マルチタスク管理を実現する7つのコツをご紹介！

大量のタスクをすぐに処理できる社員はマルチタスクで仕事を進めています。しかし、マルチタスクは一朝一夕で身に付くものではないので「自社の社員にもマルチタスクになってほしいがどのようにサポートすれば良いか分からない。」とお悩みの方も多いのではないでしょうか。そこで今回は、マルチタスク管理を実現する7つのコツを中心にご紹介します。タスクの期限が守られない現状を変えたいと考えている担当者の方は必見です。

ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
タスク管理に必要な機能がオールインワン。
豊富な機能でチームのタスク・プロジェクトを効率的に管理できるツール「Backlog」。

ITリテラシーが高いチーム・若手中心のチーム・中〜大企業には最適のツールです。
https://backlog.com/
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー

マルチタスクになれるタスク管理の7つのコツ

マルチタスクで仕事を進めている優秀な社員が実践しているコツがいくつかあります。以下では、マルチタスクになれるタスク管理の7つのコツをご紹介します。

休憩・予備時間を必ず設定する

タスク管理でスケジュールを組むときには、必ず休憩・予備時間をとるようにします。勤務時間中に休みなく仕事をする状態では、疲れが取れずに業務効率が低下してしまう恐れがあるからです。そのため、90分に1回はリフレッシュできる時間を確保しましょう。90分は集中力が続く限界の時間と言われており、長い休憩を取るよりも短い休憩を適度に取る方が効率的です。ただし、90分というのはあくまでも目安です。個々の集中力を見極めてスケジュールに休憩・予備時間を設定しましょう。

上司・クライアントのスケジュールを考慮する

タスク管理をするときには上司とクライアントのスケジュールを考慮して作成しましょう。上司とクライアントが関係するタスクは調整が難しいので、優先的にスケジュールを確保すべきだからです。たとえば、上司に確認してほしい資料があるケースでは、上司からの返信が来るまでの時間や訂正をする時間などを逆算しなければなりません。そのため、上司が「どのようなタスクを進めているのか。」や「ミーティングや出張などの予定はないか。」などの情報を把握する必要があるのです。クライアントの場合は、相手の詳細な状況を想定するのは難しいので可能な限り余裕を持たせたスケジュールで対応しましょう。もしものときに備えてほかのタスクを調整できるように準備しておくことも重要になります。以上のように、上司とクライアントのスケジュールを考慮して早めに行動するようにします。また、上司のスケジュールを把握するためにはタスクを共有できるタスク管理ツールの導入が最適です。

GTDでタスクを管理する

GTD（Getting Things Done）を使ってタスクを管理しましょう。GTDはタスクを整理して仕事の効率を向上させる仕組みを指します。 GTDでタスクを整理すると「これもやらなくては、あれもやらなくては」と混沌としていた頭のなかがすっきりして、今やるべきことに集中できるようになります。以下は、GTDを進めるための5ステップです。

収集：タスクをすべて書き出す
処理：「今やるべきことか」「他の人に任せるべきか」「それは大切か」で分類する
整理：すぐに行動に移せるようにリスト化する
レビュー：定期的に(1)〜(3)を繰り返す
実行：タスクを完了させることだけを考える

5つのステップのなかでもっとも重要なステップが(4)です。一度設定したタスクでも日々の業務状況によって分類が変化していきます。そのため、最新のタスクリストを維持するために、週の始まりにGTDでタスクの整理をするのがおすすめです。

エッセンシャル思考でタスクを俯瞰する

大量のタスクに追われて困っているケースではエッセンシャル思考が有効です。エッセンシャル思考は目の前のタスクをやる意味があるのかを俯瞰的に見る方法です。エッセンシャル思考ができていないビジネスマンは以下のような特徴があります。

「すべての仕事やタスクをやらなくてはいけない」と考える
「依頼されたタスクはすべて重要」と考える
「すべてのタスクを100%の力で取り組まなくてはいけない」と考える

そのため、すべてのタスクが中途半端になってしまったり、タスクが多すぎて仕事に追われてしまったりする恐れがあるのです。一方、エッセンシャル思考では何をするのか、何をしないのかを決めてタスクを整理していきます。【行動】やることを計画的に減らす・本当に重要なことを見定める・大事なこと以外は断る・あらかじめ障害を取り除いておく『エッセンシャル思考』（かんき出版）より引用上記の3つの行動原理でタスクを見極めれば、本当にやるべきタスクだけに集中できる環境を整えられます。

方法・動作をタスクにしない

タスクを依頼するときには、タスク処理の方法や動作を細かく指示するのはやめましょう。指定された作業が非効率でもほかのやり方が許されない状況になるので、創意工夫する余地がなくなります。そのため、部下の仕事への対応力や修正力の育成の妨げになってしまう可能性があるのです。最終的にはタスクが完了すれば良いので、社員それぞれのやり方に任せるのがおすすめです。また、社員の応用力を鍛えるためにタスクの目的も共有しましょう。「タスクを終わらせる」という表面的なことだけでなく、「タスクの目的」という本質的なことを考えられるようになると、時間や労力の使い方も上達します。

タスクが終わったらそのままにしない

ひとつのタスクが完了したらそのまま放置しないようにしましょう。具体的にはノートで管理しているのであればペンで消したり、タスク管理ツールであれば完了ボタンを押したりするなどの対応が必要となります。未完了のタスクと区別がつかない状態では、再度タスクを整理する時間が必要になるので非効率です。ノートで管理している場合には次のタスクをひとめで把握できなくなるので致命的です。また、チームでタスク管理している場合にはほかの社員に迷惑をかけてしまう可能性もあります。タスクが完了したらすぐに完了の知らせをすることで、後工程の社員が動きやすくなるのです。以上のようにタスクが完了したらそのまま放置せずに、管理方法ごとに適切な対応をしましょう。

大量のタスクを1人で抱え込まない

タスクが増えて処理しきれないと感じたら、すぐに誰かに相談しましょう。マルチタスクができない人は何でも自分でやり切ろうとする特徴があり、1人で抱え込んでしまいます。個人の能力不足だと感じて努力するビジネスマンも多いですが、まずは上司や同僚に相談してみるのが良いです。客観的な意見がもらえたり、実はそもそもタスクの負担に偏りがあることが分かったりするからです。また、タスクの遅延が発生すると後工程の作業にも遅れがでるので、可能な限り早めに助けを求めることがチームのためにもなります。

チームのタスク管理が抱える課題

タスク管理をしていない、もしくは上手く機能していないチームにはマルチタスクができる社員はほとんどいません。そして、以下のような3つの課題を抱えています。

社員の進捗が把握できない

テレワークを推進する企業が増えたことでタスクを個人管理するチームが増えました。そのため、チームのタスクマネジメントが難しくなり業務負担の差が分かりにくい、進捗が把握しにくい状況になっています。

仕事がいつも遅延している

タスクの遅れが常にある状態が続いていて、なかなか完了しない状況です。タスク管理が適切にされていないので、突発的なトラブルに対応できずに慢性的な遅延が起こります。

生産性が低い

適切なタスク管理がされていない企業では生産性が低くなる傾向があります。集中的にやるべきタスクが明確になっていないので、緊急性と重要性の低い業務ばかりに時間が取られてしまうためです。以上の3つの課題を解決するためには、これまでご紹介した7つのコツを実践することと合わせてタスク管理ができるITツールの導入が有効です。

チームのタスク管理にITツールが有効な理由

チームのタスク管理が抱える3つの課題を解決するためにはITツールの導入が必要です。そこで以下では、なぜチームのタスク管理にITツールが有効なのかをご紹介します。

社員間でコミュニケーションがとれる

タスク管理ツールには社員間でコミュニケーションがとれるメッセージ機能があります。タスク管理では単純にタスクをまとめておくだけでなく、タスクに関する社員同士のやりとりができるような仕組みが必要なのです。社員でコミュニケーションをとるのであれば、ビジネスチャットツールを併用する方法もあります。しかし、1か所にまとめて管理しておきたい情報が分散してしまったり、2つのツールを切り替えながら仕事をしたりする必要があるので非効率です。そのため、タスク管理と同時にメッセージ機能が利用できるという点がチームのタスク管理にITツールが有効な理由と言えます。

書類と紐づけて管理できる

タスクの処理に必要な書類とタスクを紐付けて管理できるのも大きなメリットです。メッセージ機能と同様に情報の分散を防ぐことができ、ツールのわずらわしい切り替えも不要になります。従来ではクラウドストレージツールや社内サーバーで書類が管理されていました。しかし、情報へのアクセス性が悪いことやファイルを作成するのが手間が業務効率化の妨げになっていました。そのような従来の管理方法のデメリットをカバーしつつ、情報管理の利便性を高められるという点でチームのタスク管理にはITツールの導入が不可欠なのです。

タスク管理に関する機能がオールインワンで詰まっている

タスク管理ツールを謳うツールの中には、タスク管理に関する機能がオールインワンで詰まっている優れたツールがあります。タスク管理にITツールを活用すれば多くのメリットが得られますが、機能に不測がないということが前提になります。せっかくチームに浸透したツールが、利用途中で機能不足だと分かると結局いずれはツールを入れ替える必要が発生します。ツールを転換するコストは莫大なため、可能な限り避けなければなりません。タスク管理を目的としてツールを導入するのであれば、タスク管理のために作られ、機能が豊富なツールを選ぶべきと言えます。

効率的なタスク管理をサポートするおすすめのツール

以下では、効率的なタスク管理をサポートするおすすめのツールをご紹介します。これまでご説明してきた7つのコツを実践するだけでなくタスク管理ツールも活用すれば、仕事をマルチタスクでこなせるようになります。なぜなら、タスク管理ツールでは「タスク」だけでなく「書類」や「メッセージ」も一元管理するので、仕事のデキる優秀な社員がやっている情報管理が簡単に実現できるからです。タスク管理、書類管理、メッセージの3つの機能が過不足なく搭載されているツールとして、Backlogが挙げられます。Backlogは誰でもマルチタスクに仕事ができるようなタスク管理機能を搭載しており、チームのタスク管理に最適なツールです。

タスク管理に関する機能がオールインワン：Backlog

https://backlog.com/

Backlogは、機能が豊富でカスタマイズ性の高いタスク管理・プロジェクト管理ツールです。ガントチャート機能やマイルストーン機能、カンバンボード形式のタスク管理機能が備わっており、タスク管理に必要な機能がオールインワンで詰まっています。

こんなチームにオススメ

IT企業・ITツールに慣れている若手中心の企業…ITリテラシーが高ければ、すぐに使いこなせます。

導入担当者を1人割り当てられる、中〜大企業…導入担当者が利用方法を設計し浸透させれば、問題なく利用できます。

エクセルやスプレッドシートを使ったタスク管理に限界を感じているチーム…タスク管理・プロジェクト管理に特化した機能が完備されています。

Backlogの料金

スタータープラン：2,640円／月（ユーザー数30人まで）
スタンダードプラン：12,980円／月（ユーザー数無制限）
プレミアムプラン：21,780円／月（ユーザー数無制限）
プラチナプラン：55,000円／月（ユーザー数無制限）

Backlogの料金の詳細はこちらから

マルチタスク管理を実現する7つのコツまとめ

「GTDでタスクを管理する」や「エッセンシャル思考でタスクを俯瞰する」など、マルチタスクになるためにはいくつかのコツを社員ひとりひとりが実践していく必要があります。そのため、全社でタスク管理の効率化を推し進めるためには、導入後すぐに使いこなせて効果を実感できるITツールの導入が必要です。マルチタスクができる社員をひとりでも多く育成するためには、Backlogのようなツールを使った管理が必要です。Backlogはマルチタスクな管理をサポートする機能が一切の不足なく搭載された、タスク管理・プロジェクト管理のために作られたツールです。 無料トライアルもできるので、ぜひBacklogでマルチタスクな社員を増やして自社の利益につなげていきましょう。

【関連記事】