【iPhone・Android】進捗管理アプリトップ6！成功させる5つの鉄則もご紹介

プロジェクトを成功させるためには、プロジェクトの管理者がメンバーの進捗を適切に管理・調整しなければなりません。進捗管理にかかるムダを減らして効率化するツールのひとつに、進捗管理アプリがあります。一方で、現在多くの進捗管理アプリがリリースされているので、「どのアプリを導入すれば良いのか判断できない」とお悩みの方も多いのではないでしょうか。そこで今回は、おすすめの進捗管理アプリランキングと、進捗管理を成功させる5つの鉄則を中心にご紹介します。厳選された進捗管理アプリからチームにマッチするものを選び、適切な進捗管理を実現させたい担当者の方は必見です。

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進捗管理に必要な機能がオールインワン。
豊富な機能でチームのタスク・プロジェクトを効率的に管理できるツール「Backlog」。

ITリテラシーが高いチーム・若手中心のチーム・中〜大企業には最適のツールです。
https://backlog.com/
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おすすめの進捗管理アプリランキング

以下では、おすすめの進捗管理アプリトップ5をご紹介します。進捗管理アプリには、進捗管理する機能があることは大前提です。しかしほかにも、プロジェクトの情報を蓄積するノート機能や、メンバー同士がやりとりするメッセージ機能があれば、よりマネジメントしやすい環境になります。また、IT企業では機能が豊富なアプリが、非IT企業では、ITに詳しくないメンバーが利用しても、ストレスなく簡単に使いこなせるようなシンプルなアプリが最適です。あくまでも進捗管理アプリは、プロジェクトの管理者やメンバーをサポートするものであり、機能に過不足があっては非効率です。そのため、「進捗管理する機能」「情報をストックする機能」「コミュニケーションを促す機能」の3つが、ひとつのアプリで利用できるBacklogやStockを導入すれば、プロジェクトを円滑にするために必要な要素のすべてが網羅され、操作性が高い上にシンプルなので、導入したその日から誰でも使いこなせます。

第1位 IT企業の進捗管理なら：Backlog

https://backlog.com/

Backlogは、機能が豊富でカスタマイズ性の高いタスク管理・プロジェクト管理ツールです。ガントチャート機能やマイルストーン機能、カンバンボード形式のタスク管理機能が備わっており、進捗管理に必要な機能がオールインワンで詰まっています。

こんなチームにオススメ

IT企業・ITツールに慣れている若手中心の企業…ITリテラシーが高ければ、すぐに使いこなせます。

導入担当者を1人割り当てられる、中〜大企業…導入担当者が利用方法を設計し浸透させれば、問題なく利用できます。

エクセルやスプレッドシートを使った進捗管理に限界を感じているチーム…タスク管理・プロジェクト管理に特化した機能が完備されています。

Backlogの料金

スタータープラン：2,640円／月（ユーザー数30人まで）
スタンダードプラン：12,980円／月（ユーザー数無制限）
プレミアムプラン：21,780円／月（ユーザー数無制限）
プラチナプラン：55,000円／月（ユーザー数無制限）

Backlogの料金の詳細はこちらから

第2位非IT企業のタスク管理なら：Stock

https://www.stock-app.info/

Stockは、非常にシンプルなノート型情報共有ツールです。タスク管理機能も中心機能の１つで、タスクの依頼者・担当者・期限を設定することで、タスクの関係者に期日に通知を配信できます。チームメンバー全員のタスクを、「タスク一覧」画面から一覧形式で確認できます。

こんなチームにオススメ

非IT企業…ITの専門知識がないチームでもすぐに使えるように設計されています。

紙・口頭での情報共有に限界を感じているチーム…紙のノートに書いていることや、口頭で伝えていることをそのままノート・タスクに記載するだけです。

チャット・メールを使っているチーム…「ノート」にまとまった量の情報を記載できるため、「チャットだと情報が流れていく」「メールだと情報が埋もれる」という悩みが解消されます。

ファイル共有ツール・オンラインストレージを使っているチーム…「ファイルをいちいち探して、名前をつけて保存する」ことの面倒臭さを解消できます。一画面で完結していて、すぐにノートまでアクセスできます。

Stockの料金

フリープラン：0円／月
ビジネスプラン：1,980円〜／月（5人で利用の場合に1,980円）
エンタープライズプラン：4,800円〜／月（5人で利用の場合に4,800円）

Stockの料金の詳細はこちらから

第3位 Jira Software（ジラソフトウェア）

Jira Softwareの特徴

ビューを切り替えて進捗管理するツール

プロジェクトのタスクを集約管理して、カンバンやスクラムボードなどのさまざまなビュー(表示方法)でタスクを表示できます。

多種多様な追加機能

プロジェクトやチームのニーズによって、3,000以上の柔軟な機能追加ができます。

Jira Softwareの気をつけたい点

多機能ゆえに使いこなすのが難しい

タスクの表示方法を変更するビュー機能や開発ツールとの連携、多種多様な機能追加など、ITに詳しくない社員が使いこなすためには時間が必要です。

Jira Softwareの料金形態

Free：$0(10ユーザーまで)
Standard：$7/ユーザー/月以下(サイト単位で上限20,000 ユーザー)
Premium：$14円/ユーザー/月以下(サイト単位で上限20,000 ユーザー)
Enterprise：要見積もり(サイト単位で上限20,000 ユーザー)

Jira Softwareの詳細はこちら

第4位 kintone（キントーン）

kintoneの特徴

プロジェクトの進捗を見える化

担当者ごとの仕事量や未処理のタスク数などがグラフに反映されるので、進捗がひとめで把握できます。

独自のシステムを構築できる

進捗管理だけでなく、Kintone内で用途に合わせたアプリを選択して、独自のシステムを作成できます。

kintoneの注意点

カスタマイズできるエンジニアが必要

豊富なカスタマイズが可能ですが、運用するには専門的な知識を持つ社員が必要です。

多機能ゆえに、導入と運用に時間がかかる

利用できる機能が多いので、導入時の環境整備やメンバーのリテラシー教育に時間がかかります。

kintoneの料金体系

ライトコース：780円/ユーザー/月
スタンダードトコース：1,500円/ユーザー/月
モバイルセキュリティを強化するセキュアアクセス機能(250円/ユーザー/月)、ディスク増設(1,000円/10GB)などがオプションで選べます。

kintoneの詳細はこちら

第5位 Trello（トレロ）

Trelloの特徴

カンバン方式のボードやカードを利用してタスクを管理するツール

付箋のように貼り付けて利用するので直感的に利用でき、自由度も高いので、利用範囲が幅広いのが特徴です。

Trelloの注意点

スマホでは使いにくい

PCでは横長のボードでプロジェクトの全体を把握できますが、スマホからはボードを俯瞰して眺められません。

公開設定になっている場合、誰でもアクセスできてしまう

Trelloに記載されている内容は共有範囲を設定できますが、[公開]を選択している情報は外部からもアクセス可能になるので、注意が必要です。

Trelloの料金体系

FREE：$0
STANDARD：$6 USD/ユーザー/月
BUSINESS CLASS：$12.50 USD/ユーザー/月
ENTERPRISE：$17.50 USD 以下/ユーザー/月
超過基準の5,000ユーザー以上は営業窓口に要問い合わせ

Trelloの詳細はこちら

進捗管理の目的

プロジェクトの進捗を管理することには、以下のような2つの目的があります。

プロジェクトを期限までに完了させる。
早期に課題を発見し、適切な処置をする。

どちらの目的も最終的な「成果物を取引先に納品して利益を得る」というプロジェクトの目的を達成するためにあります。そのため、各社員に割り当てるタスク(やるべき仕事)に、明確な期限を設定せず、一元管理をしなければプロジェクトは失敗します。したがって、進捗管理はプロジェクト成功になくてはならないプロセスと言えます。

進捗管理を成功させる5つの鉄則

進捗管理アプリはあくまでサポートツールなので、進捗管理を確実に成功させるためには理解しておくべきポイントがあります。以下では、進捗管理を成功させる5つの鉄則をご紹介します。

目的と手段を混同しない

プロジェクトが失敗する根本的な原因のひとつに、目的と手段の混同があげられます。プロジェクトと進捗管理は、「プロジェクトが目的、進捗管理は手段」 が本来の関係です。しかし、進捗管理の方法論やツールの導入のみに腐心してしまうと、「進捗管理を成功させること」が目的になってしまいます。進捗管理はあくまでもプロジェクトを成功させるために、社員のタスクを適切に管理・調整する手段です。そのため、最終目的は「納期までに成果物を納めること」という認識を常に持ち、手段である進捗管理と混同させないようにしましょう。

曖昧さは排除する

進捗管理において「曖昧さ」は、プロジェクトの遅延などの大きなミスにつながる可能性があるので、取り除く必要があります。プロジェクトの管理者とメンバーは立場が大きく異なるので、把握している情報や認識もズレてきます。たとえば、メンバーが「このタスクはもうすぐ終わります。」と管理者に伝えた場合、全体を統括する管理者と、他のタスクも抱えているメンバーでは、「もうすぐ」の捉え方が異なる可能性が高いのです。そのため、適切な進捗管理をするためには、曖昧な言葉や表現を使うのは可能な限り避け、数字などの客観的な情報でやりとりをしましょう。

タスクの優先順位を見誤らない

タスクには優先度があり、プロジェクトを成功に導くためには、優先順位を見誤らないことが重要です。タスクの優先順位に配慮せずに業務を進めると、緊急ではないタスクばかりに時間を費やしてしまうので、プロジェクトの根幹に関わる仕事が後回しになり、大きなトラブルにつながるからです。そのため、プロジェクトの管理者には、すべてのタスクの優先度を適切に見極める能力が求められます。以下は、タスクごとの優先度を簡単に判別できるマトリックスです。

縦軸はタスクの重要度を、横軸はタスクの緊急度を示しており、最も優先度が高いタスクは第1領域のタスクとなります。第2領域のタスクは、中長期的な取り組みが必要なタスクであり、第3領域のタスクは、緊急度は高いですがあまり時間と労力を集中しすぎないように処理すべきものになります。プロジェクトの管理者は、以上のようなフレームワークを活用して、タスクの優先度を適切に管理すれば、円滑なプロジェクト運営の実現に一歩近づけます。

コミュニケーションがとりやすい仕組みをつくる

プロジェクトメンバーが働きやすい環境を整えることも管理者の役割です。具体的には「メンバー同士が気軽にコミュニケーションがとれる仕組みづくり」をしましょう。コミュニケーションが活発でない環境では、プロジェクトに関する重要なやりとりにもハードルを感じてしまい、一部のメンバーだけが情報を持っている状況になります。そのため、雑談などの日常的な会話を欠かさずにしたり、メッセージ機能を使って近況報告をし合ったりする文化を少しずつ広げていきましょう。進捗管理ができるアプリにメッセージ機能があれば、プロジェクトのやりとりも可能なので一石二鳥です。

情報は「共有」と「一元管理」を徹底する

プロジェクトの進捗管理において重要なのが、情報の共有と一元管理です。プロジェクトは個人ではなく、さまざまなメンバーと協働する仕事なので、「誰もが情報を扱いやすい環境をつくること」が管理者の使命になるからです。情報共有の目的は、認識の齟齬を減らすことです。リアルタイムで情報共有できる環境があれば、プロジェクトを進める上でメンバー全員が正しい情報をもとに、正しい選択ができます。また、一元管理の目的は、メンバーが情報へ簡単にアクセスできるようにすることです。たとえば、情報管理とタスク管理を別のアプリケーションで運用している場合には、プロジェクトの情報が分散してしまい、「あの情報はどこに保存されているのか。」「このタスクは何を参考に進めればいいのか。」と混乱を招きます。そのため、プロジェクトに関するすべての情報を、ひとつの管理アプリで管理するなどの工夫が情報の一元管理になります。たとえば、進捗を把握するために必要なタスク管理機能や、メンバー同士でコミュニケーションがとれるメッセージ機能、プロジェクト情報を保管できるノート機能の3つが利用可能なBacklogやStockがあれば、プロジェクト情報の一元管理が簡単に実現します。

進捗管理できるアプリの3つのメリット

進捗管理アプリを導入することで具体的にどのようなメリットがあるのかを把握しておけば、どのように運用すれば、より成果につながるのか考えられます。以下では、進捗管理できるアプリの3つのメリットをご紹介します。

進捗がひとめで把握できる

プロジェクトの進捗管理ができるアプリを利用すれば、メンバーの進捗状況をすぐに把握可能です。たとえば、各メンバーのタスクが一覧管理できるアプリでは、「誰に、何のタスクが割り振られ、いつまでに完了する予定で、タスクの状況はどうか」を一度に把握可能です。さらに、詳細条件検索ができるアプリでは、期日が迫っているタスクや、特定の担当者のタスクだけを一覧表示することも可能です。また、Excelなどで進捗管理する方法と比較して、リアルタイムで正しい情報を把握できるのがメリットです。進捗がすぐに確認できても正確な情報でなければ意味がありませんが、進捗管理アプリでは、変更した情報はすぐに全メンバーのアプリに反映されます。そのため、進捗管理アプリを導入すれば、常に最新の進捗を把握できるようになり、課題の早期発見にもつながります。

タスクの依頼、連絡が簡単にできる

進捗管理アプリのなかには、メンバーへのタスク依頼や連絡が簡単にできるものがあり、円滑なプロジェクト運営を支えています。プロジェクトの管理者は、プロジェクトを成功させるために必要なタスクを社員に依頼しなければなりませんが、ひとりひとりにメールやチャットアプリで連絡するのは手間になります。そのため、タスクの依頼が簡単になり、メンバーもあとから簡単に確認できる仕組みが必要です。たとえば、タスクの名称を入力して、担当者と期限を選択するだけでメンバーへの依頼が完了し、依頼したタスクは一覧で確認できる環境は、最適と言えます。そのため、進捗管理を効率化したいと考えている場合には、プロジェクトの管理者とメンバーが簡単にタスクの運用ができるアプリを選びましょう。

タスクを詳細条件で絞り込める

タスクを詳細条件で絞り込む機能は、プロジェクトの管理者だけでなくメンバーにも必要な機能です。具体的には、条件に当てはまるタスクだけを一覧表示する機能のことで、膨大な情報のなかから知りたい情報だけをピックアップするのに役立ちます。たとえば、「○月○日から△月△日までにやるべきタスク」を確認したい場合、期限を条件に絞り込めば、該当するタスクだけが一覧表示されます。また、担当者を条件に検索すれば、メンバーひとりひとりの進捗状況を確認できます。プロジェクトが大きくなるほど、管理しなければならないタスクも増えるので、管理しやすいように見え方を変える機能は円滑な進捗管理に必要不可欠です。

失敗しない進捗管理アプリの選び方

チームにマッチする進捗管理アプリを選ぶためには、選定ポイントを理解しておく必要があります。以下では、失敗しない進捗管理アプリの2つの選び方をご紹介します。

チームに適切な機能が過不足なくあるか

進捗管理できるアプリは無数にありますが、プロジェクトチームに利用を浸透させるためには、機能不足でもなく、多機能でもないアプリが求められます。機能不足のアプリはプロジェクトの運用自体が進まない可能性が高く、逆に多機能なアプリはITリテラシーの低いメンバーが使いこなせず、高い運用コストだけがかかる状況に陥ってしまいます。そのため、必要な機能に過不足がないアプリを見つけるためには、「必要な機能は何か」を明らかにしましょう。そのため、「なぜ導入を検討し始めたのか」という点から導入目的を設定し、目的を果たすために必要な機能に目星を付けていきます。

無料トライアルできるか

実際に運用するなかで使用感やメンバーの反応を確認するために、無料トライアルやフリープランでお試しできるアプリを選びましょう。「大手企業に導入実績がある」「メジャーなアプリでCMもしている」というような理由で、本格運用までスピーディーに進めてしまうと、イメージしていた使い勝手とは違っていたり、ほとんどのメンバーが従来のやり方に戻ってしまったりという問題が起こります。そのため、チームの環境にマッチしたアプリを選ぶためには、試運転ができるものを候補にしましょう。

【iPhone・Android】進捗管理アプリランキングまとめ

進捗管理アプリを導入することで、プロジェクトメンバーの進捗がすぐに把握でき、情報の共有と一元管理が可能です。また、プロジェクトメンバーも自分のタスクを一覧管理できるので、やるべきことを常に確認するようになります。プロジェクトの管理者とメンバーが進捗管理にストレスを感じることなくタスクに取り組むためには、BacklogStockのようなツールを使った管理が必要です。いずれのツールも、進捗管理に欠かせないタスク管理機能と、コミュニケーションを促す機能があり、プロジェクト全体を管理できるアプリになっています。 無料トライアルもできるするので、ぜひBacklogやStockで進捗管理を徹底して、プロジェクトを成功に導きましょう。

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第3位 Jira Software（ジラソフトウェア）

Jira Softwareの特徴

Jira Softwareの気をつけたい点

Jira Softwareの料金形態

第4位 kintone（キントーン）

kintoneの特徴

kintoneの注意点

kintoneの料金体系

第5位 Trello（トレロ）

Trelloの特徴

Trelloの注意点

Trelloの料金体系

進捗管理の目的

進捗管理を成功させる5つの鉄則

目的と手段を混同しない

曖昧さは排除する

タスクの優先順位を見誤らない

コミュニケーションがとりやすい仕組みをつくる

情報は「共有」と「一元管理」を徹底する

進捗管理できるアプリの3つのメリット

進捗がひとめで把握できる

タスクの依頼、連絡が簡単にできる

タスクを詳細条件で絞り込める

失敗しない進捗管理アプリの選び方

チームに適切な機能が過不足なくあるか

無料トライアルできるか

【iPhone・Android】進捗管理アプリランキングまとめ

第2位非IT企業のタスク管理なら：Stock