著作権権利者が問題にせず、黙認、容認してるのであれば罪は発生してませんし、

↑あなたは認識を間違っていますが著作権侵害は罪であり犯罪行為です。
広告など権利の使用の許可は必ず書面で通知しなければなりませんが、それは権利者もですし🐻さんみたいに権利使用者のためでもあります。
代理店はそのことを知っているはずなので使用の許可を口頭で出すなどあり得ないのです。
口頭で許可を通知して、後日電子などで書面を通知します。あなたは代理店との契約書なども全て口頭なんですか？