【製作優秀 PowerPoint 簡報背後的邏輯】
上禮拜有位老波輔導的社會新鮮人，詢問我有關做 PowerPoint 簡報之事。與其評論為什麼出錯，我們花比較多時間討論「如何規劃簡報」，所以今天寫了這篇。
就老波的經驗來看，先有了嚴謹的邏輯架構和正確的做事方式，縱使資質平庸、美感極差如我，也都可以至少有 87 分；反之，則會常常事倍功半。
不多說，直接進入正文。
【1. 了解狀況】
新人最常發生的事情，是在不知情的狀況下，一頭栽進去，開始花一堆時間找資料、作圖等等。在做任何事之前，應該先了解:
1. 目的 (objectives) 2. 聽眾 (audience) 3. 情境 (setting)
目的: 今天簡報的目的是要給新的提案? 做決策? 要資源? 報告進度? 專題演說? 處理紛爭?
聽眾: 是董事會? 還是 C-suite? 決策委員會 (steering committee)? 工作小組 (working group)? 公司大會 (all-hands)?
情境: 時間多少? 場地? 是否有 Q&A? 是互動式還是演說式? 是否要先傳閱讀資料 (pre-read)? 要準備多少 Appendix 或是 backup slides？
了解到這三項後，你才會知道你的範圍 (scope) 以及切入方式 (approach)
【2. Storylining】
先別急著開啟 PowerPoint。
簡報的重點是說故事，而說故事要達成的效果，是要引導你的聽眾做出一個毫無懸念的結論 (inescapable conclusion)，不管你是要高層投資你的團隊、還是要砍掉不必要的專案
這是要做簡報的最重要的步驟。
首先拿出一張紙或是打開純文字檔案，開始用要點 (bullet point) 的方式簡單描述你的故事的主軸。請記得用完整的句子寫出你的故事，千萬不要用大綱的方式寫，譬如: 「背景」、「營收趨勢」。
相信老波，各位等下就知道為什麼
這些要點之間的關係是有邏輯順序、有劇情的，也就是說第一點引導至第二點，再引導至第三點，並不是一個平行的清單。
大部分人常用的劇情邏輯是先講現況、然後講挑戰、最後將解決之道。以篇幅來講，後者應佔最多。
當你寫完之後，由上往下讀，你或是旁人要能夠完全理解你要講的故事，並且沒有明顯的邏輯缺口能夠來打臉你。如果有的話，你就必須補足你的故事軸 storyline。
這個故事軸是你的簡報核心中的核心，可以讓你在早期就設立一個穩定的結構，並且了解到哪裡不足。
【3. Storyboarding】
接下來你可以打開 PowerPoint。
如果 storyline 寫得好的話，基本上每一個要點 (bullet point) 就會是一個投影片的標題。或許會需要文字潤色，但基本上你的故事不會跑歪。
每一個投影片的標題都應該是完整獨立的句子 (standalone sentence)，並且可概括整張投影片。基本上，你要能夠在【僅看每張投影片的標題，並完全不看其他內容的情況下】，快速翻閱整疊 PowerPoint，還能夠正確了解這簡報的重點，這樣才算過關。
❌錯誤標題: Current challenges
✅正確標題: Barriers to digital trade persist across key markets, resulting in elevated business costs and impeding the realization of business value and operational efficiency gains
現在你填完每張投影片的標題，接下來就是各張投影片的內容設計。
如果說做簡報的第一個重點，是投影片與投影片之間的邏輯 (inter-slide logic)，則第二個重點，就是每張投影片自身的內容之間的邏輯 (intra-slide logic)。
內容的目的，是要證明或是呈現你所寫的標題 (也就是故事軸)。你的內容排列從上到下、或是從左至右，必須要符合邏輯順序。你可以很粗淺的在投影片寫下你要找的資料、或是要做的圖表，還不急著做出完整的內容。
這個過程像電影的分鏡，被稱之為 storyboarding，意即你可以將這些草稿一張一張翻下去而大致了解你要說的故事。
由於裡面只有故事核心，但沒有實質可分享的內容，所以這階段的成品我們俗稱 ghost deck 或是 skeleton deck。
Ghost deck 做得好，可以讓你更理解關鍵要素，確認所需資料，並且促進工作分配的效率
【4. Slide building】
真正在開始做投影片時，有許多大的顧問公司喜歡將投影片由上到下分為三部分 – 標題 (header/title)、主體 (body)、結尾 (footer)。
標題就像我們之前說的，是整張的精華，也是故事不可分割的一部分;
主體則是用來證明標題;
而所謂的結尾，通常是用來跟聽眾解釋 “so what”，也就是說這張 slide 的重要性以及下一步 action。
如果是很學院派的做法，就是這一張的 footer，會很自然地引導你至下一張的 header。然而就老波的經驗來講，這並不一定是最適合的，所以不需要拘泥於 footer，只要你的主體能夠完整的支持你的標題，這樣就夠了。
【5. 投影片主體 - 數據呈現】
數據呈現的目的是要支援標題，應以簡單明瞭為上，而不是要顯示出你多聰明或是做了多少分析。一股腦地把東西丟上來，叫做 data dump，而非呈現數據。
數據分質性 (qualitative) 與量性 (quantitative)兩種，如何選最適合的邏輯呈現方法，其實並非易事。
量性的數據你大概可以分幾類 – 分佈 (如 histogram, boxplot)、關係 (如 scatterplot, time series)、組成 (如 pie chart, stacked area/column)、互比 (bar chart) 等
老波在上上間公司，就時常看到一些莫名其妙的圖表，像是應該用 bar chart 比數據的時候，他給我用趨勢圖。靠杯，那條線到底是要講什麼？
如果是質性數據或是比較偏概念的，較常見的關係大概可以有幾類 – 並列、程序、循環、組成、時間、組織… 蠻多的講不完，慎用就是了。
老波以前常看到明明可以用簡單的清單方式呈現，就有人要用表格 (用一列，是怎樣？)；沒有循環關係的程序，還要弄個圓圈；或是明明沒有程序關係的，還用一堆箭頭格子。
有時候有數字不代表它就是量性數據，譬如說「公司 85% 的人滿意現在的政策」，你不需要真的去弄一個沒意義的 pie chart 來呈現 85% vs. 15%，簡單一個 bullet point 即可。
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剩下的旁枝末節，主要就是色調、字體、排版、文字修飾等。
簡報最重要的就是邏輯，而邏輯是可以用架構來訓練和矯正的。只要掌握好上面的架構，縱使缺乏美感也不需要擔心製做不出優秀的簡報。
