会社法第362条第4項第6号に関する決議事項

会社の業務の適正を確保するための体制に関する基本方針

西日本高速道路メンテナンス関西株式会社は、会社法及び会社法施行規則の規定に基づき、以下のとおり、業務の適正を確保するための体制を整備します。

１．取締役及び使用人の職務の執行が法令及び定款に適合することを確保するための体制

取締役は、取締役及び使用人が実践すべき指針として制定した「NEXCO西日本グループ行動憲章」を踏まえ、率先して当社の社会的責任を全うすべく、適正な職務遂行にあたります。

取締役は、法令又は定款に違反するおそれのある事実を発見した場合は、直ちに必要な措置を講じるものとし、監査役がこれらの事実に関して助言又は勧告を行った場合は、これを尊重します。

取締役及び使用人が法令及び定款を遵守し、倫理観をもって事業活動を行う企業風土を構築するため、コンプライアンスに関する規程等を制定します。併せてコンプライアンスの徹底・知識向上を図るため、社内研修等の実施により、継続的な啓発を図ります。

社内及び社外のコンプライアンス通報・相談窓口の適切な運用に努め、不祥事の早期発見未然防止を図ります。

２．取締役の職務の執行に係る情報の保存及び管理に関する体制

取締役会及び経営会議の議事録及び資料を含め、職務の執行や意思決定過程に係る情報は文書保存規程に基づき適切に保存及び管理します。

３．損失の危険の管理に関する規程その他の体制

安全、安心、快適な高速道路の提供を使命とする道路事業者グループとして、事業活動全般の健全性を図るため、経営リスク管理委員会を設置して適切且つ継続的な経営のリスク管理を行います。

安全や品質、コンプライアンス、情報セキュリティ等に係るリスクについては、規則の制定、マニュアル等の作成及び配布、体制の整備、研修を行うことにより管理します。

災害時の発生や緊急時に備えて危機管理体制を構築するとともに、マニュアルの整備や訓練等を実施します。

４．取締役の職務の執行が効率的に行われることを確保するための体制

定期及び必要に応じて臨時に取締役会を開催し、重要事項について決定するとともに、取締役の職務執行状況を監督します。併せて取締役会の機能強化と業務執行を効率的且つ迅速に行うため、全取締役及び執行役員等をメンバーとする経営会議を月２回開催し、業務執行事項について審議するとともに業務執行方針を決定します。なお、監査役は、これらの全ての会議に出席できるものとします。

取締役は、その職務分担と権限及び責任を明確にし、効率的な職務の執行を行います。

事業計画を策定し、適切な目標管理を行うとともに、その進捗状況について業績管理を行います。

５．取締役及び使用人が監査役に報告するための体制、その他監査役への報告に関する体制

取締役及び使用人は、当社に重大な影響を及ぼす事項、重要な施策の決定、取締役及び使用人の不祥事、内部監査の実施状況等について、定期又は臨時に監査役へ報告を行います。

さらに、取締役及び使用人は、監査役から職務の執行に関する事項の説明又は報告を求められた場合は、速やかに当該事項について説明又は報告を行います。

６．その他監査役の監査が実効的に行われることを確保するための体制

重要な業務の執行状況及び経営に必要な社内外の重要事項については、監査役の出席する経営会議に報告します。また監査役と取締役との意見交換を定期的に開催します。