受託業者による誤送付事案の発生について

健康福祉部の事業「はつらつ健幸ポイント」の実施について、宇部市と委託契約を締結している株式会社タニタヘルスリンク（以下、「THL」という。）が、一部の参加者に対し、個人情報が含まれる文書を誤送付した事案が発生しました。
対象となる皆様には、大変なご迷惑をおかけし、深くお詫び申し上げます。

概要

• 令和6年6月18日（火曜日）、はつらつ健幸ポイントの全参加者5,479人に対し、令和5年度に獲得されたポイント等の活動レポートや景品を郵送。
• 6月21日（金曜日）11時40分、書類を受け取った参加者から問い合わせがあり、同封されていた「お知らせ文書」に、別人の情報が記載されていることを確認。
• その後も同様の問い合わせが続き、同じ事象が複数件発生していることが判明。

経緯

被害の状況

参加者向けに以下4種類の書類を同封発送する際に、本人とは別の参加者の情報（氏名・ログインID・パスワード）が記載された「お知らせ」が誤封入されて発送されたことが、一部の参加者からの問い合わせで判明した。

• 年間のポイント明細（氏名・住所記載あり）
• 年間の活動レポート（氏名記載あり）
• お知らせ（氏名・ログインID・パスワード記載あり）　※一部の方に誤封入された文書
• アプリの継続方法のご案内

確認された被害件数

※1　封入作業は、鏡文の種類（参加年度による2種）・金券の有無・イベント記念品の有無によって、登録者5,479人を8グループに分けて実施。このうち、1グループ（1,251人）のみで誤送付が確認されている。
※2　文書の到達からパスワードの一括変更処理までの間に、正しい情報によるログインも含めて、51人がログイン（うち、12人は誤封入や他人の情報の閲覧がなかったことを確認済）。

原因

• 封入時の人為的誤りがあったこと。

• 人為的誤りの可能性を考慮した発送方法としなかったこと。
  （個人情報が記載された書類が一葉にまとまっておらず、複数の書類を突き合わせて封入作業を行う必要があり、人為的誤りを発生させる可能性を高めていたこと。）

今後の対応

• 架電による誤送付の調査を引き続き実施します。

• 文書を送付した全員（5,479人）に対し、返信用封筒による書類の回収を実施します。

• 全てのIDとパスワードを一新し、改めて全参加者にお詫びとともに通知します。

• 当面の間、今回の件に関する相談窓口を開設します。

コールセンター（株式会社タニタヘルスリンク内）

開設時間　平日午前9時～午後6時
電話　0120－771－015

宇部市保健センター（宇部市琴芝町二丁目1番10号）

開設時間　平日午前8時半～午後5時15分
電話　0836－31－1777　ファクス　0836－35－6533

THLコメント

このたび、宇部市はつらつ健幸ポイント事業におきまして、事業参加者の皆様に記載情報が異なった書類を発送する事象が発生いたしました。宇部市様および事業参加者ならびに関係する皆様には多大なご迷惑をおかけしましたことお詫び申し上げます。誠に申し訳ございません。
今後このような事が起らぬよう、発送方法の是正、および管理体制の徹底を図り、再発防止に努めてまいります。

健康福祉部長コメント

対象の皆様にご迷惑をおかけしたことを深くお詫び申し上げます。また、行政への信頼を損なうこととなり、大変申し訳なく思っております。今後、このようなことが起こらないよう再発防止に努めてまいります。

その他

• 現在、対象者を特定するため、市やTHLから電話等による調査を行っています。誤送付の情報があればコールセンターまたは宇部市保健センターにご連絡ください。また、今回の件に便乗した個人情報の聞き出しなどの詐欺電話にご注意ください。
• 現在システムにログインできている人（書類発送前からログインしている人）は、そのままシステムをご利用いただけます。
• 現在システムにログインできていない人も、活動量計による歩数データの送信や体組成の測定はご利用いただけます。