PDFとは？PDFのメリットとPCやスマホでの表示・作成方法を解説

PDFの正式名称は「Portable Document Format（ポータブル・ドキュメント・フォーマット）」で、日本語に訳すと「携帯しやすい文書フォーマット」です。

なぜ「携帯しやすい」かというと、PDFはデバイス（PC、スマホ、タブレットなど）やOS（Windows、macOSなど）といった環境に左右されず、紙に印刷したようなレイアウトで文書を保存・表示できるから。

つまり、文書をわざわざ紙に印刷しなくても、いつでもどこでも表示できるということです。

また、メールやチャットなどでカンタンに共有できます。

ちなみにPDFファイルは赤と白のアイコン、そしてファイル名の後に付く「.pdf」の拡張子が目印です。

PDFが普及した背景

PDF誕生のきっかけになったのは、Adobeの共同創設者であるジョン・ワーノック（John Warnock）博士によって1991年に発足された「The Camelot Project」というプロジェクト。

このプロジェクトでは、どのコンピューターやソフトウェアで文書を作成しても、作成時の見た目のまま表示・印刷できるツールの開発を目指しました。

そして1992年、プロジェクトの成果としてPDFが誕生したのです。

現在、PDFファイルは「Adobe Acrobat Reader」などのPDFリーダーやブラウザ上で、誰でも表示することができます。

また、PDFファイルにパスワードをかけ、外部からの表示や編集を制限することも可能です。

こうした使い勝手のよさから、今やPDFは国際標準規格のファイル形式として認められ、世界中の企業に利用されています。

PDFの歴史や国際標準規格についてより詳しく知りたい方は、以下のページを参照してください。

Adobe PDFとは？

PDFファイルでは特定のユーザーのみが表示できるようにしたり、コピーや印刷を制限したりできます。

したがって、機密情報を含む文書もPDFにするケースが多いです。

また、紙の書類は手元にないと内容を確認できません。

しかしPDFファイルなら、クラウドストレージに保存しておくだけで、インターネット環境があれば、出先からPCやスマホでいつでもどこでも表示できます。

【デジタル署名は、Adobe Acrobat（有料）に含まれるAcrobat Signで利用可能です。

Acrobat Signのデジタル署名について詳しく見る

また、AdobeのクラウドストレージにPDFファイルを保存すれば、複数人でファイルを共有し、同時に校正することも可能です。

チームの意見集約がしやすくなり、業務もスムーズに進められるでしょう。

Adobe クラウドストレージへの保存と共有については、記事後半でもご紹介します。

ただし、ブラウザで表示すると、ファイルの校正や、他者への共有ができません。

PDFファイルの表示以外の機能も利用したい場合は、「Adobe Acrobat Reader」といった無料のPDFリーダーをダウンロードしたり、オンラインのクラウドサービスを利用したりする方法がオススメです。

今回は、以下の方法について詳しく見ていきましょう。

1. Adobe Acrobat Readerをダウンロードして表示する

2. クラウドサービスのAdobe Document Cloudで表示する

【手順2】ダウンロードが開始されるので、画面の指示に従う

Adobe Acrobat Readerをダウンロードできたら、以下のようなファイル名とアイコンのインストーラーファイルをダブルクリックし、画面の指示にしたがってインストールを完了してください。

●ファイル名の例

reader64_jp_xa_cra_mdr_install.exe

また、PDFファイルのアイコンをダブルクリックしてファイルを開くことも可能です。

その場合、自動的にAdobe Acrobat Readerが起動します。

なお、Adobe Acrobat Readerには、PDFファイルの表示だけでなく、注釈（コメント）を入れる機能もあります。

Adobe Acrobat Readerの便利な機能については、記事後半でもご紹介します。

Adobe Acrobat Readerを今すぐダウンロードする

Adobe Acrobat Readerと同様、Adobe Document CloudもPDFファイルの表示だけでなく、注釈やハイライトを入れて校正ができます。

左のメニューからツールを選択できるので、ぜひ試してみてください。

また、Adobe Acrobatには、特定の機能をオンライン上で素早く使えるAdobe Acrobat オンラインツールがあります。

WordやExcel、PowerPoint形式のファイルからPDFファイルに変換したり、複数のPDFファイルの結合やPDFファイルのトリミングなどがカンタンにできます。

20を超える機能が用意されていますので、ぜひチェックしてみてください。

※Adobe Acrobat オンラインツールのページにアクセスした際、Adobe アカウントにログインしていると、ツールの画面にすぐに移動します。

Adobe Acrobat オンラインツールを今すぐ使ってみる

2．Androidの「Files by Google」アプリを使う

Androidでメールやチャットに添付されたPDFファイルを表示する場合、機種や設定によっては、使うアプリを選択する画面が出てくることがあります。

出てきた場合、PDFリーダーとして使用するアプリを選択しましょう。（Google ドライブやOneDriveで表示できます）

ダウンロードしたPDFファイルを表示するには、無料アプリ「Files by Google」をインストールしておきましょう。

「Files by Google」アプリの「ドキュメント、その他」から任意のPDFファイルを選択してください。

3．無料の「Adobe Acrobat Reader」アプリを使う（iPhone・Android対応）

スマホでPDFファイルを表示するだけでなく、注釈やハイライトを入れたり、他のメンバーと共有したりしたい場合は、無料アプリ「Adobe Acrobat Reader」が便利です。

以下のリンクからアプリをインストールし、アプリを起動してください。

【iOS版】Adobe Acrobat Readerをインストールする

【Android版】Adobe Acrobat Readerをインストールする

右下のペンマークをタップすると、注釈や署名の機能を利用できます。

また、右上の共有マークから、他の人にファイルの共有を行えます。

Adobe Acrobat Readerの便利な機能

PCやスマホなど各デバイスに対応しているAdobe Acrobat Readerには、PDFファイルの表示以外にも様々な機能があり、業務の効率化に貢献します。

ここでは、Adobe Acrobat Readerのよく使われている機能を3つご紹介します。

1. PDFファイルの校正がカンタンにできる

2. PDFファイルに電子サインを入れられる

3. PDFファイルをワンクリックでクラウドストレージに保存して、他の人と共有できる

また、他の人の署名が必要な場合、「電子サインを依頼」から、署名位置を指定してオンラインで署名を依頼できます。

なお、無料のAdobe Acrobat Readerの場合、電子サインの利用に回数制限がありますが、Adobe Acrobatの有料プラン「Adobe Acrobat Pro」「Adobe Acrobat Standard」なら回数無制限でご利用いただけます。

Adobe Document Cloudに保存したPDFファイルは、スマホやタブレットなどほかのデバイスで、いつでもどこでも確認できます。

また、複数人でPDFファイルを共有し、コメントのやりとりもできるので、チームでの共同作業がスムーズに進むでしょう。

Adobe Document CloudでPDFファイルを共有するには、右上の人のアイコンをクリックし、共有相手のメールアドレスを入力して招待メールを送信するか、PDFファイルのリンクを取得して共有相手に知らせてください。

Adobe Acrobatの有料プランでさらに業務を効率化

PDFファイルを確認後、内容を編集したい場面も多いでしょう。

PDFファイルを編集するには、WordやExcelなどPDFファイルの元データを編集し、再度PDFに変換する方法があります。

しかし、注釈入りのPDFファイルと元データを見比べながらの編集はミスが発生しやすく、時間も取られてしまいます。

編集作業を正確に、かつスピードアップさせたいときは、Adobe Acrobatの有料プラン「Adobe Acrobat Pro」「Adobe Acrobat Standard」でPDFファイルを直接編集するのがオススメです。

PDFファイルでできる作業の幅が広がるので、業務の能率を上げたい方はAdobe Acrobatの有料プランをぜひお試しください。

Adobe Acrobatの7日間の無料体験版を今すぐ使ってみる

なお、Adobe Acrobatの機能の一部は、オンラインツールでも無料でご利用いただけます。（回数制限あり）

20を超える機能が用意されていますので、チェックしてみてください。

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これで、Wordファイルとは別にPDFファイルを作成できました。

なお、どのようにPDFに変換されるのかを見たい場合は、「ファイル」→「印刷」でプレビュー画面を確認しましょう。

2．Adobe Acrobat オンラインツールで画像をPDFファイルに変換する

JPEG、PNG、BMPなどの画像をPDFファイルに変換したい場合、Adobe Acrobat オンラインツールが便利です。

画像からPDFファイルに変換するには、まずAdobe Acrobat オンラインツールの「JPGをPDFに変換」にアクセスします。

PDFに変換したい画像を中央の枠線内にドラッグ＆ドロップします。

すると、画像がPDFファイルに自動で変換され、ダウンロードできる画面に移ります。

左上の「ダウンロード」をクリックし、PCにダウンロードしてください。

Adobe Acrobatの有料プランを利用していない方でも、30日ごとに2回まで無料でオンラインツールを利用できるので、ぜひお試しください。

有料プランをご利用の方なら、オンラインツールの利用回数は無制限です。

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「プリント」を選択し、「プリントオプション」の下部にあるイメージ画像を、2本指を揃えてからピンチアウトしてください。

すると、画像が拡大され、同時にPDFファイルが作成されます。

「“ファイル”に保存」を選択すると、iPhone内にPDFファイルを保存できます。

Android内の画像をPDFファイルに変換する

Android内の画像をPDFファイルに変換するには、フォトギャラリー内の任意の画像を開き、右下の「︙（縦に・が3つ）」→「印刷」を選択してください。

「PDFとして保存」を選択した後、用紙のサイズや印刷の向きなどを設定し、右の黄色い「PDF」ボタンをタップします。

保存先のフォルダを選択して「保存」をタップしたら、PDFへの変換が完了です。

4．スマホで書類をスキャンしてPDFファイルに変換する

最近では、紙の書類やホワイトボードをスマホで撮影しておく人も多いでしょう。

しかし画像の場合、文字が読みにくかったり、カメラロール内で行方不明になって探しにくかったりします。

こうした画像はPDFファイルとして保存すると管理しやすく、すぐに見返せて便利です。

無料で使えるスキャンアプリ「Adobe Scan」なら、文書やホワイトボード、書籍、名刺など形式に合わせて高画質のPDFファイルに変換できます。

スキャンした画像内のテキスト認識（OCR処理）が実行されるので、PDF上のテキストのコピーや検索も可能です。

Adobe ScanでPDFファイルを作成する手順は、以下のとおりです。

【手順1】スマホにAdobe Scanをインストールしてログインする

以下のリンクからAdobe Scanをインストールし、アプリを起動してください。

【iOS版】Adobe Scanをインストールする

【Android版】Adobe Scanをインストールする

Adobe Scanを利用していただくには、無料登録・ログインが必要です。

無料登録・ログインはカンタン。

GoogleやFacebookのアカウントや、Apple IDがあれば、すぐに利用できます。

【手順2】書類をスキャンする

アプリを開くと、自動でカメラが起動します。

（起動しない場合は右下のカメラアイコンをタップしてください）

画面下部のメニューをスワイプし、書類の場合は「文書」を選択します。

該当する文章を検出すると自動的にシャッターが切られます。

青いラインの位置を指で調整して書類の形を設定しましょう。

書類が複数ページある場合、「続行」を押すと引き続きスキャンできます。

【手順3】PDFファイルを保存する

必要に応じて影などの不要な要素を除去したり、「マークアップ」機能でメモなどを書き込んだりできます。

右上の「PDFを保存」をタップすれば、Adobe クラウドストレージに保存されます。

【手順4】保存したPDFファイルを確認する

PDFファイルを保存した直後の画面で、Adobe Scanで作成したPDFファイルを一覧表示できます。

保存したPDFファイルのサムネイルをタップして再度開きます。

ちなみに、Adobe ScanでスキャンしたPDFファイルはテキストをコピーできます。

「テキストアクション」で全文を選択して「テキストをコピー」をタップしてください。

（テキストの一部だけ選択・コピーすることも可能です）

Adobe Scanを使えば、文書やホワイトボード、名刺など形式に合わせてスキャンして、テキストコピーできるPDFファイルをカンタンに作成できます。

PDFファイルはAdobe クラウドストレージに保存され、オンライン環境があればどんなデバイスからも確認可能です。

【iOS版】Adobe Scanをインストールする

【Android版】Adobe Scanをインストールする

PDFを活用して業務をより効率化しましょう

PDFはどんな環境でも同じように表示でき、セキュリティ対策も行える電子文書です。

リモートワークが浸透し、個人がPDFを使う機会もますます増えるでしょう。

PDF関連の業務効率をさらに上げたい方は、Adobe Acrobat オンラインツールをぜひお試しください。

PDFの変換はもちろん、PDFの編集や圧縮、署名など様々な機能を利用でき、業務をより快適に進められます。

Adobe Acrobatの有料プランを契約している方なら、オンラインツールの利用は無制限。

Adobe Acrobatの有料プランを契約していない方でも、30日ごとに2回まで無料でオンラインツールをお使いいただけます。

便利なツールを活用しながら、ペーパーレス化にスマートに対応しましょう。

Adobe Acrobat オンラインツールを今すぐ使ってみる

ちなみに、Google Chromeの拡張機能を使うと、Adobe Acrobat オンラインツールにスムーズにアクセスできます。

こちらもぜひご活用ください。

Adobe Acrobat オンラインツールのChrome拡張機能を今すぐ使ってみる

（制作：小林有希、ノオト、ウェブライダー）