ひとり情シスとは

まず「情シス」とは、「情報システム部門」の略称です。企業内のIT機器やシステムに関することを管理する部門です。事業をおこなう上で欠かせない役割を担っています。

そして「ひとり情シス」とは、情報システム部門の担当者が社内に1人しかいないことを指す表現です。もしくは、企業の規模が大きい場合には、3名程度でも極端に人数が少ないため、「ひとり情シス」と言う場合もあります。

情報システム部門は、社内システムの保守・管理や、社内インフラの構築・運用を担当しています。障害が発生すると業務ができないほどの大切な役割です。

とはいえ、従業員が100人を超える規模の企業でも、ひとり情シスになっている事例が少なくありません。情報システム部門は直接的に売上を生まないため、維持コストを削減する企業が多いためです。

しかし、ひとり情シスは多くのリスクを生みます。その影響は企業全体にとっても無視できるものではありません。

この記事では、ひとり情シスとなってしまう原因や、ひとり情シスの問題点、その解決策を紹介します。「ひとり情シス」の意味や課題、情報システム部門の運用やリスクについて知りたい方は、ぜひ参考にしてください。

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情シスの役割

情シスは、社内の情報システムを管理・運用する部署です。パソコンやサーバーといったハードウェア、ネットワークのインフラ、システムやツールなどのソフトウェアまで、幅広く管理・運用しています。

情シスの役割は大きく4つに分けられます。それぞれ専門的な知識やスキルが要求されます。

1. IT戦略やシステムの企画

2. 既存システムの保守・運用

3. 社内インフラの構築・運用・保守

4. ヘルプデスク・サポート業務

つまり情シスは社内の情報に関して、記録・処理・伝達など、すべてを担っているのです。基幹システムや業務システムにトラブルがあると正常な業務ができません。

ひとり情シスの現状

ひとり情シスとなっているのは、社員数が少ない企業だけではありません。比較的規模の大きい企業でも、IT人材が不足していたり、情シスの優先度を低く設定していたりすると、情シス部門に十分な人員が配置されない傾向が強まります。

2018年に刊行された『ひとり情シス』（清水博）の調査によると、従業員数が100人から300人の企業では、その38％の情報システム部門が1人以下とされています。

また、一般社団法人ひとり情シス協会が2021年におこなった調査では、従業員数が50人から500人までの日本国内の中堅中小企業の32%がひとり情シスとなっていました。

（参考文献：「ひとり情シス実態調査」／一般社団法人 ひとり情シス協会）

上記2つの調査の間には3年の時差があります。さらに、コロナ禍でのリモートワークの推進など、ITの導入が急速に進んだ時期でもあります。しかし、ひとり情シスの割合には大きな改善は見られていないのが現状です。

ゼロ情シスとは

最近では、ひとり情シスにとどまらず、「ゼロ情シス」も増えています。ゼロ情シスとは、専任の情報システム担当者がいない状態です。

特に、中小企業や業績が低迷する企業で、コストや人的リソースの削減を目的として、ゼロ情シスとなる傾向があります。この場合、総務部や経理部などのITに詳しい人材が、情報システムの業務を兼任することがほとんどです。

ゼロ情シスにすれば確かにコストの削減は可能ですが、システムの適切な保守や管理が困難になります。セキュリティ対応やインフラ整備が自社内でできず、トラブルへの迅速な対応もできません。また、他部署の人員が情シスを兼任することで、業務負担が増加することも問題です。

業務への影響、セキュリティ事故のリスク、さらに社員の離職増加など、多くの問題が生じる可能性があります。

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ひとり情シスが増えている原因

ひとり情シスが増えている主な原因には、IT人材不足、情シス部門の必要性が理解されていないこと、そしてクラウドサービスの浸透があげられます。以下、それぞれの原因を詳しく説明します。

IT人材が不足している

現在、IT人材が全般的に不足しています。2019年に経済産業省の公表した調査によると、2023年時点ですでに約34万人のIT人材が不足すると予想されていました。そして2030年には、約45万人から最大で約79万人が不足すると試算されています。

このIT人材不足の背景には、IT技術の進歩やDXの推進にともなう需要の増加があります。少子高齢化による労働力人口の減少も原因の一つです。

（参考文献：ＩＴ人材育成の状況等について／経済産業省）

また、ここでいうIT人材とは、ITを活用する職種全体を指しています。情シス部門に求められる情報セキュリティに関わる人材は、さらに不足が顕著です。そのため、情シス部門が適した人材を確保することが非常に難しくなっているのです。

情シス部門の必要性が理解されていない

経営層が情報システム部門の必要性を十分に理解していないことも、ひとり情シスが増える一因です。

情シス部門は社内システムやITインフラの運用を担っています。事業活動に不可欠な役割なのですが、直接的な利益を生むわけではありません。そのため、重要性が理解されにくい場合があります。

その結果、多くの企業で予算や人材の割り当てが後回しにされ、情シスの人材採用や育成が進まない事例が見られます。

また、経営層にITリテラシーが足りないと、どの程度の知識や技術、人数が必要なのか認識されないことも原因です。IT技術が発展するに連れて、情シス業務の高度化・複雑化も進んでいます。しかし、経営層の意識が更新されていないと、1人で対処できると誤解してしまうこともあるのです。

そのため、ひとり情シスの状態が改善されません。さらに、業務の負担が大きくなるにもかかわらず、理解や評価がされないため、情シス担当者の離職率が高くなり、情シス部門の人材不足が慢性化することもあります。

クラウドサービスの浸透

現在、多くの分野においてクラウドサービスが発展しています。これまでオンプレミス型やパッケージ型で社内システムを運用していた企業が、クラウドサービスに移行する例も非常に多くなっています。

その場合、システムの保守・運用をクラウドベンダーに任せることが可能です。その結果、社内の情シスが担当しなければならない業務が削減されることがあります。これを、情シスの業務量が減ったと理解して、人員が削減される場合もあるのです。

しかし、実際には情シスの業務が減っているということはありません。あらゆる分野でITの活用が当たり前になり、さまざまなツールやサービスが誕生しています。ひとり情シスの担当者は、次々に導入される新しいサービスに対応しなければならないのです。

また、特にセキュリティ分野においては、情シス担当者の負担が増加しています。技術の進化やハッキングの脅威に対応するために、常に最新の知見を得る必要があるためです。

▼業務の属人化についてはこちら
『業務の属人化とは？原因やリスクと解消方法も解説』

ひとり情シスの問題点とリスク

企業がひとり情シスの状態になってしまうと、多くの問題点やリスクが発生します。ここでは、ひとり情シスの主な問題点とリスクを、5つに分けて紹介します。

担当者の負担が重くなる

ひとり情シスになった担当者は、情報システム部門の運用・保守業務のすべてを担います。システム管理やセキュリティ管理などの欠かせない業務に加え、社内のサポートやシステム障害対応などの業務もこなさなければなりません。さらに、システム企画やIT戦略策定といった重要な業務も、絶えず生じるでしょう。

このような状況では、すべてを十分におこなうことはできません。大切な業務がおそろかになり、システム障害対応が遅れるリスクも高まります。

また、情シス担当者が他の部署も兼任している場合には、さらに負担が増加します。労働基準法で定められた範囲を超える時間外労働につながるリスクも発生します。

業務の属人化が発生する

ひとり情シスでは、業務が属人化しやすいことも問題です。属人化とは、特定の人物しか業務内容や進捗を把握していない状態を指します。

ひとり情シスの担当者は、全ての業務を抱えます。また、情シス部門の業務は専門性が高いため、社内の他部門では補えません。そのため、担当者が不在になるとシステム管理やトラブル対応が難しくなり、業務が停滞する原因となるのです。

また、担当者が離職した場合、後任への引き継ぎが困難であることも大きなリスクになります。業務が属人化していると、情報共有やノウハウの蓄積が不十分になるためです。

トラブル対応が遅れる

ひとり情シスは、常に複数の業務や企業内システムの運用・保守を1人でおこなっています。そのため、トラブルが発生してもすぐに発見できないリスクが高まります。

また、トラブルに迅速に対応できない場合があることも問題です。複数のトラブルが同時に起こることも少なくないので、重要なものから対処しなければならないのです。

また、リモートワークの普及によってトラブルやサポートの要望が増えていることも、対応の遅れの原因となっています。

セキュリティ対策ができない

ひとり情シスの状態では、セキュリティ対策にまで手が回らないことが大きな問題です。また、テレワークの導入するために、社外からのアクセスを前提としたセキュリティ対策も求められるようになりました。

セキュリティ対策が不十分なままでは、ウイルス感染や社内システムへの不正アクセス、個人情報の漏洩などのリスクが増大します。セキュリティ事故があれば、企業は業績に関わるダメージを受けてしまいます。

そして、ひとり情シスの担当者は業務負担が大きいため、最新のセキュリティ技術や知識を身につける機会が限られることも問題です。適切にセキュリティ対策をアップデートできなければ、さらにリスクが高まります。情報システム部門の体制が脆弱では、十分な対策が取れないのです。

孤立し離職率が高まる

ひとり情シスは文字通り一人で業務をおこなうため、相談相手がいない孤立した状況にあります。問題が発生した場合には一人で判断し、対処しなければなりません。このような孤立感は、身体的にも精神的にも負担になります。

社内に情シス部門の担当者がいないので、外部のコンサルティング会社や相談会、セミナーなどを活用する必要があるでしょう。適度に助けを得られ、ストレスを軽減できる環境を用意できなければ、さらにリスクが大きくなります。

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ひとり情シスの課題の解決方法

ひとり情シスの課題やリスクを解消するためには、もちろん社内の情シス部門のリソースを増やすことが有効です。人員の増強方法には、社内での人員強化と、外部の活用の2つの方法があります。また、ひとり情シスの担当者の負担を軽減するためのツールの導入もおすすめです。

情シスの担当者の雇用と育成

ひとり情シス問題を解決するための最も良い方法は、情シスの担当者を増やすことです。新たに雇用する方法と、社内で担当者を育成する方法があります。

ただし、IT人材の不足もあり、適切なスキルを持つ人材の確保は難しくなっています。また、社内での人材育成にはノウハウが必要です。

社内で育成する場合には、ITスキルのある社員を探し、そのスキルのレベルを把握することから始めましょう。そして、人材育成の目的や方法を立案します。その後、社内でのOJTや社外の研修によって、スキルアップを図ります。

可能な限り社内で人材を育成し、ひとり情シスを防ぐのが理想的です。適切な業務分担をおこなうことで、業務効率と生産性の向上も可能です。

アウトソースの活用

社内での人材育成が難しいならば、情報システム分野の運用・保守にアウトソースを活用するという方法もあります。ひとり情シスが対応しきれない業務を外注し、負担を減らしましょう。

アウトソーシング企業は多くの情報システム分野での運用・保守経験を持っているので、トラブルへの迅速な対応も可能です。

また、社内での人材採用や人材育成と比較して、短期的にコストを抑えつつ業務効率と生産性向上を実現できます。アウトソーシング企業の持つ専門知識とノウハウを共有してもらえるので、社内の情シスの業務の質も向上します。

業務効率化ツールの導入

ひとり情シスの業務負担を減らすために、業務効率化ツールを導入することも効果的です。

例えば、チャットツールなどのコミュニケーションツールや、クラウドストレージなどの情報共有ツールです。メールよりも効率良くコミュニケーションを取り、リアルタイムで情報を共有することで、業務に必要な時間を短縮できます。また、情報処理やデータの抽出・分析などは、RPAツールを使うことで自動化できる部分が多くあります。

特に、情報システム担当が多くの時間を割いて対応している社内サポートでは、業務効率化ツールが非常に役立ちます。社内のトラブル相談やサポート対応の多くは、マニュアルやFAQをチャットボット化することが可能なのです。

ひとり情シスが直接対応しなければならない問い合わせを減らすことで、より重要な業務に集中することができます。

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まとめ

ひとり情シスとは、情報システム部門の担当者が社内に1人しかいないことを指す表現です。情シスは社内の情報システム全般を管理・運用する重要な部署です。しかし、その必要性が理解されないことも多く、慢性的なIT人材不足も重なり、多くの企業でひとり情シスに陥っています。

ひとり情シスの状態では、さまざまな問題が発生します。担当者の業務負担が大きくなり、十分なトラブル対応やセキュリティ対策ができないことは、企業全体にとっても重大なリスクです。

ひとり情シス状態を抜け出すためには、人材の育成が必要となります。もしくは、アウトソースの活用も有効です。これらに加え、情シス担当者の負担を軽減するために、業務効率化ツールの活用もおすすめです。

ひとり情シスが優先順位の高い業務に多くの時間をかけられるように、効果的に業務効率化ツールを使ってください。

「ひとり情シス」を助ける、問い合わせ対応の工数削減を実現するノーコードツール

ひとり情シス状態では属人化やセキュリティ対応など多くのリスクが生じる可能性があるとお伝えしました。ひとり情シス状態を解消するためにIT人材を複数名採用できることが理想ですが、担当者レベルで解決できるものではなく、組織として解決するには時間がかかるケースも多いと思います。

弊社が提供する「Onboarding」は、国産のローコード・ノーコードツールです。Webサービスにタグを一行入れるだけでユーザーを導く「プロダクトツアー」「ヒント」「ポップアップ」等のガイド表示ができるため、エンジニアリソースを削減しながら利用者へシステムの使い方をサポートすることが可能です。

WEB画面上で利用者の「わからない」を解決することができるため、「社内システムの使い方がわからない」などの情シス部門へ問い合わせを減らすことができ、情シスの対応工数の削減につながります。

またポップアップなどWEB画面上での各種施策の実装はWEBやITの専門知識がなくとも可能なため、社内のIT人材不足にお悩みの方におすすめです。

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