外国籍従業員が多く活躍する企業にとって、就労ビザの適切な管理はコンプライアンスにかかわる重大な課題です。在留期限の確認や申請手続きに時間がかかり、苦心されている企業も少なくありません。株式会社キーワーズ・インターナショナル様も、ビザの関連業務の進め方に課題を抱えており、AIRVISAの導入を決断されました。

今回は、株式会社キーワーズ・インターナショナル HRマネージャーの佐藤様、HRアシスタントの吉永様にAIRVISA導入前の課題やお悩み、導入の決め手、導入後のポジティブな変化、今後のご要望について詳しくお話を伺いました。

従業員の“約6割”が外国籍。職種や役職も多岐にわたる

――貴社の組織体制や外国籍従業員の在籍状況についてお聞かせください。

吉永）当社は世界21ヶ国・地域に50以上のスタジオを構え、ゲームの開発支援やローカライズ（言語や文化の最適化）を手がけています。東京オフィスでは、海外本社や他国のスタジオから異動してくる従業員が多く、在籍している約400名のうち250名が外国籍です。役職も経営層からアルバイトまでさまざまで、国籍は50ヶ国以上にもわたります。

佐藤）外国籍従業員の職種は、翻訳やデザイナー、エンジニアなど多岐にわたっており、在籍している部門もカスタマーサポートやLQA（言語品質保証）などさまざまです。日本は治安が良く、ゲーム文化が浸透していることもあり、他スタジオの従業員から人気が高いのが特徴です。今後も外国籍従業員は増えていくだろうと見込んでいます。

在留期限のアナログな管理方法が、リスクの温床になっていた

――現在、ビザの業務はどのような体制で対応されていますか？

吉永）これまで私1人でビザの業務を担当していましたが、2022年10月から2名体制になりました。個人的にはビザの業務が6～7割で、他にも派遣社員の管理、CSR、社内向け文書の翻訳などの幅広い業務を担当しています。

――AIRVISAを導入いただく前、ビザに関連する業務についてどのような課題・お悩みをお持ちでしたか？

吉永）一つは、ビザの在留期限を確認するのに大幅な工数がかかっていたことです。従来は外国籍従業員の基本情報や在留資格情報をSmartHRから月2回Excelでダウンロードし、在留カードの有効期限を逐一チェックしていました。在留資格の更新が必要かどうかを確かめる作業だけに、毎回1～2時間もかけていたのが実態です。

また、Excelによるアナログな管理では、ヒューマンエラーが起きやすいという問題もありました。Excelを月2回ダウンロードすると、1回目と2回目で情報が異なることもあったんです。ときには情報を正しく調べ直すと、在留期限が直近に迫っている従業員もいて、急いで更新手続きを進めたケースもありました。在留期限が1日でも過ぎてしまうと不法残留（オーバーステイ）になってしまうため、焦りを感じる場面も多々ありましたね。

佐藤）吉永さんが担当する以前には、在留期限の見間違いによりギリギリで入菅に届け出たこともありました。アナログな管理だと、管理側も従業員も不安になってしまいますよね。

吉永）在留期間の更新手続きに関しても、従来は相当な手間と労力がかかっていました。更新の必要な従業員とチャットベースで確認を進めていくのですが、1名当たりヒアリングから申請までに7～8時間かかります。

外国籍従業員のなかには3年ぶりの更新で、写真の撮り方や職歴の書き方などについて疑問が尽きない人もいました。ときには本人に来社してもらって一緒に写真を撮影したり、職歴の書き方に関する質問に細かく応答したりしていました。こうした対応を月10～18件抱えていたので、それだけでもかなり工数がかかっていましたね。

AIRVISA導入のきっかけは、不法就労に対する強い危機意識

――貴社がAIRVISAの導入を検討されたきっかけは、何だったのでしょうか？

吉永）一つは、コンプライアンスに対する危機感です。当時、事業者の不法就労助長に関するニュースが世間を騒がせていた時期でした。私たちは従業員に安心感を提供し、できるだけ業務に集中してもらえる環境を作りたいという想いが根底に強くあり、上司にAIRVISA導入の稟議を上げました。特に東京オフィスは外国籍従業員の人数が多いため、上司も真剣に課題感を意識してくれて、システムの必要性について同意してくれましたね。

佐藤）当社は事業部長のほとんどが外国籍で、本社でも専属でビザ業務の担当者を配置しているほどです。経営陣が外国籍従業員の気持ちを自分事化でき、コンプライアンスのリスクを痛感していたのも大きいと思います。

吉永）AIRVISAさんご自身も、外国籍から帰化された方が代表取締役を務めていらっしゃいますよね（ジャファー　アフメット）。代表のジャファーさんが当社の外国籍従業員のことを本気で考えてくださっているのも、すごく好印象でした。日本人には気づけない部分も含めて機能の設計をされていたので、安心感がありましたね。

――AIRVISAの性能や機能に関して、決め手となる部分はありましたか？

吉永）在留資格の更新期限が直感的に分かりやすい点です。メイン画面では、更新期限の近い順に従業員の情報がリスト化されて表示されます。「申請時に会社のサポートが必要な従業員（主に技人国）」と「申請に会社が介入しない従業員（日本人の配偶者、永住者、定住者など）」に分けられ、それぞれ更新期限の近い順に上から表示できるので、ストレスなくチェックできる仕様でした。

また、更新期限が近づいたら、従業員にアラートを自動で送信してくれるのも魅力的でしたね。メールだけでなくSMSでも送られるので、届く確率が高いのも良い点です。以前は「なぜ更新期限を連絡してこないの？」「あの従業員の更新期限っていつ？」と各部門や従業員から確認が来て、返答に困ることもありました。ですが、AIRVISAはアラート連絡を自動で送ってくれるため、きちんと対応していることを安心して伝えられるようになりました。

佐藤）あとは、ビザ業務の属人化を防げるのも大きな決め手でした。ビザ情報をExcelで管理していると、ノウハウが担当者にしか残りません。一方でシステムを導入すれば、別の人が代理で対応しやすくなります。今まで当社で脈々と受け継がれてきたビザ業務のノウハウを、AIRVISAで一元化できるのはありがたいと感じました。

「ここまでラクしていいんだ」と、正直驚いています

――AIRVISAを導入されてから、ビザ業務はどのように変化しましたか？

吉永）在留期限の管理・確認に一切手間がかからなくなったことです。SmartHRとAIRVISAをワンクリックで同期させて在留資格の情報を一覧表示できるので、わざわざExcelを作成する必要がありません。在留カードの期限切れアラートに関しても、システムが自動で送ってくれる（※）ので、ストレスフリーです。
（※3ヶ月、2ヶ月、1ヶ月、10日前の間隔で、労務担当者・外国籍従業員それぞれにアラートが届きます）

また、在留資格のオンライン申請（更新手続き／技人国）も、システム上で完結できます。従来はチャットで従業員と何度もやり取りしていましたが、AIRVISA導入後は従業員にリンクを送るだけで申請に必要な項目を入力してもらえます。以前はチャットでの質疑応答が業務の大部分を占めていたので、それが省略化されたのは大きいですね。入管への申請手続き、在留カードの郵送に関する従業員とのやり取りもAIRVISA側でやってくれるので非常に便利です。

オンライン申請に関しては、正直「自分ではこんなに何もしなくていいんだ」と思えるほど助かっています。

佐藤）従業員にビザの更新を依頼する立場としても、安心感が増しましたね。Excelを使っているときは、「何か従業員から質問が来るのではないか」「連絡漏れがあるのではないか」と内心不安を感じていたのも事実です。今では、ビザについて従業員から聞かれることはほとんどなく、管理側のストレス軽減にもつながっています。

吉永）実はExcelでビザを管理していたとき、夜中の2時に「そういえばあの人の申請していたっけ？」と飛び起きることもあったんです。なぜなら在留期間を期限通りに更新できるかどうかは、従業員の人生に深く関わっているからです。万が一たった一度でも不法滞在になってしまうと、永住許可の審査は厳しくなりますよね。会社の信用にも影響する問題だからこそ、どうしても神経質になっていました。その不安が解消されたのも、大きな変化です。

佐藤）昨年末、とある事業部から吉永さん宛てに「いつもビザを適切に管理してくれてありがとう」とメッセージが来たんです。現場から感謝の言葉が届くほどにAIRVISAの効果が高かったのを実感し、感無量でしたね。

私たちの要望が、すぐにシステムへ反映されるのが嬉しい

――今後AIRVISAに期待されていることはございますか？

吉永）私たちバックオフィスの使命は、従業員が本業に集中できるよう最大限サポートすることだと考えています。その点、AIRVISA導入後に従業員がビザの更新を気にしなくていい状態になったので、すでに大成功です。

今後期待することを強いて挙げるとすると、従業員用にアプリがあるといいですね。また、本社だけでなく各支店・部署の人たちにも情報を共有できるように、部門長別に閲覧権限を設けるのも一案だと思います。

佐藤）今までサービス提供側とクライアント企業が、一方的な関係になるケースは多く見てきました。しかし、AIRVISAさんは私たちの要望も真摯に聞き入れてくださり、パートナー関係の良き見本だと感じています。

吉永）AIRVISAさんには週1回定例会議を設けていただいて、今まで数多くの要望を伝えてきました。こちらの要望すべてに対しスピード感を持って改善に取り組んでくださり、本当に満足しています。難しい要望にも「検討します」と濁すのではなく、すぐに行動へ移してくださったことが非常に嬉しかったのを覚えています。

――今後も株式会社キーワーズ・インターナショナル様には良きパートナーとして、ご指導ご鞭撻いただければ幸いです。佐藤様、吉永様、今回は貴重なお話をありがとうございました。