマインド設定で、「On」に設定した帳票が1つでもあると、リマインドボタンが詳細画面のクラ
ウドサインボタン内に表示されます。「リマインド」ボタンをクリックすると、まだ締結していない書類
の一覧が表示されますので、そこからリマインドが必要な書類を選択し、リマインドメールの送信が可能
になります。
※リマインド機能:書類を送信してから先方の対応待ち時間が長くなった際、再度、確認依頼メールを送信する機能
https://help.cloudsign.jp/ja/articles/385216-
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【設定画面】 【レコー ド詳細 画 面】
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(5)-2 kintoneからリマインドをする方法
書類を作成した状態(未送信)もしくは「締結済」ではリマインドボタンは表示されません。
クラウドサインステータスが「先方確認中」の書類のみ「リマインドする」ボタンが表示されます。
【クラウドサインステータス:未送信、締結済】
【クラウドサインステータス:先方確認中】
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(6)kintoneの項目をクラウドサインの書類情報に連携する方法
kintoneアプリ設定>プラグイン>RepotoneU Pro>帳票を選択します。
クラウドサイン連携設定から書類情報の「設定を開く」を選択、kintoneアプリ内のフィールドと対応す
る書類情報を選択していきます。
※クラウドサイン書類情報に対応するデータ型のフィールド項目のみ選択可能です。
例)契約締結日はkintoneの日付フィールド、自動更新の有無はチェックボックスフィールドのみ選択可能
※標準項目は設定後、送信時に指定したフィールドに値が入っていない場合送信できません。
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書 類情 報と 対 応す るkintoneの フィール ド項目
・管理 用タイトル:文 字列1 行,ドロ ップダウ ン、ラ ジオ ボタ ン
・契約 相手の名称 :文字 列1行, ドロップダウン、ラジオボタン
・契約 締結日:日 付
・契約 開始日:日 付
・契約 終了日:日 付
・自動 更新の有無 :チェ ックボック ス
・解約 通知期限: 日付
・管理 番号:文字 列1行 , ドロップダ ウン、 ラジ オボ タン
・取引 金額:数値
・ユーザー定義 項目1~10:文 字列1行 , ドロ ップダウ ン,
ラジオ ボタン
【クラウドサイン書類情報連携設定画面】
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(7)共有先の方法
kintoneアプリ設定>プラグイン>RepotoneU Pro>帳票を選択します。
クラウドサイン連携設定から共有情報で指定する「氏名」「メールアドレス」「会社名」のフィールドと
を選択します。(共有先は最大3名まで指定可能)
※クラウドサインの共有機能に関してはこのページを参照してください。
※文字列1行、ラジオボタン、ドロップダウン、リンクの各フィールドを指定可能です。
※クラウドサイン送信時に共有先に設定したフィールドの必須項目に1つだけ値が入力されている場合は
送信エラーとして送信できませんのでご注意ください。
(例:氏名だけが入力されており、メールアドレス未入力の場合などエラーになります。
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【クラウドサイン共有先設定画面】
それぞれの項目にフィールドを指定します。
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(8)送信取消の設定方法
kintoneアプリ設定>プラグイン>RepotoneU Pro>帳票を選択します。
クラウドサイン連携設定から送信取消機能の「On・Off」を設定します。
(デフォルトではOffになっています)
②の送信取消設定で、送信取消が詳細画面のクラウドサインボタン内に表示されます。
「送信取消する」ボタンをクリックすると、まだ締結していない書類が表示されますので書類を選択し、
送信取消が可能になります。
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【設定画面】
【 レコー ド詳細 画 面】
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よくある質問
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送信・出力の際に401/403エラーが出ます
kintone(cybozu.com)の設定でIPアドレス制限をしている場合がございますの
で、cybozu.com共通管理からIPアドレスの登録をお願いします。
(cybozu.com共通管理権限が必要です)
設定方法
登録するIPアドレス(下記をすべてご登録ください)
13.114.239.232
52.68.17.229
52.198.144.82
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締結済みの書類が戻ってきません
締結ステータスが「先方確認中」から変更されません
下記の可能性がありますので、ご確認ください
IPアドレス制限を行っている(前スライド参照)
WebHook URLをクラウドサイン側に登録していない(P.17参照)
kintoneアプリに設定しているAPIトークンで「編集」「閲覧」にチェックが入ってい
ない(RepotoneU ProをAPIトークン認証している場合
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特定のレコードだけ締結済み書類が戻ってきません
特定のレコードだけが締結ステータスが「先方確認中」から変更されません
締結したタイミングで該当のkintoneレコードを編集中の場合、もしくはkintone、
クラウドサインに障害が起きている場合Webhookが返らない可能性があります。そ
の場合は画面上部にあるクラウドサインボタン内にある「同期」ボタンを押してくだ
さい。最新のステータスと締結済書類を取得します
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送信先を複数設定する場合はどうすればいいですか?
クラウドサイン連携設定より「送付先を複数指定する」を選択
送付先を指定するテーブル(kintoneアプリにサブテーブルフィールドが必要です)および、
メールアドレス、氏名、会社名を選択していただくことが可能です
※送信先を複数指定する場合、フリーテキスト・押印欄などを配置することができません
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ボタンを押すユーザーによってクラウドサイン上の送信者を分けることはできますか?
1つのアプリにつき、1つのクライアントIDしか設定ができないため、kintoneのユー
ザーとクラウドサインの送信者を紐付けることができません
※おすすめの運用フロー
締結権限者のクラウドサインのクライアントIDをアプリに設定し、kintoneのプロ
セス管理機能を活用する
※締結権限者のクライアントIDを指定することで、プロセス管理機能で承認した最
終承認者名がクラウドサインの送信者として表示されます。
どうしても送信者を分けたい場合はアプリをわける
受信者を複数設定し、締結権限者を承認者として設定する(P.33)
※毎回設定する必要あり
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注意事項
・下記の操作がkintone連携では行えません
受信者アップロード機能
・帳票あたりのページ数は10ページが上限です
・月のPDF生成上限は10,000枚です
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新しいバージョンがリリースされました。
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