紙でタスク管理する人が実践する3つの書き方！

メモ帳や手帳などでタスク管理する方法があります。しかし、実際に手書きでタスク管理するのは難しいので、「手書きでもっと上手くタスク管理できる方法はないのか。」とお悩みの方も多いのではないでしょうか。タスク管理が上手い人が実践する書き方を理解すれば、誰でも手書きでタスク管理ができます。そこで今回は、紙でタスク管理する人が実践する3つの書き方を中心にご紹介します。非IT企業のタスク管理に課題を感じている担当者の方は必見です。

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手書きでタスク管理するための3つの書き方

もっとも簡単に手書きでタスク管理をする方法は、チェックボックス（□）を使ったToDoリストです。しかし、ToDoリストだけでは上手く管理できない場合があります。そこで以下では、手書きでタスク管理するための3つの書き方をご紹介します。

付箋カンバン方式

市販の付箋でタスク管理するのが付箋カンバン方式です。カンバン方式は製造業界で生み出された手法ですが、タスクの進捗をチーム全体で共有する目的で広く活用されています。具体的には、「作業前」「作業中」「作業完了」の3つの進捗に分けたボードを用意し、タスクの書かれた付箋を移動させます。社員はボードを確認すれば全体の進捗を把握できるようになるのです。

以上のように、付箋カンバン方式でタスク管理をすれば「どの作業が、どこまで進んでいるのか」がすぐに分かります。また、進捗に問題のあるタスクを早い段階で発見できるので、適切な対応が可能になるなどのメリットもあります。

Doingリスト

Doingリストも手書きでタスク管理ができる方法のひとつです。やるべきことをリストアップするToDoリストと違い、Doingリストは今やっていることを管理する方法を指します。具体的には、1つだけ書き出したタスクに集中して作業をします。そして、タスクが完了したら線を引いて消し、次のタスクを書き出して作業を始めるのです。 Doingリストのメリットは自然と作業にリズムが生まれることです。ToDoリストがいっぱいになると気が散ってしまいますが、Doingリストは目の前のタスクだけに集中できる環境を整えてくれます。以上のように、Doingリストは作業への集中力を高める効果のあるタスク管理方法です。また、完了したタスクも視覚化されるので達成感があり、仕事のモチベーションも高まります。

バレットジャーナル

最後に、バレットジャーナルという独自の記法を用いたタスク管理の方法があります。具体的には、ラピッドロギングと呼ばれる短い記号を使ってタスクを分類していきます。以下は基本的なラピッドロギングの一覧と使い方です。

[・]：Task

すべてのタスクの先頭に付ける記号です。たとえば、「・議事録作成」のように書きます。

[×]：Task completed

タスクが完了した場合に、タスクの先頭にある[・]に[×]を書き足します。

[＞]：Migrated

別の日に移動させる場合に、タスクの先頭にある[・]に[＞]を書き足します。

[＜]：Scheduled

期日は決まっていないが移動したい場合に、タスクの先頭にある[・]に[＜]を書き足します。

[–]：Note

タスクに関してメモしておきたいことがあった時に使います。また、バレットジャーナルには「いくつかのコンテンツを用意する」などの利用ルールがあるのも特徴のひとつです。以上のように、バレットジャーナルを活用すればタスクを素早く分類して管理できるのです。

紙でタスク管理する場合の注意点

これまでご紹介した3つのタスク管理の方法にはそれぞれメリットがありました。一方で、紙でタスク管理するときには注意すべきことが3つあります。

忘れてしまう可能性が高い

頻繁に確認しなければ、紙に書き記したタスクを忘れてしまう可能性が高いです。また、常にタスクの期限を気にして仕事をするのは集中力が散ってしまい非効率です。

過去のタスクを管理できない

すでに完了したタスクを確認したい場合、紙で管理してしまうと見つけ出すのに手間と時間がかかります。また、紙の保管にはスペースが必要なのも大きなデメリットです。

チームでの共有管理には向いていない

付箋カンバン方式のような管理方法では職場にいる社員しかタスクを確認できません。また、情報をリアルタイムで更新できないので、社員間で進捗の認識がズレてしまう可能性が高いです。以上のように個人のタスク管理の良し悪しがほかの社員に影響を与えるような場合には、手書きでタスク管理するのは避けましょう。紙でタスク管理するアナログな方法のほかに、デジタルツールを活用する方法があります。

デジタルツールでタスク管理することのメリットとデメリット

これまでアナログなタスク管理のメリット・デメリットをご紹介してきましたが、デジタルツールにも同様にメリットとデメリットがあります。そのため「結局、アナログとデジタルのどちらでタスク管理をするのが良いのか。」というお悩みが解消できるように、以下でデジタルツールのメリット・デメリットを詳細にご説明します。

メリット

デジタルツールでタスク管理をすれば、手書き管理のデメリットをカバーできます。以下は、デジタルツールでタスク管理をする5つのメリットです。

リマインダー機能がある

タスクを忘れていてもリマインダーが知らせるのでタスク漏れが少なくなります。

常に最新情報を確認できる

インターネットを介して情報共有するので、時間や場所を問わずに最新情報を確認できます。

タスクの進捗が一目瞭然になる

社員ひとりひとりの進捗が分かるのでトラブルにも早期に対応できます。

完了したタスクも管理できる

これから作業するタスクだけでなく過去のタスクもすべて管理できます。

誰でも簡単にタスク管理できる

管理環境を一から作ったり、ルールを覚えたりする必要がないので簡単です。以上は、手書きのタスク管理のデメリットをカバーするという視点で挙げた、デジタルツールのごく一部のメリットです。そのため、「より効率的にタスク管理したい。」「チームでタスクを共有したい。」という方はデジタルツールでのタスク管理をおすすめします。

デメリット

デジタルツールには多くのメリットがある一方で、利用する前に理解しておくべきデメリットもあります。以下は、デジタルツールの代表的な3つのデメリットです。

対応するデバイスが少ない場合がある

広く利用されるiOS、Android、Mac、Windowsのすべてには対応していない場合があります。

欲しい機能がない場合がある

機能が限定されているツールを導入してしまった場合、結果的に複数のツールを横断する必要が発生してしまいます。

セキュリティに不安がある場合がある

社内情報を取り扱うにはセキュリティ水準に不安があるデジタルツールもあります。以上のような3つのデメリットがありますが、タスク管理にはデジタルツールを利用する方が良いと言えます。なぜなら、一部のデジタルツールは3つのデメリットをカバーできるからです。デジタルツールのサービスページにアクセスすれば「対応デバイス」「基本機能の種類」「セキュリティ要件」をすべて確認できます。

紙でタスク管理するビジネスマンにおすすめのデジタルツール

以下では、紙でタスク管理するビジネスマンにおすすめのデジタルツールをご紹介します。タスク管理機能のあるデジタルツールは数多くありますが、対応デバイスやセキュリティの強度、使い勝手の良さの3つの要件を満たすものを選びましょう。「あらゆるデバイスに対応し、高度なセキュリティで自社の情報を保護する、機能に不足のないツール」はデジタルツールのデメリットを補完し、効率的なタスク管理を実現します。たとえば、タスク管理に必要な機能を過不足なく搭載しているツールのひとつにBacklogがあります。Backlogはタスク管理に関する機能がオールインワンで詰まっていて、チームのタスク管理を一元化できるツールです。

タスク管理に関する機能がオールインワン：Backlog

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Backlogは、機能が豊富でカスタマイズ性の高いタスク管理・プロジェクト管理ツールです。ガントチャート機能やマイルストーン機能、カンバンボード形式のタスク管理機能が備わっており、タスク管理に必要な機能がオールインワンで詰まっています。

こんなチームにオススメ

IT企業・ITツールに慣れている若手中心の企業…ITリテラシーが高ければ、すぐに使いこなせます。

導入担当者を1人割り当てられる、中〜大企業…導入担当者が利用方法を設計し浸透させれば、問題なく利用できます。

エクセルやスプレッドシートを使ったタスク管理に限界を感じているチーム…タスク管理・プロジェクト管理に特化した機能が完備されています。

Backlogの料金

スタータープラン：2,640円／月（ユーザー数30人まで）
スタンダードプラン：12,980円／月（ユーザー数無制限）
プレミアムプラン：21,780円／月（ユーザー数無制限）
プラチナプラン：55,000円／月（ユーザー数無制限）

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紙でタスク管理する人が実践する3つの書き方まとめ

手書きのタスク管理が上手い人は付箋カンバン方式やDoingリスト、バレットジャーナルなどの書き方を実践しています。一方で、紙のタスク管理にはビジネスで活用するには致命的なデメリットがいくつもあるので、アナログなタスク管理はプライベート向きであると言えます。仕事のタスクを効率的に管理してチームでも共有できるようにするためには、Backlogのようなツールを使った管理が必要です。Backlogはカンバン形式のタスク管理機能はもちろん、ガントチャート機能やマイルストーン機能などを備えており、チームのタスク管理を一元化できるツールです。 無料でトライアルできるので、ぜひBacklogで社内のタスク管理をデジタル化して仕事を効率的にしましょう。

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