「スモールスタート×効果検証」で、理想のオフィスを目指す

※下記は自治体通信 Vol.55(2024年1月号)から抜粋し、記事は取材時のものです。

近年、働き方改革の一環としてオフィス改革推進の機運が全国の自治体で高まっている。一方で、全庁的な取り組みとなることから、なにから手をつければよいのかがわからず、思うように進められていない自治体は少なくない。そうしたなか、オフィス改革の取り組みを「スモールスタート」で開始したのが鹿児島県だ。どのような成果を得ているのか。同県の下新原氏と赤﨑氏に、オフィス改革に着手した経緯とあわせて詳しく聞いた。

役職を越えた会話が増え、業務の手戻りが減った

―鹿児島県がオフィス改革に着手した経緯を教えてください。

下新原　当県では若手職員を中心に、オフィス改革の議論を重ねてきました。令和4年3月に策定した「行財政運営指針」にも「働きやすい職場環境の整備」を掲げています。そこで、コミュニケーションの活性化やペーパーレス化の促進を期待できるフリーアドレスの導入など、オフィス改革を試行・検証する事業を検討したのです。まずは、執務室の1つをさまざまな施策を試験実施する「トライアルオフィス」に改修する、スモールスタートで始める計画を立てました。

―なぜ、スモールスタートで始めたのでしょう。

赤﨑　予算的にも業務的にも負担が大きく、効果も未知数なので、いきなり全庁で導入するのは難しいと考えたからです。また、スモールスタートならば、効果検証も行いやすいという目算もありました。そうしたなか、オフィス改革の支援実績が豊富で、効果測定の知見も深いコクヨから、トライアルオフィスに関する提案があったのです。そこで、同社を事業者に選定し、令和5年6月から令和6年3月末にかけて4つの部署が入れ替わりでトライアルオフィスを試験利用することを決めました。

―試験利用では、どのような成果があらわれていますか。

下新原　業務に応じて気軽に席を移動できるので、職員間の連携がこれまで以上に円滑になったという話を聞きます。企画書や資料を作成する際には、上長と綿密な相談ができるようになり、手戻りが減ったとも聞きます。そうした役職を越えたコミュニケーションの活性化は、人材育成の強化にもつながると期待しています。一人で集中したい人のためのスペースや、オンライン会議などに使える防音ブースもあるので、誰もが快適に業務に取り組めているようです。

赤﨑　また、紙の書類をデスクに保管できなくなったことで、電子書類の活用によるペーパーレス化も進んでいます。資料などを映すモニタを増設することで、ペーパーレス化は、さらに加速しました。

見学に来た学生にも好評

―今後の方針を教えてください。

下新原　試験利用終了後の効果測定結果や利用した職員の声を踏まえ、理想的な職場環境の実現を目指して取り組む方針です。また、県庁での試験結果を公開することで、オフィス改革を考える県内の市町村や企業の後押しになればと考えています。見学に来た学生から「こんな場所で働きたい」という声も寄せられており、人材確保にもつながると期待しています。

―オフィス環境について、自治体はどういった課題を抱えているのでしょうか。

　これまでの執務室が職員の働き方に適応しなくなってきていることです。現在はICT活用などで単純なオペレーション作業が減り、チームで行う業務や高度な判断が必要な業務が増加しています。そのため、業務に応じて必要なコミュニケーションを取りやすいオフィス環境を求める自治体が増えているのです。

―どうすれば、そうしたオフィス環境をつくれるのですか。

　たとえば、業務に応じて働く場所を選べる「ABW*」の環境を構築するという方法があります。しかし、執務室の改修や設備導入などに一定の費用がかかるうえに、働き方の急激な変化に抵抗感を覚える職員は少なくないため、導入のハードルは高いです。そこで当社が積極的に提案しているのは、「スモールスタート」です。小規模な試験導入ならば着手しやすく、実際に体感すると職員の意識が変わるので、オフィス改革を進めやすくなります。さらに当社では、各自治体、各部署に最適な執務室のレイアウトや設備を見極めるための効果検証も行っています。

―自治体に対する今後の支援方針を教えてください。

　オフィス改革の提案を通じて、職員の働き方改革を支援していきます。当社は自治体のオフィス改革支援の実績が豊富です。加えて、自社オフィスでトライ&エラーを繰り返しながら最先端の働き方を追求し続けているため、自治体のお悩みを理解した最適な提案ができると自負しています。ぜひご相談ください。

*ABW : Activity Based Workingの略。業務内容や気分に合わせて、社員が働く時間と場所を自律的に選択できる働き方