１概要
令和4年10月12日（水曜）、マイナンバーカードの発行元であるJ-LIS（地方公共団体情報システム機構）から送付を受けたマイナンバーカード２枚を誤って廃棄していたことが、10月14日（金曜）午後に判明しました。
２経緯
令和4年10月12日（水曜）、J-LISからマイナンバーカード等が梱包された郵便小包の段ボール１箱を総務部内牧支所で受領。段ボールの中には、マイナンバーカードが入った小箱、通知書、一覧表が、それぞれ10名分と2名分の2箱に分けて収納。
担当職員がそれを開封し、マイナンバーカード、通知書、一覧表を一つのクリアファイルに収納後、金庫に保管し、内牧支所を退庁、翌13日（木曜）は、11日に受領したマイナンバーカードのうち、37名分の交付前設定処理を行いました。
10月14日（金曜）、12日に受領した12名分の交付前設定処理を行うため、マイナンバーカード等を収納したクリアファイルを金庫から取り出し、マイナンバーカード、通知書、一覧表を突合、確認したところ、マイナンバーカード2枚がないことが判明。執務室内をくまなく探したものの発見に至らなかったことから、12日夕刻に不要物として、マイナンバーカード2枚が入った状態の小箱を廃棄したものと考えられます。
対象者2名の方には、10月18日（火曜）までに自宅を直接訪問し、経緯を説明。謝罪するとともに、現在、マイナンバーカードの再申請の手続きを進めています。
３原因
担当職員が、小箱からマイナンバーカード等を取り出す作業の途中で、他の業務への従事のため離席したことにより、マイナンバーカード2枚とともに、通知書、一覧表をクリアファイルに収納したものと思い込んだこと、不要物となったマイナンバーカードが入っていた小箱を廃棄する際に、中身が空であることの確認を怠ったことが原因と考えられます。
4 再発防止に向けて
- J-LISから郵便小包として受領後は、複数人でのマイナンバーカード、通知書、一覧表の突合・確認を行うこと。
- マイナンバーカードに係る事務処理にあたっては、複数人のチェックのもと、一連の処理を中断せず、完了すること。
- やむを得ず、他の業務等により離席する必要がある場合は、新たに設置する専用ボックスにマイナンバーカードを厳重に保管すること。
- マイナンバーカード等が梱包された段ボール等の廃棄にあたっては、中身が空であることを複数人で確認し、廃棄すること。
併せて職員に対しても法令遵守、個人情報保護の必要性はもとより、マイナンバーカードが極めて重要なものであることを改めて再認識させるとともに、業務に取り組むよう再発防止の徹底に取り組んでまいります。
マイナンバーカードの取得促進に向け、社会全体で取り組んでいる中で、個人情報の漏洩リスク、セキュリティ体制に対する不信感など市民の皆様の不安を払拭しなければならない立場であるにも関わらず、市民の皆様の行政に対す信頼を著しく失墜させてしまったことを心よりお詫び申し上げます。
令和4年10月19日
阿蘇市長 佐藤 義興