使いやすさを最優先。Webでどこからでも使えるシステムに。

総務部が頭を痛めていた、社員の勤務実績の取りまとめや、有給休暇等の申請の処理。その煩雑さに拍車をかけていた要素の一つは、岡山本社以外の場所でも社員が勤務していることだった。「社内から回ってくる大量の書類に加えて、社外からもメールが次々届いてくる。内容に不備があれば、電話やメールで本人に確認……そうこうしているうちに、いつもあっという間に時間が過ぎていました」と、苦笑いのO氏。

こうした運用方法は、書類を受け取る総務部はもとより、提出する社員にも多大な手間を強いていた。それらの課題を解決するために導き出された答えが、Web化だった。「社員がどこで働いていても、スマートフォン等でWebから報告できるようにすれば、本社に勤怠情報がタイムリーに集まる。給与計算などの他のシステムとも連携が容易になるので、大幅な効率化が見込める」と、当時の狙いを語るT部長。

同時に重要になるのが、システムの使いやすさだ。デザインを担当したS主任は「どのようなユーザーインターフェース（画面のデザイン構成）にすれば利用しやすいシステムになるかということが、悩んで苦労した点でした」と振り返る。「S君がリードしながら画面デザインを設計し、毎日ミーティングで議論を重ねてブラッシュアップ。また、作り手と使い手では観点が違うので、総務のOさんが企画・テストに加わり、忌憚のない意見を言ってもらうことで、使いやすい画面に仕上げることができました」と、満足感を覗かせるT部長。