多くの企業で利用されている「Excel（エクセル）」は、あらゆる計算を自動化できる便利なツールです。加えて、エクセルは事業に関する数値管理だけでなく、テキスト情報を中心とした「メモ」としても利用されています。
しかし、エクセルは表計算ソフトの印象が強いため「エクセルを見やすいメモ帳にしたいが、具体的な方法がいまいち分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、エクセルでメモをするための7つの手順を中心にご紹介します。
- 普段利用しているエクセルでメモ管理をしたい
- 紙のメモ帳では抜け漏れの心配があるので、デジタル化を進めたい
- 現場の状況や顧客のヒヤリング情報を、エクセルにメモして共有までしたい
という担当者の方はこの記事を参考にすると、エクセルをメモ帳にする具体的なステップが分かり、さらにビジネス向きの管理方法も見つかります。
7ステップ｜エクセル版メモ帳の作り方と使い方
以下では、エクセル版メモ帳の作り方と使い方を7ステップでご紹介します。画像付きで解説するので、実際にエクセルを操作しながらメモ帳を作成しましょう。
ステップ（1）テキストを入力する
はじめに、エクセルのシートにテキストを入力しましょう。
エクセルには「セル」と呼ばれる格子状の枠があるので、任意のセルを選択してテキストを打ち込みます。また、エクセルのテキストは下図のように色を変更できるため、大切な情報だけを特定の色で目立たせるというような使い方が可能です。
ステップ（2）テキストを字下げする
次に、エクセルのシートへ入力したテキストの字下げをしましょう。
あとからメモを見返した際に、字下げをして情報を体系的にまとめておかなければ、何が書いてあるメモなのか分かりません。分かりやすいメモを作成するために、下図のように字下げをして情報を整理します。
エクセルでの字下げは、セルの列をずらしてテキストを入力するだけです。
ステップ（3）画像を添付する
次に、エクセルのシートへ画像を添付しましょう。
エクセルはテキストだけでなく、iPhoneなどのスマホで撮影した写真もメモとして添付できます。具体的な操作方法は以下の通りです。
- 画面左上の[挿入]をクリックする
- オプションが表示されるので[写真]をクリックする
- ファイルに画像がある場合、[図をファイルから挿入]を選択し、画像を選択する
以上の操作で、エクセル上に画像を挿入できました。
ステップ（4）表を作成する
次は、エクセル上に表形式のメモをする方法です。
エクセルは表計算ソフトなので、表形式のメモは簡単に作成できます。たとえば、社内にある備品の在庫数をメモしておきたい場合には、下図のように項目を入力して、画面左上の[罫線]からセルに罫線を引きましょう。
ステップ（5）ハイパーリンクを使う
次に、テキストにWebサイトのリンク（URL）を埋め込む「ハイパーリンク」を使いましょう。
Webサイトのリンクは長い文字列になっており、そのままエクセルに貼り付けてしまうと見づらいメモになってしまいます。そのため、以下の手順であらかじめ入力しておいたテキストにリンクを埋め込んで、メモを整理するのです。
- テキストが入力されているセルを選択する
- 画面左上の[挿入]をクリックする
- 画面右上に表示される[リンク]をクリックする
- ハイパーリンクの設定画面になるので[アドレス]にリンクを入力する
以上の操作で、テキストにリンクを埋め込むことができました。上図のように、ハイパーリンクが適用されたテキストをクリックすると、埋め込んだWebサイトが開きます。
ステップ（6）色付けをする
次に、テキストの背景色を変更して、マーカーのように活用しましょう。
エクセルではテキストの文字色を変更するだけでなく、セルを塗りつぶして分かりやすいメモを作成できます。具体的な設定方法は以下の通りです。
- 背景色を変更したいセルを選択する
- 画面左上の[ホーム]をクリックする
- 表示される[塗りつぶしの色]から任意の色を選択する
以上の操作で、セルの塗りつぶし機能をマーカーのように利用し、テキストを目立たせられます。
ステップ（7）カテゴリで分ける
最後に、新しいシートを作成して、メモをカテゴリごとに分類しましょう。
エクセルのファイルには、カテゴリの異なる情報を分類しておける「シート」があり、メモを整理するのに最適です。具体的には、エクセルの画面左下にある[+]をクリックすることで、新しいシートが作成されます。
上図のように、「在庫のメモ」「会議のメモ」「業務のメモ」とシートを分類すれば、メモが乱立しないだけでなく、目的の情報にもすぐにアクセスできるようになります。
