Japan/World Participants' Guidelines

（日本語は英文の後にあります）

A. Preparations

・After the formal application for the event (paying half the booth fee = deposit) is completed, we will proceed with the order of ingredients on your behalf from 2 months to 1 month before the event.

・In order to arrange the ingredients to be used at the event, please fill in and submit the specified list with the necessary ingredients by 2 months before the event. After submission, the flow will be quotation and then ordering.

・Due to local suppliers, the quotation may be just before the event, so please understand.

・In the US ingredient procurement, it is common for there to be a discrepancy between the quoted price and the price at the time of order.

・Depending on the ingredients and seasonings you order, there may be some discrepancy between the desired amount and the minimum order lot.

・For ingredients that we can arrange, please note that we can only purchase items that are available with local ingredients.

・For preparation of ingredients, seasonings, and equipment that are difficult to procure locally, we will introduce a sponsoring trading company for the event, so please consult with them directly and prepare. Please check the FDA regulations and shipping methods carefully. The cost of this is not included in the booth fee, but for the shipping destination of foodstuffs and equipment, etc., please consult with us.

・By 1 month before the event day, please provide us with the "product name" and "selling price".

・Sale of living things and alcohol is prohibited (raw eggs, fish, etc.).

・Local transportation and meals will be at the exhibitor's own expense.

・For additional equipment options, please check from the following URL. https://docs.google.com/forms/d/1AcUkQh3MTw_jv_Ta9sFzCw9tWlPNJIJCyf_XBIkCTx4/edit

・The use of the rental kitchen (preparation) will be from 2 pm to 2 am the day before or the day before the first day of the event. There may be changes in time. If you wish to extend, please consult separately. There is an extra charge.

・Ingredients and equipment will be picked up at the kitchen. Receipt of equipment and food before this date and at places other than this cannot be done, so please understand in advance.

・The cost of transporting ingredients included in the cost will pass through three locations: the rental kitchen, event venue, and warehouse.

・We ask each exhibitor to be present and support the loading and unloading of foodstuffs.

・When you arrive at the kitchen, please first check the food and equipment.

・After checking, please manage all belongings, including foodstuffs and equipment and personal belongings, at your own risk.

・For rented equipment, please mark and manage them yourself. Since it will be one truck transport, congestion is expected.

・After the event, please return to the kitchen and wash the cooking utensils and equipment you used. ・We will handle the disposal of used hot water and garbage during the event.

・Please clean the kitchen to the same clean state as before use before returning to the hotel.

・Please wear rubber gloves and hats during cooking.

・The list of equipment in the rental kitchen is as follows: burner, oven, fryer, mixer, hand sink, multiple sizes of frying pans, stock pots, cutting boards, walk-in refrigerator, soap, disinfectant, dishwasher, hand sink, cleaning mop, garbage bags. As for knives, since there is a big difference in preparation depending on the sharpness, please bring your own.

・The support system is as follows. We have prepared an environment where exhibitors can concentrate on the event and participate with peace of mind.

  1. Confirmation of ingredient quote: After applying, we will confirm the quotation for ingredients (those who go through an agency will have a different form).

  2. Ordering on your behalf: If necessary, we will place the order for ingredients on your behalf.

  3. Transportation of ingredients and equipment: We will support the transportation of ingredients and equipment from the warehouse to the event venue and then to the kitchen.

  4. Insurance enrollment: We have already enrolled in LIABILITY insurance for event participants.

  5. Sales license: We provide the necessary sales license to participate in the event.




B. On the Day of the Event

・Line control will only be conducted at the end of the line when a line is formed.

・Please keep the line in a single file (do not separate the sales line and the ticket handover line). And please cooperate with the management to ensure that the number of customers picking up goods does not exceed five groups.

・Please consult in advance as there will be additional costs for hiring staff for attracting customers and cooking assistants.

・Please make sure your store name is identifiable on equipment and tools brought in, and manage them yourself.

・On the day of the event, please gather in the kitchen between 6AM-7AM (this may vary depending on the event venue), confirm your ingredients, and load them onto the truck. Please manage this responsibility to ensure nothing is forgotten.

・Please carry your own ingredients and equipment to and from the event. We also ask for your cooperation in loading after the event ends.

・When loading your items onto the truck, please mark them clearly and include your name.

・We can arrange for part-time workers, but they will be assistants. We cannot meet specific level or request requirements.

・Please give your part-time workers a 15-minute break (meal) between 12 and 1 o'clock.

・Part-time workers and volunteers can make priority purchases from the back of the tent. Please accommodate this (they carry staff nameplates).

・We invite many influencers to our events. If you wish, please provide them with your products for free from behind the tent. They will advertise for you. (They carry VIP nameplates)

・Please provide products to the sponsors who are cooperating with the event from behind the tent (they carry VIP nameplates).

・In case of rain, please take measures such as covers to prevent your products from getting wet.

・In case of wind, please enclose your booth and take measures to prevent your products from being blown away.

・Setup & preparation time is from 9AM-10AM. You can drive in.

・Booth size is 10 feet x 10 feet x 7.1 feet (3 meters x 3 meters x 2.1 meters).

・Liability insurance is already enrolled in Japan Block Fair INC. ・Please prepare your own store decorations, booth designs, banners, flags, and table coverings. The maximum size for banners is up to 3 meters x 1.3 meters. Banners can have a significant impact on sales, so please make sure to prepare it.

・You can bring in up to 2 flags per store, and they should be less than 6ft (1.8m). Nobori must be displayed at a height of 13 feet or below from the ground (lower than the Japanese flag).

・Calling out and speaking up from inside the store can attract customers.

・Having laminated information such as the price and details of the product in front of the store can help promote sales.

・Many people take their food to go, so having takeout containers available will be appreciated. ・Please set up and clean up your store yourself.

・For rental equipment (tents, tables, etc.), please wait until the rental company has finished setting up.

・There will be an additional charge for purchasing equipment that we do not have, so please consult us.

・The copyright of photos and videos taken at the event will be held by the organizer and may be used for future event announcements and such.




C. Contest

・The sale price will be uniformly set at $15.

・From the sale price, after deducting $3 for device rental fees, system charges, consumption tax, and service fees, the remaining $12 will be your restaurant's sales.

・The sales ($12/item) of the restaurant at the event will be transferred to your account within one month after the event. Please note that the transfer fee will be borne by your company.

・Contest participating stores are limited to one product per entry.

・Contest rules: The winner will not be determined by the number of sales, but by a popular vote by general customers. The announcement of the winner is scheduled for 6 PM on the second day.

・The voting rules for the contest have been chosen as the best method, and we do not accept requests from each store.

・Spreading the contest voting link is strictly prohibited. If any fraudulent activity is discovered, such as the distribution of the contest voting link on social media, rankings will be revoked.

・Regarding the announcement of the contest results, we keep it confidential as a rule, considering things like damage to the reputation of those who did not win the contest. Although the contest results are confidential, if you ask the organizer directly, we will verbally tell you the number of points (only for the top 3 teams).





c-1. Ramen Contest Specific Support & Rules

・As it's difficult to procure noodle boilers in New York, we ask that you boil noodles in a stock pot.

・We will prepare water so that you can change the dirty water. We will disinfect and clean the dirty water using EM bacteria before disposing of it.

・We negotiate with nearby restaurants to purchase water. We bring out water from the restaurant with a hose and draw water from there into the stock pot, and ask you to carry it to each tent.

・We will prepare cups, spoons, napkins, and chopsticks. (Cup size is 16oz, approximately 450g)

・The number of gas burners that can be used is limited to 3 per restaurant.

・Please note that due to sudden problems such as water, gas, or vendor trouble, the start time often shifts from 10 AM to 11 AM.

・We ask each restaurant to prepare a minimum of 1,200 servings (600 servings/day).

・Please understand that there may be a possibility of using only one banner per vendor.

・Only the equipment provided by the organizer can be used. (Grills and other equipment are not allowed for use.)





c-2. Flour-based Dish Contest Specific Support & Rules

・We will prepare spoons, napkins, and chopsticks.

・Please note that due to sudden problems such as water, gas, or vendor trouble, the start time often shifts from 10 AM to 11 AM.

・Please prepare 1,000 servings (500 servings/day), and if you sell more than 1,000 servings, we will consider it sold out.

・Please understand that there may be a possibility of using only one banner per vendor.





D. Application & Payment

・The final deadline for applications is 2 months prior to the event date. However, once the number of applicants reaches our limit, we may close applications early, so please apply as soon as possible.

・If the event you wish to participate in is already less than 2 months away, please contact us individually.

・Please note that we do not accept changes to the date of the event for which you have applied.

・Upon submission of your application form, approval of your application, and payment of half the booth fee (the deposit) by two months before the event, your application will be officially accepted. We ask that the remaining half of the booth fee be paid one month before the event. (PayPal, the transaction fee is 4%. Credit card payments, the transaction fee is also 4%. International wire transfers, there is a fee of $45)

・The selection criteria are as follows: 1) The product is suitable for the purpose of the event. 2) The product meets a minimum quality standard and can contribute to attracting visitors to the event. 3) The company has a track record and credibility. However, we cannot answer questions about the details of the selection process, so please understand this in advance.

・The amount deducted from 20% of the sales at the event (consisting of device rental fee, system handling fee, consumption tax, and service fee) will be transferred to you approximately one month after the end of the event. However, please note that both parties are responsible for transfer fees (we will cover the transfer fee, and you will cover the receiving fee).

・Our cancellation policy is as follows. The customer is responsible for the transfer fee for refunds. 　More than 4 months before: 100% refund of the paid booth fee 　3 months or more - less than 4 months: 50% refund of the paid booth fee 　2 months or more - less than 3 months: 0% refund

・If you apply less than 2 months before the event date, you will need to pay the full amount. Also, please note that refunds due to cancellation are not possible.

・If you do not pay the remaining half of the booth fee by one month before the event after your application has been accepted, a 10% additional fee will be charged on the booth fee.

・Travel and hotel expenses are the responsibility of the exhibitor.

・The exhibitor is solely responsible for any issues related to sales on the day of the event, loss of tickets, and troubles related to travel and stay. We ask for your thorough management.

・Stalls where visitors cook are not allowed for hygiene reasons.

・If NYC issues a warning due to weather conditions, JAPAN FES will be cancelled (note: the historical execution rate of past events is 99%). In case of rain, sales may decrease to two-thirds or half, so please understand this in advance.

・If the event itself is cancelled or impossible to hold due to NYC's judgment, we will refund the booth fee minus the costs incurred for arranging food and other items. However, all other actual expenses will be borne by you.

・In the event of an emergency that prevents entry into the United States due to intergovernmental agreements or other force majeure circumstances (excluding personal reasons), we will refund the booth fee minus the costs incurred for arranging food and other items upon receipt and verification of an official certificate or evidence stating the situation. However, all other actual expenses will be borne by you.





E. Notes for those exhibiting through an agency

・If you are exhibiting through an agency, we ask the agency to handle all matters related to the above regulations. Therefore, for any other requests, please contact your agency directly.

・If there are any agreements between the agency and the client that are outside of these regulations, we cannot take responsibility for those. When participating, please have thorough discussions with your agency to avoid any problems.





F. Understanding Cultural Differences

・There are unique laws and ways of working in the United States, and unforeseen troubles may occur. However, this is almost always the case, not just in New York but whenever participating in events abroad. Therefore, we recommend that you understand and enjoy the events in the United States. Of course, we will respond promptly in the unlikely event of trouble, and we strive to ensure that you can participate with peace of mind.









ニューヨーク外から

ご参加の方へ





A.　事前準備

・イベントへの正式なお申し込み（出店料の半額=デポジットをお支払い）が完了した後、イベントの2ヶ月前から1ヶ月前の間に、食材の発注を弊社が代理で進めてまいります。

・イベントで使用する食材の手配のため、イベント2ヶ月前までに指定のリストに必要な食材を記入し提出をお願いします。提出後、お見積もり、ご発注という流れになります。

・現地業者の関係上、お見積もりはイベントの直前になる可能性がありますので、ご了承ください。

・米国での食材仕入れでは、お見積もり金額と発注時の金額に誤差が生じることが一般的です。

・ご注文いただく食材や調味料によっては、ご希望の量と最小注文ロットに多少の誤差が生じることがあります。

・弊社が手配できる食材については、現地食材で購入できる商品に限りますので、予めご了承ください。

・現地で調達が難しい食材や調味料、備品等の準備については、イベント協賛の貿易会社をご紹介いたしますので、直接ご相談頂きご準備をお願いします。FDA規定や輸送方法をしっかりと確認してください。こちらに関する費用は出店費用には含まみませんが、食材や備品等の発送先については、弊社へご相談ください。

・イベント日1ヶ月前までに、「商品名」と「販売価格」をご提示いただきます。

・生物や酒類の販売は禁止されています（生卵、魚類など）。

・現地での移動やお食事は、出店者様自身の負担となります。

・追加備品オプションに関しては、下記URLよりご確認をお願い致します。

https://docs.google.com/forms/d/1AcUkQh3MTw_jv_Ta9sFzCw9tWlPNJIJCyf_XBIkCTx4/edit

・レンタルキッチンの使用（仕込み）は、イベント初日の前日もしくは前々日の午後2時から深夜2時までとなります。時間の変更がある場合もあります。延長をご希望の場合は別途ご相談ください。別料金がかかります。

・食材や備品はキッチンでの受け取りとなります。それ以前の日程やそれ以外の場所での備品や食材の受け取りはできませんので、予めご了承ください。

・費用に含まれる食材の運搬は、レンタルキッチン、イベント会場、倉庫の3箇所を経由する形になります。

・各出店者様には食材の積み下ろしの立会いやサポートをお願いしています。

・キッチンに到着したら、まず食材と備品の確認をお願いします。

・確認後の食材や備品、私物を含む全ての持ち物の管理は全て自己管理、自己責任でお願いします。

・レンタルした備品については、各自でマーキングして管理をお願いします。トラック1台の輸送になるため、混雑が予想されます。

・イベント終了後は、キッチンに戻り各自使用した調理器具・備品等を洗浄してください。

・イベント時における使用後のお湯の処分やゴミの処分は、こちらで対応いたします。

・キッチンは使用前と同じ綺麗な状態に掃除をしてからホテルにお戻りください。

・調理中はゴム手袋や帽子類の着用をお願いします。

・レンタルキッチンの備品リストは以下の通りです：バーナー、オーブン、フライヤー、ミキサー、ハンドシンク、複数サイズのフライパン、寸胴、まな板、ウォークイン冷蔵庫、石鹸、消毒剤、食器洗い機、ハンドシンク、掃除用のモップ、ゴミ袋。なお、包丁については切れ味によって仕込みに大きな差が生じるため、持参をお願いします。

・サポート体制に関しては以下のようになっております。出店者様がイベントに集中し、安心して参加できる環境を整えております。

1.　食材のお見積もり確認：申し込み後、食材のお見積もりを確認いたします（代理店経由の方は別形態）。

2.　発注の代行：必要に応じて、食材の発注を代行いたします。

3.　食材・備品の運搬：倉庫からイベント会場、そしてキッチンまでの食材・備品の運搬をサポートいたします。

4.　保険の加入：イベント参加者のためのLIABILITY保険は弊社で加入済みです。

5.　販売ライセンス：イベントに参加するために必要な販売ライセンスを提供します。









B.　イベント当日

・ラインコントロールは、ラインが形成された場合のみ、ラインの最後尾で行います。

・ラインは1列にしてください（販売ラインとチケット受け渡しラインは分けない）。 また、お客様が商品を受け取る際、受け取り待ちのお客様が5組以上にならないように運営へのご協力をお願いします。

・呼び込み要員や調理アシスタントのアルバイトは別途費用がかかりますので、事前にご相談ください。

・備品や持ち込み道具には店舗名がわかるようにし、管理はご自身でお願いします。

・イベント当日は早朝6AM-7AM（イベント会場により変動）にキッチンに集合し、各自の食材を確認の上、トラックに積み込みを行ってください。積み忘れがないよう、各自の責任で管理してください。

・食材や備品の持ち運びは各店舗でお願いします。イベント終了後も、持ち運びと積み込みの協力をお願いします。

・荷物をトラックに積む際は、わかりやすいマーキングとお名前の記入をしてください。

・アルバイトの手配は代行可能ですが、アシスタントとなります。レベルや要望にはお答えできません。

・アルバイトには12時から1時の間に15分間の休憩（賄い）を与えてください。

・アルバイトやボランティアはテント裏から優先的購入が可能です。対応をお願いします（スタッフのネームプレートを持っています）。

・イベントにはたくさんのインフルエンサーを呼んでいます。ご希望の方は、テントの裏から無料で彼らにご提供ください。宣伝をしてくれます。（VIPのネームプレートを持っています）

・イベントに協力頂いているスポンサーにはテントの裏から商品をご提供ください（VIPのネームプレートを持っています）

・雨の場合、商品が雨に濡れないようカバー等、雨対策を各自でお願いします。

・風の場合、ブースを囲い、商品が飛ばされない工夫をお願いします。

・設営&準備時間は9AM-10AMです。車での乗り入れが可能です。

・ブースサイズは1小間 10フィートx10フィートx7.1フィート（3メートルX3メートルx2.1メートル）です。

・Liability保険はJapan Block Fair INCで加入済みです。

・店舗の装飾やブースのデザイン、バナー、のぼり、テーブルにかけるものなどは、ご自身でご用意ください。バナーのサイズは最大3メートル×1.3メートルまでとなります。バナーは売り上げに大きな影響を与える場合があり、必ずご用意をお願いします。

・のぼりは6ft（1.8m）以下で、各店舗最大2個まで持ち込み可能です。のぼりは、地面から13feet 以下（日本国旗より下）に掲げなければいけない。

・店舗内から声がけや声出しをすると、お客様が集まりやすくなります。

・店舗前に商品の金額や詳細などを見やすくラミネートしたものがあると、販促につながります。

・お持ち帰りをする人も多いため、テイクアウト用の容器もご用意いただくと喜ばれます。

・店舗の設置及び片付けは、各出店者でお願いいたします。

・レンタル備品（テント、机など）につきましては、レンタル会社が設営するため、設営が完了するまでお待ちください。

・弊社で所持しておりません備品の購入につきましては別料金となりますので、ご相談ください。

・イベントで撮影された写真とビデオの著作権は運営側で保持し、将来のイベントの発表などに使用される可能性があります。









C.　コンテスト

・販売価格は一律15ドルとなります。

・販売価格の内、ディバイスレンタル費用、システム手数料、消費税、サービス費用の3ドル分を除く、15ドルがレストランさんの売り上げとなります。

・当日イベントのレストランさんの売上($12/個)は、全てイベント後1ヶ月以内を目安にお振込させて頂きます。その際の振込手数料は貴社負担となります。

・コンテスト参加店舗は１商品のみでの参加となります。

・コンテストルール：優勝は売れた数ではなく、一般のお客さんによる人気投票に基づいて行います。優勝者の発表は二日目の午後6時を予定しています。

・コンテストの投票ルールは最良の方法が選択されており、各店舗からの要望は受け付けていません。

・コンテスト投票用のリンクの拡散は禁止です。コンテスト投票用のリンクをSNS等で拡散する不正が発覚した場合は、順位を剥奪します。

・コンテストの結果発表につきましては、コンテストに勝てなかった方への風評被害なども考慮し、原則非公開としています。コンテスト結果は非公開ですが、主催者に直接聞けばポイント数（上位3チームのみ）を口頭で伝えます。



c-1. ラーメンコンテスト限定サポート＆ルール

・茹で麺機はニューヨークで調達が困難なため寸胴で麺を茹でていただきます。

・汚れたお湯の交換ができるよう水を準備しておきます。汚れたお湯に関してはEM菌を使い除菌、洗浄をした上で処分します。

・水は近くのレストランと交渉して購入しています。レストランからホースで水を外へと運びだし、そこから寸胴に水を汲み、各テントまで各自で持ち運んでいただきます。

・カップ、スプーン、ナプキン、箸はこちらで準備いたします。（カップサイズ16oz(約450g)）

・使用可能なガスバーナーは１店舗につき3台までとなっております。

・水、ガス、業者のトラブルなど突然のトラブルにより開始が10時ではなく11時になることもよくありますが、ご了承ください。

・各店舗様、最低1,200食分（600食分/日）のご用意をお願い致します。

・コンテスト参加者の場合、使用出来るのぼりは1個までになる可能性がありますのでご理解ください。

・主催者側で用意した機材のみの使用となります。（グリルなど使用不可）



c-2. 粉もんコンテスト限定サポート＆ルール

・スプーン、ナプキン、箸はこちらで準備いたします。

・水、ガス、業者のトラブルなど突然のトラブルにより開始が10時ではなく11時になることもよくありますが、ご了承ください。

・1,000食分（500食分/日）を用意していただき、1,000食以上売れた場合は売り切れとさせていただきます。

・コンテスト参加者の場合、使用出来るのぼりは1個までになる可能性がありますのでご理解ください。



D. お申込み・お支払い

・お申込みに関する最終期限は、出店を希望するイベントの開催日の2ヶ月前までです。ただし、募集店舗数が定員に達し次第、早期に締め切られる場合がありますので、お早めにお申込をお願いします。

・希望するイベントがすでに2ヶ月以内に迫っている場合は、個別に相談してください。

・申込済みイベントの日程変更は受け付けておりませんのでご了承下さい。

・申込書を提出いただき、審査の結果が承認され、出店料の半額であるデポジットを2ヶ月前までにお支払いいただくことで、申込みが正式に受け付けられます。残りの出店料半額分については、イベント開催日の1ヶ月前までにご入金をお願いします。送金手数料はお客様のご負担をお願いいたします。（ペイバル 4% / クレジットカード 4% / 海外送金 $45）

・審査基準は、以下の3点です。1、イベントの趣旨に相応しい商品であること。2、最低限のクオリティを満たしており、イベントの集客に貢献できること。3、会社の実績と信用があること。ただし、審査内容の詳細については回答できませんので、あらかじめご了承ください。

・イベントでの売上から20%を差し引いた金額（内訳：デバイスレンタル費用、システム手数料、消費税、サービス費用）を、イベント終了後約1ヶ月以内を目安にお振込みします。ただし、振込手数料に関しては、双方負担（振込手数料は弊社、受取手数料は御社）となりますので、予めご了承ください。

・キャンセルポリシーは、以下の通りです。返金にかかる振込手数料は、お客様の負担となります。

　4ヶ月以上前：振込済み出店料の100%返金

　3ヶ月以上前 - 4ヶ月未満：振込済み出店料の50%返金

　2ヶ月以上前 - 3ヶ月未満：0%返金

・イベント開催日から2ヶ月以内にお申し込みをされた場合、全額のご入金が必要です。また、キャンセルによる返金はできませんので、ご注意ください。

・お申込み受付完了後、出店イベントの1ヶ月前までに残りの出店料半額分を支払わなかった場合、出店料に対して10%の追加手数料が発生します。

・渡航費やホテル代は出店者の実費負担となります。

・イベント当日の売上やチケットの紛失、渡航や滞在に関するトラブルについては、出店者様の自己責任となりますので、管理徹底をお願い致します。

・来場者が調理する店舗の出店は衛生上の理由から不可となっています。

・天候に関してNYCが、警告を出した場合、JAPAN FESは中止となります（参考：過去イベントの開催実行率は99%）。雨の場合、売上が3分の2から半分に減少する可能性がありますので、予めご了承ください。

・イベント自体が、NYCの判断などにより開催中止・不可能となった場合は、出店料から食材等の手配で発生した費用を差し引いた金額をご返金致します。ただし、その他の実費に関しては自己負担となります。

・政府間での取り決めやその他の不可抗力事情（戦争、天変地異等）により、米国への入国ができないといった緊急事態が発生した場合（個人的な理由は除く）、その旨が記載された公的な証明書または証拠を送付頂き、弊社が事実を確認できた場合、出店料から食材等の手配で発生した費用を差し引いた金額をご返金致します。ただし、その他の実費に関しては自己負担となります。



E.　代理店を通して出店される場合の注意事項

・代理店を通して出店される場合は、上記のレギュレーションに関する対応は代理店様にお願いしております。そのため、その他のご要望については直接代理店様へお問い合わせください。

・代理店様とクライアント様との間でレギュレーション外の取り決めがある場合は、弊社はその責任を負いかねます。ご出店の際には、代理店様としっかりとご相談いただき、トラブルを避けるようにお願いいたします。





F. 文化の違いへの理解について

米国では独自の異なる法律や働き方があり、予期せぬトラブルが起こる可能性がございます。しかし、これはニューヨークに限らず、海外イベントに出店する際には必ずと言っていいほど起こるものです。そこで、皆様にはアメリカでのイベントを楽しんでいただけるよう、ご理解いただくことをお勧めいたします。もちろん、万が一のトラブルには迅速に対応いたしますので、安心してご出店いただけますように心がけております。



最終更新日：2023年5月9日