【お詫び】個人情報（氏名及びメールアドレス）の流出について

文化課（かぶら文化ホール）において、8月に開催する行事「スタインウェイを弾いてみませんか！」事業の申込者に対し、抽選の結果、落選となった方々への連絡をメール配信する際に、1人の氏名及びメールアドレスを流出させる事案が発生しましたので、お知らせします。

関係者の皆さまに多大なご迷惑をおかけし、深くお詫び申し上げます。今後、再発防止に向け、より一層の情報管理を徹底してまいります。

発生日時

令和6年7月25日（木曜日）午後1時20分　落選メールを11人に送信

判明日時

令和6年7月25日（木曜日）午後1時40分頃

経緯

• 午後1時20分、落選者宛てにメールを送信した。
• 午後1時40分頃、メール受信者から「本文の宛名が異なっているうえに、他の送信先のメールアドレスが見えてしまっている。」と電話連絡が入った。
• 直ちに、担当者が送信済みのメールを確認したところ、受信者全員に、1人の個人名とアドレスが見える状態になっていた。
• なお、その他の個人情報の流出はない。

原因

担当者が作成したメールの宛先欄に、本来、発信元のかぶら文化ホールのメールアドレス等を選択すべきところを、誤って落選者個人のメールアドレスを入力したため、確認者である別の職員が個人宛てのメールと誤認し、またBCC欄にも気づかず、本文に個人名の宛名を改めて明記してしまい、メール送信してしまった。

事案発生の対応

• 午後1時58分、メールを誤送信した方に改めて謝罪とともに落選メールを送信。
• 午後7時、電話にて、個人名とアドレスが流出した方に謝罪を行った。
• 午後7時43分、メール誤送信対象者全員に、改めてメールにて削除を依頼した。
• 現在のところ、二次被害の報告は確認されていない。

再発防止策

• 外部にメールを送信する際は、送信前に必ず複数の職員で確認することを徹底する。
• メールを確認した際、修正を加えた場合は、メール作成者に修正箇所を確認させる。
• メール「誤送信防止設定」機能の利用を徹底する。
• 個人情報及び情報セキュリティに関する研修の重要性を再認識し、実施する。