グループウェア desknet's NEO

グループウェアとは、企業などの情報共有やコミュニケーションを円滑にし、業務効率化を実現するためITツールです。
一般的には、スケジュールやファイル共有、タスク管理、設備予約機能など、複数のアプリケーションが備わっています。
数あるグループウェアの中でも、desknet's NEOは日本のワークスタイルに合わせた設計で、ビジネスに役立つ25以上の機能が標準搭載されています。また、ノーコード業務アプリ作成ツール AppSuiteを組み合わせることで、自社の業務にあったアプリケーションをノンプログラミングで作ることが可能です。 グループウェアについては、コラム「グループウェアとは」をご参照ください。

ポータルやスケジュール管理、掲示板、文書管理といった情報共有機能のほか、社内SNSや回覧、電子会議室などのコミュニケーション機能、ワークフローや議事録、電話の伝言管理などの業務効率化機能があります。またdesknet's NEOにはオプションとしてノーコードで作成できる業務アプリ作成ツールAppSuiteが備わっています。

両者とも業務の効率化、可視化ができるITツールという点では共通しています。グループウェアは情報共有の効率化、コミュニケーション活性化、業務効率化などに役立つ複数のアプリケーションが備わっていますが、ワークフローは稟議書などの申請業務の効率化に特化したツールです。desknet's NEOの基本機能にはワークフローが含まれおり、そのほかにもビジネスに役立つ25以上の機能が標準搭載されています。

グループウェアを使うことで、情報共有の効率化、コミュニケーション活性化、業務効率化ができるようになります。
また、全社員に共通して情報を共有する場を作れることもメリットのひとつです。
desknet's NEOには25以上の基本機能のほかにも、便利なオプション機能をご用意しています。ノーコードでのアプリ開発機能AppSuiteでは、自社の業務にあったアプリケーションをノンプログラミングで作ることが可能です。

クラウド型は、クラウド（インターネット）上でシステムを運用します。自社内にサーバーを設置したり、保守管理を行う必要がありません。
オンプレミス型は、自社内にサーバーを構築し自社で運用・管理する必要があります。
クラウド型との違いや導入を失敗させないポイントについては、コラム「オンプレミス型グループウェアとは？」をご参照ください。

メールは、社外の人を相手とするなど、フォーマルな場面でのやり取りでチャットより適しています。
社内SNSやチャットは社内でのスピードを重視するやり取りに最適です。
desknet's NEOには社内外における情報共有やコミュニケーションに必要なメール、社内SNS、チャット機能（拡張機能）の全てが備わっており、各機能のメリット、デメリットも考慮しつつ、使い分けることができます。
コラム「グループウェアとは？メールだけでは足りない？グループウェアの機能を使い分けて業務効率化を実現しよう」もご参考になさってみてください。

グループウェアを安心してご利用いただくには万全のセキュリティシステムが必要です。desknet's NEOのクラウド版では、安心して利用できるクラウド基盤やSSLによる通信の暗号化、接続元IPアドレス制限など追加で選べるセキュリティ対策に対応しています。 パッケージ版では、自社運用で細かいセキュリティの設定をすることが可能です。

グループウェアは、製品によって機能の有無やコスト、使い勝手などが異なるため、お客さまのご利用形態、ニーズに応じて最適なものを選ぶ必要があります。使い勝手を重視するなら機能が絞り込まれたシンプルなUIのものを、情報共有の幅をより広げたいのであれば多機能なものを選択することをおすすめします。

グループウェアの導入にあたっては、導入、運用が容易かが重要なポイントとなります。どれほど優れたグループウェアであっても、機器類の設置や環境設定に時間がかかりすぎる、運用の難易度が高く担当者の長期研修が必要といった状況になってしまうと、業務への適用がいつになるかわかりません。
また導入後は運用中のトラブル、ちょっとした疑問点までカバーしてくれるサポート体制が整っていれば、初めてのグループウェアでも安心です。FAQや担当者の対応窓口の有無など、サポートの充実度も選定のポイントとして必ずチェックすることが大切です。

グループウェアの導入目的にマッチしたもの、そして導入に際してのイニシャルコスト、さらに運用時のランニングコストもしっかりと比較して選ぶ必要があります。グループウェアの利用形態には、クラウド型、オンプレミス型があります。クラウド型は初期費用が安く、保守・点検・メンテナンスをプロに任せられるのがメリットです。グループウェアのサーバー管理においては専門知識も必要となるため、人材に限りがあり、コストを抑えたい中小企業にはクラウド型がおすすめです。コラム「中小企業におすすめのグループウェアとは？」もご参考になさってみてください。