ルール80　「断る」際の心得

丁寧に断るときの基本

　断る際の基本は

残念な気持ち + 断る理由 + 代わりの案

です。

　
　丁寧に断りたいときには、ただ断るだけではなく「ありがたいのだけれど」「こうした理由でしかたなく」「近いうちにぜひ」という断り方で、断る意思を伝えます。最初に誘ってくれたことへの感謝を述べることで、相手も悪い感情を持つこともありません。

　例えば、食事や飲み会に誘われたときは

「誘っていただいてうれしいです。でも今週は○○関連の仕事が立てこんでいてどうしても難しいです。来週以降はいかがでしょう」

　しかし、この断り方では今回は断ることができても、来週以降に再び誘いを受ける流れができてしまいます。

 こうした誘いを今後も受けたくないという場合には「代わりの案」の提示をやめる、あるいは

「当面業務が立て込んでいまして、来月以降改めてご相談させてください」

と、一度話をリセットしてしまう方法があります。

　「残念な気持ち」が毎回続くと、相手は嫌がられている・避けられていることに気づきます。いくつかのパターンは用意しておく方が良いでしょう。

　例えば

「せっかく声をかけていただいたのですが」

「声をかけていただいてありがたいのですが」

「行きたい気持ちは大きいのですが」

といった具合です。

　また「断る理由」としては次のような例が考えられます。

「取引先との約束がありまして」
「その日は不在にしており」
「（プライベートの）先約があり」
「別件を理由に挙げる（通院・社外セミナー・その他勉強関連など）」
「（具体的な案件名を出して）業務が立て込んでおり」
「その時間はリモート会議の予定があり」

仕事を頼まれた際の断り方

　仕事を頼まれた場合、引き受けるのが基本ですが、時間的に難しい場合などは、相手に自分の状況を理解してもらうよう誠意を持って「断る」必要があります。

　例えば次のような断り方があります。

「すべては難しいのですが、この部分でしたらやれると思います」
「今週は難しいのですが、来週までお時間をいただければ」

　といった「仕事を受けたい」という意思、しかし今は受けることができない、という状況を相手に伝えていきます。

　全く受けることができない状況ならば、

「今の状況ですと、ご迷惑をおかけしてしまうと思いますので」

「今の状況では時間的に厳しく、本当に申し訳ないのですが、お受けできません」

と、断るよりも謝罪の形で伝えるようにするのが良いでしょう。

　また仕事の上では、マイルドに「断る」ための次のような常套句もあります。

「まことに不本意なのですが」

　自分の意志に反して断らざるを得ない、という気持ちを表現します。

「せっかくですが、お気持ちだけ頂戴いたします」

　贈り物などを受けとらないときに使います。

「そのような大役、私には荷が重すぎます」

　面倒な役などを断るときの常套句です。

こんな断り方もあります

相手を持ち上げた上で断る

　相手を持ち上げ、特別扱いした後に断るという方法です。

「〇〇課長のご依頼ですので、ぜひやりたいのですが、どうしても日程の都合がつきません」

といった形です。

日程で断る

　その日だけはダメ、という断り方です。例えば会食などを誘われた場合、「日程はいつでしょうか？」と確認し「その日は予定が入っております」と伝えます。相手の誘いを断るのではなく、あくまで予定が合わないという断り方です。