新生児訪問指導票等公文書の誤廃棄について（お詫び）

1　概要

　令和6年2月26日、中央保健センターにおいて、令和3年度の赤ちゃん訪問記録の確認が必要になり、職員が中央保健センター内の書庫にて当該文書を探したところ見当たらず、その後の調査により令和3年度の(1)「新生児訪問指導票・報告書」を4冊、(2)「妊婦訪問指導票・報告書」1冊、(3)「看護サマリー綴」3冊を令和5年7月25日に実施した保存期間満了文書の廃棄時に、誤って一緒に廃棄してしまった可能性があることが判明しました。
　いずれも保存期間の終期は令和9年3月31日の5年保存文書でした。
　なお、当該文書は一般の方が入室できない施錠された書庫で保管されており、鍵も厳格に管理されていました。また、廃棄した場合は南部清掃工場において全て焼却処分されています。
　対象となっている皆様におかれましては、ご迷惑をおかけしましたこと、心からお詫び申し上げます。

2　誤廃棄した公文書

3　情報確保の状況

5　原因

1. 公文書を箱に入れて保存する場合は、専用の文書保存箱を使用し、保存する文書名と廃棄年度を文書保存箱に明瞭に記載します。
2. 保存期間満了文書を廃棄するために「文書廃棄目録」と照合し、保存場所から抜き取り、搬出作業まで別に保管する際には、当該文書が廃棄する文書であることが明確にわかる表示をします。
3. 搬出する際には、上記2の「廃棄対象」の表示を必ず確認します。
4. 上記2及び3の通り廃棄の作業をしていること、また廃棄する文書の保管状況について所属の職員に周知し、他文書が混在しないようにします。

8　再発防止への取り組み

9　問い合せ先