プロジェクト管理に必要な報告書とは？記載すべき項目から共有ポイントまで解説

プロジェクトの進捗状況の報告にはプロジェクト報告書の作成が必要不可欠です。しかし、どのような内容を報告すべきかわからず、書類形式ではなく口頭での報告になってしまっているという方も多いのではないでしょうか。そこで今回の記事では、そもそもプロジェクト管理における報告書とは何なのかという点から解説します。また、立場別に報告書へ記載すべき項目や、進捗共有を行う際のポイントについてもご紹介しますので、進捗報告や報告書の作成にお悩みの担当者の方は必見です。

ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
プロジェクト管理に必要な機能がオールインワン。
豊富な機能でチームのタスク・プロジェクトを効率的に管理できるツール「Backlog」。

機能が豊富で、ITリテラシーが高いチーム・若手中心のチーム・中〜大企業には最適のツールです。
https://backlog.com/
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー

プロジェクト報告書の役割とは

プロジェクト報告書は、プロジェクトの現状把握や問題解決、そしてその結果どうなったのかを報告するための書類を指します。報告する立場やポジションによって報告すべき内容は異なりますが、「結果を伝える」「次のアクションに繋げる」内容であることはどちらも共通しています。口頭での報告の場合、管理者は報告を聞くだけで時間を消費してしまううえ、報告者も上司に報告するタイミングを見計らわなければならないというデメリットがあります。報告書での報告に切り替えると、こうした報告に関連する余計な負担を軽減できるようになります。

プロジェクト報告書に記載すべき項目とは

ここでは、プロジェクト報告書に記載すべき項目について解説します。報告書では立場やポジションによって記載すべき項目が異なるため、どの立場から報告を行うのかによって記載内容を変えていく必要があります。

プロジェクトメンバーの記載項目

プロジェクトメンバーが報告書を記載する際は、基本的には以下の項目を記載する必要があります。

進捗率
実績
プロジェクト進行に影響する恐れのある問題
問題に対する解決策
疑問点
進捗が遅れる場合は具体的な原因と完了日

管理者は報告書をもとに、今どの程度の作業が終わっているかを確認し、納期までに間に合うかどうかの確認を行います。そのため、進捗率や現在の実績の報告は重要です。現在の状況はもちろんですが、万が一作業に遅れが出そうな場合は、完了できる期日についても明確化しておきましょう。また、プロジェクトの進行において、障害や問題となる部分がある場合には具体的に記載し、原因と考えられる解決策も報告しましょう。実際にプロジェクトを進行しているからこそ分かる情報を管理者へと報告しておくことで、管理者の目の届いていない箇所の問題を早い段階で解消できるようになります。

プロジェクトマネージャーの記載項目

プロジェクトマネージャーは、プロジェクト全体の現状を報告書に記載する必要があります。項目としては以下のような項目が挙げられます。

プロジェクトの進捗状況における評価
現時点で発生している問題への対処法
プロジェクトの進捗状況
リスクとなる要因

プロジェクトマネージャーの報告書は、プロジェクトメンバーから受けた報告書をもとに作成します。プロジェクトメンバーよりも広い視野で、プロジェクト全体を俯瞰できる報告書の作成に努めましょう。分かりやすくするためにも、数字を利用して、内容により具体性を持たせることをおすすめします。プロジェクトメンバーの報告書における対策は、あくまでもメンバー目線での試作案ですが、プロジェクトマネージャーの報告書では実際の行動方針となります。問題解決のための道筋を明確化しながら作成しましょう。

進捗状況を報告する際の6つのポイント

ここでは、進捗状況を報告する際に気を付けるべき6つのポイントについて解説します。

結果から伝える

報告は結果から伝えるようにしましょう。経緯から長々と書く方法は一見丁寧に見えますが、最後まで読まないと結果がわからないため、報告を受ける側の時間を無駄に消費させることになります。結果を報告の頭に書くことで、結果がいいのか悪いのかがすぐに分かるようになります。さらに、悪い結果だった場合は、管理者は問題点を考えながら報告書が読めて効率的です。そのため、仮に悪い報告であったとしても、結論から書き出すようにしましょう。

簡潔にまとめる

報告書では、内容を箇条書きにして簡潔にまとめましょう。文章で冗長に記載された報告書では抽象的な報告になりやすいからです。具体的な進捗状況を報告するためにも、タスクを細かく分け、タスクごとの進捗を正確に報告します。既にご紹介したように、報告書を作成する一番のメリットは、管理者が短時間で進捗状況が把握できることです。メリットを最大限に生かすためにも、内容はできるだけ簡潔にまとめる必要があります。どうしても長文になってしまう場合は、文頭にサマリーを付けるなどして、管理者が効率的に内容が確認できる工夫を施すことをおすすめします。

報告書だけで内容を理解できるようにする

報告書は、それを見ただけで内容が理解できるように記載しましょう。報告書のなかには、進捗率や結果だけが書かれており、具体的に何故そうなったのかが分かりにくいものがあります。こうした報告書では、管理者は報告内容について報告者に確認する必要が出てきてしまいます。効率的な報告のために報告書を利用しているにも関わらず、このような手間が発生してしまえば時間のロスとなります。そのため、報告書を作成する際は、読み手の立場に立ち、分かりにくい箇所がないように記載していきましょう。

マイナスの報告もする

プロジェクトにおける報告は必ずしもプラスの報告だけでなく、場合によってはマイナスの報告をすることもあるでしょう。しかし、プロジェクトにおいてはマイナスの報告こそが最も重要な情報だとされています。マイナスの報告の場合、即座に対策を立てる必要があるからです。そのため、ミスを隠すことなく、正確に報告しましょう。このとき、自分の感情は交えずに、現状をありのままに報告します。報告する内容が不正確なものであれば、プロジェクト管理にゆがみが発生してしまい、結果としてプロジェクト全体に大きな影響を及ぼしかねないからです。マイナスな報告は伝えにくいものですが、隠さずに速やかに報告することで、トラブルへの早期対策が立てやすくなります。

ミスへの対応を伝える

ミスが発生した場合は、そのミスに対してどのような対応をしたのかも報告しましょう。業務を行ううえで、ミスはつきものです。しかし、単にミスが起こった事実のみを報告するのでは、正しい報告ができているとは言えません。そのミスが発生した際に、自分はどのような対応を行ったのかも記載しましょう。もし、まだそのミスに対しての対応が済んでいない場合は、これから取ろうと考えている対策について記載します。今後の対策について触れることで、管理者に担当者の努力が伝わるようになります。

報連相をこまめに行う

報告は可能な限りこまめに行うようにしましょう。細かな進展でも逐一報告をしていくことで、管理者からの信頼が高まります。「あまりにも確認・報告しすぎるとしつこく感じてしまうのではないか」と思う方もいるかもしれませんが、確認不足によるトラブルを防げるという意味でもこまめな報連相は大切です。あまりにも頻度が多いのと感じるのであれば、報告の際に「念のためお伝えします」など一言添えてもいいでしょう。

報告書の項目作成や書類の作成・管理におすすめのツール

ここでは、報告の項目作成や書類の作成・管理におすすめのツールをご紹介します。報告書は日ごろの業務と密接に関係するゆえに重要性に気付きにくいですが、実は請求書や契約書同様に社内で管理すべき重要な文書のひとつです。そのため、作成した報告書は適切に管理する必要があります。報告書の効率的な管理のためには、文書管理が行えるツールの導入が必要不可欠です。今回ご紹介するStockは、報告書の項目や書類の作成・管理が行える情報共有ツールです。 Stock内に作成した報告書を保管することはもちろん、ノートに直接テキストを入力すれば、容易に報告書作成が可能です。また、ノートに紐づくメッセージを利用すれば、報告書の提出連絡や管理者からのフィードバック、不明点があった場合の確認などがすべてツール内で行えるようになります。

プロジェクトの報告書作成なら：Stock

https://www.stock-app.info/

Stockは、非常にシンプルなノート型情報共有ツールです。紙のノートに情報を書くのと同じように「ノート」に情報を記載するだけで、すぐにまとまった内容がチームメンバーに内容が共有されます。基本的な機能は一画面で完結していて、サクサクと情報にアクセスできます。

こんなチームにオススメ

ファイル共有ツール・オンラインストレージを使っているチーム…「ファイルをいちいち探して、名前をつけて保存する」ことの面倒臭さを解消できます。一画面で完結していて、すぐにノートまでアクセスできます。
非IT企業…ITの専門知識がないチームでもすぐに使えるように設計されています。

紙・口頭での情報共有に限界を感じているチーム…紙のノートに書いていることや、口頭で伝えていることをそのままノート・タスクに記載するだけです。

チャット・メールを使っているチーム…「ノート」にまとまった量の情報を記載できるため、「チャットだと情報が流れていく」「メールだと情報が埋もれる」という悩みが解消されます。

Stockの料金

フリープラン：0円／月
ビジネスプラン：1,980円〜／月（5人で利用の場合に1,980円）
エンタープライズプラン：4,800円〜／月（5人で利用の場合に4,800円）

Stockの料金の詳細はこちらから

プロジェクト管理に必要な報告書のまとめ

報告書は、単なる作業状況の報告だけに留まらず、蓄積していけば社内のナレッジとして利用できるようにもなります。適切な蓄積のためにも、ITツールを導入して、過去のデータを分かりやすいように管理し、運用していきましょう。今回ご紹介したStockは該当情報へのアクセス性が高い評価を受け、現在80,000社以上の企業に導入されている情報共有ツールです。フォルダやタグの利用により、該当情報を視覚的に分かりやすく格納・分類が行えます。また、報告書に必要な項目は「テンプレート機能」を用いて統一させられるので、社員ごとに項目を作成しなくても素早く報告書の作成に取り掛かれます。 Stockは無料でトライアルできるので、ぜひStockで報告書の作成・管理を効率化しましょう。

【関連記事】