プロジェクト管理に役立つ手法や成功させるためのポイント7つを解説！

プロジェクトの円滑な進捗のために必要なプロジェクト管理ですが、さまざまな手法があるため、どの方法を採用すべきかお悩みの方も多いのではないでしょうか。そこで今回の記事では、プロジェクト管理に役立つおすすめの手法についてご紹介します。また、プロジェクト管理を成功させるために押さえるべき7つのポイントについても解説しますので、プロジェクト管理にお悩みの担当者の方は必見です。

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プロジェクト管理に役立つ手法とは

ここでは、プロジェクト管理に役立つ手法についてご紹介します。

進捗管理

進捗管理とは、タスクごとの進捗状況をパーセンテージで表示して管理する手法です。目標に対する進捗度数がどの程度進んでいるのかを可視化することで、タスクの遅れが生じた際に早めに対策が練れるのが特徴です。また、進捗管理を利用すると、タスクの進捗具合だけでなく、メンバーの作業状況についても明瞭化できます。そのため、プロジェクト全体の管理にも役立ちます。

EVM

EVMはEarned Value Managementの略で、プロジェクトを時間ではなく人件費や労力などのコストで管理する手法です。EVMではプロジェクト進捗具合を、計画値(PV)や出来高(EV)・実績値(AC)などを積み上げて折れ線グラフで管理します。進捗度とコスト管理の両方の面からプロジェクトの現在の状況が把握できるため、納期やコスト面の問題が発生した場合にすぐ対応が可能になります。

マインドマップ

マインドマップは通常のプロジェクト管理手法と比べて、柔軟性を持ちながらタスク管理ができるツールとして人気です。マインドマップではメイントピックを中心に置き、放射状に展開する枝分かれひとつひとつにそれぞれタスクを設定していきます。メイントピックとの関係性は文字だけでなく画像などとも紐づけられるため、ひとつの画面内に必要な資料がまとめられるのが特徴です。

カレンダー

カレンダーは、スケジュール管理において人気のプロジェクト管理手法です。カレンダーにプロジェクトのタイムスケジュールを記載し、管理していきます。円滑に時間管理を行うためにも、スケジュールを立てる際は、納期までの時間から逆算して計画を立てましょう。このとき、管理者だけがアクセスできるカレンダーではなく、チーム全員がアクセスできる共有カレンダーにしておくことを忘れてはいけません。共有カレンダーとして作成することで、メンバーそれぞれが作業状況やスケジュールを確認できるため、作業の遅れがあるメンバーのサポートに入るなどの対策が練りやすくなります。

タイムライン

タイムラインはチームの作業効率の向上に役立つ手法です。タイムラインを使用することで、時系列ごとのタスク表示が可能です。そのため、タスクをいつ実行すべきかが可視化できるようになります。他の手法と異なり柔軟性がある管理手法のため、計画に合わせて簡単に調節ができるのが特徴です。一方で、作業の進捗状況を表示させるには制限があるため、進捗状況の明確化のためには別の手法も併用する必要があります。

QFD

QFDはQuality Function Deploymentの略で、顧客ニーズを起点として製品開発にさまざまな情報や業務をどのようにするべきかを見える化する製品開発の手法です。元々は品質管理のための手法でしたが、近年では顧客にとって魅力的な商品を生み出すために必要な製品やサービスを考えるための、商品企画手法として取り入れられる傾向があります。 QFDの利用により、プロジェクトメンバーは「開発において狙うべき品質」と「製品開発の各工程で実現すべき目標や達成すべき課題」が共有できるようになります。

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プロジェクト管理を成功させるための7つのポイントとは

ここでは、プロジェクト管理を成功させるために押さえるべき7つのポイントについて解説します。

プロジェクトの目的を明確にする

プロジェクト管理を成功させるためにも、まずはプロジェクトの目的を明確にしましょう。何を目的にプロジェクトを進めているのかが不明瞭だったり、メンバーの認識に相違があったりすればプロジェクトはスムーズに進行しません。そのため、チーム内でプロジェクトの目的について共有しておく必要があります。「恐らく理解しているだろう」という思い込みで行動してしまえば、思わぬトラブルを招きかねないため、「全員で協力して目指すべきゴール」を確実に共有しましょう。

メンバーの意識改革を行う

プロジェクトにはさまざまなメンバーが関わるため、メンバーの意識改革を行っておくことも大切です。プロジェクトの成功にはメンバーの当事者意識が大切です。当事者意識があるメンバーなら、プロジェクト成功のために主体的に行動ができるからです。逆に当事者意識の低いメンバーであれば他責的になってしまい「管理者から指示されていないからやらなかった」という事態に陥りかねません。メンバーに当事者意識を持ってもらうためにも、それぞれにプロジェクトにおける目標を持たせたり、期待感を伝えるなどの方法を積極的に利用しましょう。

リソースは十分に確保する

プロジェクトの進行を円滑にするためにも、リソースは十分に確保しておきましょう。リソースが不足しているプロジェクトでは、場合によってはプロジェクトの進行が止まってしまう恐れもあるからです。リソース不足を防ぐためにも、プロジェクトの全体像を正確に把握し、工程ごとに必要なリソースを明確にリスト化しておきましょう。また、人やもの・お金などをどのように分配して使用するかも考える必要があります。どの部分にリソースを多く割くべきかはプロジェクトによって異なるため、メンバーの意見もヒアリングしながら調整するのがおすすめです。

コミュニケーションの促進

プロジェクトの進行には、メンバー同士で円滑なコミュニケーションがとれる環境も大切です。コミュニケーション不足は、チーム内の関係やプロジェクトの進行に悪い影響をもたらします。コミュニケーションが円滑にとれていれば、サポートに回れたような状況でも、コミュニケーション不足が原因で声掛けができず、結果として進行に遅れが生じてしまうというのはよくある話です。特に、大規模なプロジェクトになると関係者の数が増え、コミュニケーション不足が発生しやすくなるため注意しましょう。

工数の細分化

プロジェクトの進行に必要な工数は、出来る限り細分化してタスク化しておきましょう。工程を細分化すると、業務量や作業プロセスが可視化できるようになります。また、工数を大きく分けすぎたせいで担当メンバーの負担が重くなってしまい、作業の遅れやモチベーションの低下が発生してしまうという事態も防げます。細分化しておけば、万が一の場合には複数人で分業して作業にといった対策もたてやすくなります。

起こりうるトラブルへの対策を練る

プロジェクトにおいてトラブルはつきものです。そのため、あらかじめ起こりうるトラブルへの対策を考慮しましょう。トラブルへの対策を練る際は、まず考えられるリスクをすべて書き出し、発生頻度が高く影響の大きいリスクから対応策を書き出すようにしましょう。優先度の高いものから対応することで、効率的に対策が練られるようになります。

情報共有の徹底

プロジェクトの進行に情報共有は必要不可欠です。情報共有が適切に行われなければ、業務が見える化されません。その結果、プロジェクトの正確な状況の把握ができなくなり、問題が発生しても気付くのに遅れてしまう可能性もあるのです。また、情報共有を行わなければ仕事の属人化が進み、プロジェクトの進行に支障をきたす恐れもあります。こうした問題を解決するためにも、プロジェクトメンバーが必要とする情報に即座にアクセスできる環境を整備しておきましょう。

プロジェクト管理に最適のツール

ここでは、プロジェクト管理をサポートできるおすすめのツールをご紹介します。プロジェクト管理を成功させるためにはいくつかポイントがありますが、そのなかでも今回ご紹介した「進捗管理」に抜け漏れがないように対策を立てておく必要があります。特に、リモートワークが浸透し在宅勤務が増えている昨今では、プロジェクトメンバーであっても顔を合わせずにプロジェクトを進めるという状況も少なくはありません。こうした状況下で抜け漏れなく進捗・タスクを管理するには、ITツールの導入がおすすめです。今回ご紹介するBacklogは、カンバン形式のタスク管理機能はもちろん、プロジェクト管理に必要な機能がオールインワンで詰まっているツールです。Backlogを使いこなすことで、チームのプロジェクト管理を全て１つのツールに一元化できます。

プロジェクト管理なら：Backlog

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Backlogは、機能が豊富でカスタマイズ性の高いタスク管理・プロジェクト管理ツールです。ガントチャート機能やマイルストーン機能、カンバンボード形式のタスク管理機能が備わっており、プロジェクト管理に必要な機能がオールインワンで詰まっています。

こんなチームにオススメ

IT企業・ITツールに慣れている若手中心の企業…ITリテラシーが高ければ、すぐに使いこなせます。

導入担当者を1人割り当てられる、中〜大企業…導入担当者が利用方法を設計し浸透させれば、問題なく利用できます。

エクセルやスプレッドシートを使ったタスク管理に限界を感じているチーム…タスク管理・プロジェクト管理に特化した機能が完備されています。

Backlogの料金

スタータープラン：2,640円／月（ユーザー数30人まで）
スタンダードプラン：12,980円／月（ユーザー数無制限）
プレミアムプラン：21,780円／月（ユーザー数無制限）
プラチナプラン：55,000円／月（ユーザー数無制限）

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プロジェクト管理の手法やポイントまとめ

プロジェクト管理の手法はさまざまですが、それぞれ特徴が異なるため複数の手法を利用して管理を行うこともあるでしょう。複数の手法で管理を行う際は、メンバーが決定事項をすぐに確認できるようにするためにも、作業工程表やスケジュールなどを「一元管理」する必要があります。今回ご紹介したBacklogは、チームのプロジェクト管理を一元化できる点が高い評価を受け、現在10,000社以上の企業に有料プランで導入されているプロジェクト管理ツールです。豊富な機能でどのようなニーズにも対応できるため、さまざまな業種の企業に導入されています。 Backlogは無料でトライアルできるので、ぜひBacklogでプロジェクト管理を効率的に行いましょう。

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