エクセルでタスク管理する方法！注意すべきポイントもご紹介

プロジェクトの管理者は、社員のタスクを適切に管理する立場です。エクセルなどの表計算ツールを使って「タスク管理表」を作成し、メンバーの動きを管理しなければなりません。一方で、タスク管理に必要な手法や要素、注意すべきポイントを把握しておらず、「何から手を付ければ良いか分からない」とお悩みの方も多いのではないでしょうか。そこで今回は、エクセルでタスク管理する方法、注意すべきポイントを中心にご紹介します。使い慣れたエクセルでタスク管理をして、チームで成果を上げられるようにしたい、という担当者の方は必見です。

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タスク管理に必要な機能がオールインワン。
豊富な機能でチームのタスク・プロジェクトを効率的に管理できるツール「Backlog」。

ITリテラシーが高いチーム・若手中心のチーム・中〜大企業には最適のツールです。
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タスク管理をしないチームはどうなるのか

チームで仕事をする上で、タスク管理はプロジェクトの要になります。そのため、適切なタスク管理ができていないチームでは、以下のような問題が多発する可能性があります。

どのタスクに取り掛かれば良いかを判断できないので、仕事の効率が低下する。
タスクの期限を失念してしまい、他の社員に迷惑がかかる。
社員の動きが把握できず、適切な意思決定がするのが困難になる。

適切なタスク管理がされない環境では、業務効率の低下や社員の連携ミス、マネジメント上の課題など、チームにとって好ましくない状況を招きます。そのため、チームで仕事をする場合にはタスク管理を徹底し、損失につながるような問題を未然に回避することが求められます。

エクセルのタスク管理は「ガントチャート」で

タスク管理をする方法のひとつに、エクセルで「ガントチャート」を作成する方法があります。ガントチャートには、タスク管理をサポートするさまざまな特徴があります。以下では、エクセルのタスク管理で活用できるガントチャートについてご紹介します。

ガントチャートとは

ガントチャートは、縦軸に担当者のタスクを、横軸に日程(日時)を設定して、グラフでプロジェクトの進捗を可視化させる手法です。ガントチャートでは、タスクの開始日から終了日までを塗りつぶすので、誰でも簡単にプロジェクトの流れが把握できるのが特徴です。社員全員のタスクが一元管理できるので、プロジェクト管理者の負担が少なくなります。また、他の社員の状況がガントチャートから読み取れるので、社員同士で進捗確認をするなど、コミュニケーションにも良い効果をもたらします。

ガントチャートのメリット

チームのタスク管理においてガントチャートを採用すると、以下のようなメリットが得られます。

負担が大きな部分が明確になる

俯瞰的にプロジェクトが把握可能になり、タスクの偏りや人員配置のミスを発見できます。

スケジュールの妥当性が判断できる

タスクの作業工数をひとつひとつ検討するので、実現可能なスケジュールか否かを計画段階で判断できます。

課題の早期発見が可能になる

進捗が滞り始めた段階で「どのタスクに原因があるのか」が明確に判断でき、大きな問題に発展する前に解決策を打ち出せます。以上のように、ガントチャートは、プロジェクトのタスク管理において大きなメリットをもたらすと言えます。

テンプレートが豊富

ガントチャートはタスク管理を効率化する便利なアイテムですが、一から作成するのは手間と時間がかかります。しかし、ガントチャートの無料テンプレートが手に入れば、コストをかけることなくガントチャートが利用可能です。ガントチャートのテンプレートが無料でダウンロードできるサイトには、さまざまなニーズに対応したガントチャートがあり、用途にマッチしたものが見つかる可能性があります。たとえば、Microsoftのwebサイトでは、シンプルなガントチャート、日付管理ガントチャート、ガントプロジェクト管理シートなど、多種多様なテンプレートが無料でダウンロードできます。

エクセルでのタスク管理で注意すべきポイント

これまで、エクセルで作成できるガントチャートの概要や、テンプレートをご紹介してきましたが、本格的にエクセルを利用する前に知っておくべき注意点がいくつかあります。以下では、エクセルでのタスク管理で注意すべき3つのポイントをご紹介します。

データの保護を必ず行う

複雑なガントチャートは関数などが多く使われているので、データの保護をする必要があります。誤操作で一部のデータを削除すると、他のデータも正しく表示されません。具体的には、社員が入力する項目だけ「セルのロック」を解除し、「シートの保護」設定をすることで、他の項目を操作不可にします。エクセルは便利なツールですが、複雑になるほど細かなミスが大きな問題につながるので、十分に注意しましょう。

ファイルを無計画に複製しない

最新のファイルがどこにあるのか分からなくなるので、ファイルの複製は禁止しましょう。タスクの進捗を更新する際に、元のファイルをコピーして更新してしまい、ファイルが増えてしまうのが原因です。エクセルは、基本的にチームで共同編集するのには向いていないので、ファイルが増えてしまう現象が発生します。チームで効率的にタスク管理がしたい場合には、リアルタイムで複数人が同時にタスク管理できるツールを利用するのが良いです。

更新作業を適宜行う

タスクを管理するためにエクセルで管理表を作成したら、常に最新の状態に保つために更新作業をする必要があります。タスク管理の目的は、期限までにプロジェクトを完了させることです。目的を達成するためには、社員の進捗やタスクの消化率などを、リアルタイムで把握しなければなりません。つまり、管理者が進捗を把握できるように、社員は最新の進捗状況を開示する必要があります。そのため、社員全員が簡単にタスク管理できる仕組みが求められるのです。

チームでタスク管理するための大切なポイント

タスク管理は、大きく分けて「個人利用」と「チーム利用」に分けられます。両者には明確な違いがあり、ビジネスで利用する場合には、チームでタスク管理するためのポイントを正しく理解する必要があります。以下では、チームでタスク管理するための大切な3つのポイントをご紹介します。

共同でタスク編集ができるか

社員が共同でタスクを編集できる環境を整えましょう。エクセルを使用してタスク管理する場合、共有されたファイルは複数の社員が同時に編集できないので待ち時間が発生します。他の社員の編集作業が終わるまで、プレビューで編集することはできますが、あとからデータの統合作業が必要になるので、ストレスや業務ミスにつながりやすくなります。そのため、スムーズなタスク管理を実現するためには、リアルタイムで共同編集できるツールを導入する必要があります。

モバイル端末からも利用できるか

モバイル端末からでもタスク管理しやすいかは重要なポイントです。PCからしか利用できないツールでは、営業などの社外へ出ることが多い職種や、通勤時にタスクを確認したい社員のニーズを拾えません。ガントチャートを作成できるエクセルは、本来PC向けの表計算ソフトなので、モバイル端末の小さな画面では利用しにくいケースが多々あります。そのため、マネジメント的な側面だけでなく、タスク管理を必要とする社員の目線に立ったタスク管理をするならば、スマホなどのモバイル端末からも利用できるツールを選びましょう。

ガントチャート以外の機能も利用できるか

エクセルの弱点をカバーできるタスク管理ツールですが、中にはタスク管理以外の機能を中心とするツールや、ガントチャート専門のツールもあります。ただし、プロジェクトを進めるなかで、「マイルストーンを組みたい」「カンバン形式でタスクを一覧で確認したい」といった要望は必ず発生します。その場合、各目的で複数のツールを使い分けるのは非効率であり、情報の分散が発生して目的の情報がすぐに見つからないという状況が多発します。そのため、チームで円滑なプロジェクト運営を実現するためには、タスク管理に関する機能がオールインワンで詰まっているツールを選びましょう。

チームのタスク管理におすすめのツール

以下では、チームのタスク管理におすすめのツールをご紹介します。チームでタスク管理をする場合には、ストレスなく編集・管理できる環境が必要です。そのため、社員全員でタスクの共同編集が可能で、働き方の多様化に対応できるマルチデバイスのツールを導入しましょう。たとえば、効率的なタスク管理が可能なBacklogは、いつでも、どこからでも、どの端末でもタスク管理できるストレスフリーなタスク管理ツールで、タスク管理・プロジェクト管理に関する機能がオールインワンで詰まっています。 Backlogはエクセルとは違い共同作業が可能で、ガントチャートを作成してすぐにメンバーに共有できます。

タスク管理ツールなら：Backlog

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Backlogは、機能が豊富でカスタマイズ性の高いタスク管理・プロジェクト管理ツールです。ガントチャート機能やマイルストーン機能、カンバンボード形式のタスク管理機能が備わっており、進捗管理に必要な機能がオールインワンで詰まっています。

こんなチームにオススメ

IT企業・ITツールに慣れている若手中心の企業…ITリテラシーが高ければ、すぐに使いこなせます。

導入担当者を1人割り当てられる、中〜大企業…導入担当者が利用方法を設計し浸透させれば、問題なく利用できます。

エクセルやスプレッドシートを使った進捗管理に限界を感じているチーム…タスク管理・プロジェクト管理に特化した機能が完備されています。

Backlogの料金

スタータープラン：2,640円／月（ユーザー数30人まで）
スタンダードプラン：12,980円／月（ユーザー数無制限）
プレミアムプラン：21,780円／月（ユーザー数無制限）
プラチナプラン：55,000円／月（ユーザー数無制限）

Backlogの料金の詳細はこちらから

エクセルでタスク管理する方法まとめ

エクセルでタスク管理する場合は、チーム全体の進捗を把握できるようにガントチャートを作成しましょう。一方で、エクセルは、チームのタスク管理に不可欠な共同編集ができず、モバイル端末でも利用しにくいというデメリットがあります。チームのタスク管理で、最大限の効果を実感するためには、Backlogのようなツールを使った管理が必要です。Backlogを活用すれば、ガントチャートはもちろん、マイルストーン機能やカンバン形式のタスク管理機能も利用でき、チームのタスク管理がこれ１つで完結します。 無料トライアルもできるので、ぜひBacklogでチームの円滑なタスク管理を実現しましょう。

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