個人情報を含んだUSBメモリの紛失について

岩見沢市緑が丘霊園及び利根別墓地等の管理業務におきまして、個人情報を含んだUSBメモリを紛失していることが確認されました。

霊園及び墓地使用者の皆様におかれましては、ご心配をおかけいたしますこと誠に申し訳なく、再発防止に努めるとともに、皆様の信頼を損ねる事態となったことに対して、深くお詫び申し上げます。

市では、岩見沢市緑が丘霊園管理事務所における利用者への区画案内業務のため、使用者名簿等の電子データを、USBメモリを用いて指定管理者に提供していました。

これまで、令和3年9月、令和4年3月、令和4年6月、令和5年3月の計4回にわたり提供しており、令和6年3月11日に例年通り電子データの提供を行うため、指定管理者にUSBメモリを提出するよう依頼したところ、保管されていないことが判明いたしました。

このため、市環境保全課執務スペース、指定管理者事務所及び緑が丘霊園管理事務所を丹念に捜索しましたが、発見に至りませんでした。

紛失の原因は、市及び指定管理者の人事異動、退職による引継ぎ時の注意不足により、USBメモリの適正な管理、確認行為が行われなかったこと、また、受け渡し時の記録を残していなかったことであると認識しております。

USBメモリに保存していたファイル名及び情報は次のとおりです。

ファイル名

• 使用者名簿
• 霊園図面

情報

• 氏名カナ
• 氏名
• 墓地名
• 区画
• 区画番号
• 許可番号
• 許可年月日
• 返還年月日

緑が丘霊園のほか市内墓地13箇所の情報が含まれています。

USBメモリに保存されていた個人情報は13,866件となります。市庁舎及び指定管理者事務所以外の場所では使用していないことから、内部で紛失したものと認識しております。

なお、USBメモリについては、パスワードを設定しており、前回受け渡しをした令和5年3月以降、現在まで情報漏洩による被害は確認されておりません。

今後は、職員及び指定管理者に対して情報セキュリティ対策の重要性をあらためて認識させるとともに、電子データの受け渡しの際は、よりセキュリティの強化された方法で行うこととし、情報提供の際は「個人情報提供申請書」及び「個人情報預かり証」を用いて受け渡しの記録を残すことで、適切な取扱いを徹底し再発防止に取り組んで参ります。