職務経歴書は手書きとパソコン作成どちらが良い？
メリット・デメリットと採用担当者の生の声

1.職務経歴書をパソコンで作ったほうが良い理由・メリット

職務経歴書には履歴書のように決められた形式がありません。どのようなフォーマットで作成してもかまいませんし、手書きで作っても、パソコンで作成してもOKです。重要なのは、記載されている内容と、その内容を的確に伝えられる形式を選択できているかという点なのです。

その上で、もし「手書きが良いのか、パソコンで作成したほうが良いのか」と悩んでいるのであれば、パソコンでの作成をおすすめします。パソコンで作成すると以下のようなメリットがあり、職務経歴書の作成がグンとスピーディかつ効率的になるからです。

ちなみに、応募企業によっては手書きの履歴書の提出を求められるケースがありますが、職務経歴書はパソコンでの作成が一般的です。特に指定がない限り、パソコンでOKと考えましょう。

【メリット1】間違えてもすぐに修正・更新ができる

職務経歴書をパソコンで作成することで得られる第一のメリットは、修正や更新が容易なこと。職務経歴書には、職務経歴に加えて、自己PRや資格、活かせる知識・スキルなどを記載することが多く、A4サイズの用紙で2枚以上になることが少なくありません。記載量が多くなればなるほど、誤字脱字の発生リスクは高まります。また、内容のブラッシュアップが必要になることも多いでしょう。そんなときにパソコンで作成していれば、該当箇所を修正するだけで職務経歴書を仕上げることができます。

【メリット2】テンプレートを活用できレイアウトの調整が簡単

職務経歴書には決められた形式がないので、何をどのように書いていいかを悩んでしまいがち。そのため、多くの転職サイトで、中途採用向けの職務経歴書のテンプレートが提供されています。これを使うことで、分かりやすく、抜け漏れのない職務経歴書を簡単に作成できます。ダウンロードできるテンプレートの多くは、あらかじめWordに表を挿入する形で作成されており、レイアウトの調整もスムーズです。

【メリット3】データとして残しておいて、他社への応募にも活用できる

一度、ベースとなる職務経歴書を作ってしまえば、複数の会社への応募に活用できる点もメリットのひとつです。応募する会社に合わせてカスタマイズする部分を決め、そこだけを修正するようにすれば、面倒な応募書類の作成が格段にスピードアップします。転職活動を始めると、同時に10社以上に応募しなければならないことも少なくありません。職務経歴書を企業ごとに一から作成する手間を省けることは、非常に大きなメリットといえます。

▼パソコンで職務経歴書を作成したときのサンプル

2.職務経歴書をパソコンで作成する際の注意点・デメリット

それでは、職務経歴書をパソコンで作成することでのデメリットはないのでしょうか。実はデメリットとはいえないまでも、パソコンで作成することによって発生しがちなミスがあり、注意が必要です。ありがちなミスを紹介するので、ぜひ参考にしてください。

【注意点1】変換ミスによる誤字や修正時の脱字

パソコンで職務経歴書を作成すると、誤字が発生しやすくなる傾向があるようです。背景にあるのは誤変換。特に注意が必要なのが企業名で、「電気」と「電機」、「工業」と「興業」「鋼業」など、変換ミスが起きがちな文字も多く、提出前に入念に確認する必要があります。

また、一部の修正を行った結果、その前後の文字も誤って削除してしまい、脱字が発生するケースも少なくありません。手軽に修正ができるのですから、見直しには時間をかけましょう。

【注意点2】別の企業向けの文言が残っている

パソコンで職務経歴書を作成することの大きなメリットは、ベースになるファイルを作成しておけば、それをアレンジして複数の企業に応募できることです。しかし、しっかりアレンジ・編集を加えたつもりでも、別の企業向けの文言が残ってしまうリスクが否定できません。同時にたくさんの企業に応募しているときには、特に注意が必要です。

3.職務経歴書を手書きで作成するメリット・デメリット

ここまでは手書きではなくパソコンで職務経歴書を作成することをおすすめする形で、メリットと注意点を紹介してきました。ところで、あえて手書きで作成するメリットはないのでしょうか。確認していきましょう。

手書きで作成するメリット

職務経歴書を手書きで作成するメリットは、文字を通して人柄や熱意を伝えられる可能性があることです。

手書きの職務経歴書はパソコン作成の場合と異なり、使いまわしができないため、一枚一枚手間ひまかけて作成しなければなりません。それだけの労力をかけて作ったという事実が、採用担当者に「志望度が高い」「熱意がある」と受け取ってもらえる可能性はあります。ただし、あくまでも印象が良くなるという程度であり、合否に直結するものではありません。

手書きで作成するデメリット

手書きで作成する場合の大きなデメリットは、作成や修正に手間や時間がかかる点です。手書きの場合、応募する企業ごとに作成しなければなりません。修正したい場合も、修正液や修正テープの使用はNGなので、一文字でも間違うと最初から書き直しです。手書きでの作成は転職活動のタイムロスを招くため、おすすめできません。

また、読みやすさという点でもパソコンでの作成に劣ります。手書きだと字のサイズが大きくなりがちで、盛り込める情報量が少なくなります。表を挿入したい場合も、定規を使って作成しなければならず、見栄えよく完成させるのは至難の業といえるでしょう。さらに、採用担当者から「パソコンのスキルがないのではないか」と疑われるリスクさえもあります。

4.採用担当者に聞いた！　職務経歴書は手書きとパソコン作成のどちらが良い？

ところで、企業の担当者は、手書きの職務経歴書とパソコンで作成された職務経歴書をどのように見ているのでしょうか。ここまで紹介してきたメリット・デメリットは応募者視点のもの。採用担当者もパソコンで作成されているほうが良いと考えてくれていれば安心です。そこで、dodaでは独自にアンケートを実施。手書きとパソコン作成のどちらが良いかを聞いてみました。

回答の最も多くを占めたのが「どちらともいえない、どちらでもかまわない」で46.6％。その理由には、「見やすい内容であればどちらでもかまわない」「文章力、表現力を見たいので、どちらでも良い」「中身重視」といった、「分かりやすさ、内容を重視しているので形式は問わない」という意図のコメントが並んでいます。パソコンでの作成を否定する材料はありません。

続いて多かったのが「パソコンで作成したほうが良い」という回答で17.5％。さらに「どちらかというとパソコンで作成したほうが良い」という回答も11.6％を占めており、パソコンでの作成を歓迎している企業は全体の29.1％に達することがわかりました。前述の「どちらともいえない、どちらでもかまわない」を加えると75.7％を占めることになります。職務経歴書をパソコンで作成することに、リスクはほとんどないと考えてもいいでしょう。

「見やすさを優先するため」「読みやすい」といった書類としての扱いやすさを評価している人が多いほか、「自由フォーマットの場合、書類の作成力やPCスキルも分かるので」「ビジネスパーソンとしてのスキルが分かるから」など、ビジネススキルを測る材料として使いたいという意図で、パソコンでの作成のほうが「良い」と考えている採用担当者も多いようです。

一方で、手書きを歓迎する「手書きのほうが良い」「どちらかというと手書きのほうが良い」という回答も合計で24.3％あります。その回答理由は「自筆の文字は、人柄を表す」「文字が見たい」といったものが大半を占めていました。

5.パソコンを持っていない場合はスマートフォンで作成

パソコンで職務経歴書を作るほうがいいことは分かったけど、そもそもパソコンを持っていない…。そんな人もいるかもしれません。パソコンを持っていない人は、手書きで職務経歴書を作らなければならないのでしょうか。ご安心ください。実はスマートフォンでも職務経歴書は作成できます。

dodaが独自に用意している職務経歴書作成ツール「レジュメビルダー」は、スマートフォンにも対応しており、入力ガイドに従って空欄を埋めるだけで、美しく読みやすい職務経歴書が簡単に作れます。もちろん、何度でも修正できるというパソコン作成のメリットはそのまま。無料で利用できるので、ぜひ活用してみてください。