複数プロジェクトを同時並行して管理する4つの手順とは？

プロジェクトの成功のためには、プロジェクト管理が必要不可欠ですが、「複数プロジェクトを掛け持ちで管理しているため、より効率的に管理を行う方法が知りたい」とお悩みの方も多いのではないでしょうか。そこで今回の記事では、複数プロジェクトの管理を行う際の4つのステップとプロジェクト管理ツールの選び方について解説します。

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複数プロジェクトの管理における課題

1つの組織内で、複数のプロジェクトが同時に進行しているという状況は珍しいことではありません。しかし、複数のプロジェクトを同時に管理する場合、「各プロジェクトの進捗状況がわからない」「このタスクの担当者が分からない」などの問題が生じがちです。特に、プロジェクトの規模が大きく関係者の人数が多い場合は、混乱が生じやすくなります。並列するプロジェクトを的確に管理するためにも、総合的な管理体制の構築は必要不可欠です。そのためにも、複数のプロジェクトに関するすべての情報を一元管理し、一目で全体を俯瞰できる環境を作りましょう。プロジェクトに関する情報が散在せず一か所に集めることで、より効果的な管理が行えるようになります。

複数プロジェクトを管理するための4つのステップ

ここでは、複数プロジェクトを管理するための4つのステップについてご紹介します。

プロジェクトをタスクとして細分化

まずはプロジェクトをタスクとして細分化し、状況を把握していきましょう。正確なタスクを把握するために、まずはすべてのタスクを書き出していきます。書き出し終わったら、タスクの期限や工程・担当者を具体的に決めていきます。このとき、ただ割り振っていくのではなく、担当者の能力を見極め、チームメンバーとの能力のバランスを見ながらタスクの割り振りを行うことが大切です。プロジェクトは1人で進められるものではないため、メンバー間でフォローしあえる環境が構築されているかという点についても気を配っておきましょう。

タスクの構造化と優先順位

タスクの細分化が終わったら今度はタスクを構造化し、優先順位をつけていきます。タスクの構造化とは、同じレベルのタスクをまとめ、さらに下に小さなレベルのタスクをまとめていく作業を言います。たとえば、カレーをつくるというタスクに、「食材を買う」「材料を切る」などのタスクを紐づけていくイメージです。基本的に、ひとつのプロジェクトにおけるタスク同士は連結しており、ひとつのタスクが独立していることはありません。そのため、タスクがどこに紐づけられるのかを考え、構造化を済ませていきます。また、複数のプロジェクトを進めていく場合は、プロジェクト間における優先順位についても決める必要があります。優先順位を決める際は、プロジェクトが自社の経営に与える影響の大きさに基づいて行いましょう。どちらがより影響が大きいか迷う場合は、不安要素の少ないプロジェクトの優先順位をあげておくことをおすすめします。

日程計画を立てる

タスク数や規模が同じプロジェクトであっても、日程計画の組み方によってプロジェクトの成功は左右されます。現実的かつ効果的な日程を組むためにも、以下の点に注意しておきましょう。

優先順位を考慮する あらかじめ設定してある優先順位に基づき、プロジェクトを終わらせる順番を決定します。

同メンバーのプロジェクトの場合は、日程をずらしておく 同じメンバーが複数のプロジェクトに関わっている場合、それぞれのプロジェクトの開始日や終了日が同じだと、並行して作業を進める必要が出てきます。また、ひとつのプロジェクトでの作業で遅延やトラブルなどが発生した場合、それ以外のプロジェクトでの作業も滞るので、複数のプロジェクトの進捗に大きな影響を与えかねません。そのため、可能な限り日程をずらして設定しましょう。

プロジェクトの日程をずらして設定すれば、ひとつのプロジェクトに専念して効率的に作業が行えるうえ、他プロジェクトでの遅延に伴う影響も防げるようになります。

重複するタスクの統合 複数プロジェクトで同一のタスクや似たようなタスクが複数ある場合は、タスクを統合し1つのタスクとして処理しましょう。類似するタスクをまとめて終わらせることで、効率的に作業が進められます。

進捗状況の確認

プロジェクト管理は計画を立てれば完了するわけではなく、計画通りに進行しているかの確認が必要です。特に、複数のプロジェクトを管理している場合は、その全体像についても把握できなければなりません。そのため、定期的にプロジェクトごとの進捗会議を行いましょう。会議によって現状を把握し、スケジュールを適宜調整していけば、大幅な遅延を防げるようになります。しかし、会議の頻度があまりに多いとチーム全体の時間を多く消耗してしまうため、頻度については注意が必要です。週に1回程度の頻度にしておくのがおすすめです。

プロジェクト管理ツールの選び方

ここでは、プロジェクト管理を行うITツールの選び方について解説します。

クラウド型かインストール型か

プロジェクト管理ツールには、クラウド型とインストール型の2つのタイプがあります。管理データをインターネット上で保存するか、個人のパソコンを使って保存するかの違いですが、どちらにもメリットとデメリットが存在します。クラウド型の場合、場所や端末を問わずに利用できるため情報のやり取りがしやすいですが、逆にインターネット環境がなければ利用できないというデメリットがあります。一方で、インストール型の場合はアプリケーションに必要な要素を自社側で容易するため高セキュリティが保持されますが、社外に情報を持ち出しにくいというデメリットがあります。特に、他社やフリーランスなどと一緒に行うプロジェクトにおいては弊害となる可能性があります。社内でだけ使えればいいのか、どこでも使えるようにしたいのかなど、自社にどちらのタイプが最適かを考えて検討しましょう。

機能

プロジェクト管理ツールで利用できる機能についても確認しておきましょう。一言にプロジェクト管理ツールとは言っても、ツールによって利用できる機能は異なるため、自社の悩みが解決できるツールを選択する必要があるからです。基本的な機能はもちろんですが、そのツールの一番の強みはどこにあるのかに注目して検討していきます。このとき、漠然と「スケジュールがわかりやすいものがいい」などと考えるのではなく、「スケジュールがカレンダーで表示されるものがいい」「書き込むためのスペースは大きい方がいい」などより詳細に希望する項目を出しておきましょう。実際に利用する際を想定して選んでおくことで、導入前とのギャップを防ぎ、より最適なツールが選択できるようになります。

コスト

コストもプロジェクト管理ツールを選ぶ際には重要な要素となります。管理ツールの多くは、機能制限があるうえで利用できる無料版と、管理ツールにおけるすべての機能が利用できる有料版とに分かれています。また、同時にツールへと接続できる人数によってプランが異なるというツールもあります。そのため、ツールを選ぶ際は、あらかじめ各社員が管理するプロジェクトの規模を把握しておきましょう。また、ツールによっては最低契約期間や最低契約人数などが定められているものあるため、そのツールで最適なプランが選択できるかどうかという点も確認が必要です。

対応言語

プロジェクト管理ツールを選ぶ際は、対応言語についても確認しておきましょう。最近は、海外のツールであっても、翻訳機能などを使って日本で利用するという機会も増えてきています。しかし、細かなニュアンスなどの点から考えると、日本語に対応しているツールや日本人が開発したツールがおすすめです。評判のいい英語版のツールを導入したが、英語で使わなければならないことが心理的な壁となってしまい、結果としてツールを開くのが億劫になってしまったという話はよくあるものだからです。プロジェクト管理ツールは毎日使うものなので、可能な限り言語によるストレスのかからない環境を整えておくことが大切です。

インターフェース

インターフェースは、利用者が感じる「使いやすさ」に直結する問題です。何を使いやすいと感じるかは利用者によって異なるため、自社で関わる、プロジェクトの状況などから傾向を見極める必要があります。たとえば、リモートワークが多い環境であれば、メッセージやチャット機能が見やすく、スケジュールの記入がリアルタイムで同期されるようなものを選ぶのがおすすめです。社外のメンバーが参加するプロジェクトであれば、既に決まった話が再度行われてしまうなどの事態を防ぐために、これまで決まったことがいつでも確認できるようなツールの選択が必要になります。このように、社員が進めていくプロジェクトの特徴に合わせて、使いやすく見やすいインターフェースを探していきましょう。

複数のプロジェクト管理におすすめのツール

複数のプロジェクト管理では、ITツールを用いた管理が必要不可欠ですので、以下では複数のプロジェクト管理におすすめツールを紹介します。プロジェクト管理ツールを導入する際は、いかに「メンバーがストレスなく利用できる環境であるかという点」に注意してツールを導入することが大切です。そのためにも、チームの特性に合わせてツールを選定することが必要です。今回は、ITリテラシーが高いチーム向けのツール「Backlog」と、ITリテラシーが低いチーム向けのツール「Stock」をご紹介します。

IT企業のプロジェクト管理なら：Backlog

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Backlogは、機能が豊富でカスタマイズ性の高いタスク管理・プロジェクト管理ツールです。ガントチャート機能やマイルストーン機能、カンバンボード形式のタスク管理機能が備わっており、プロジェクト管理に必要な機能がオールインワンで詰まっています。

こんなチームにオススメ

IT企業・ITツールに慣れている若手中心の企業…ITリテラシーが高ければ、すぐに使いこなせます。

導入担当者を1人割り当てられる、中〜大企業…導入担当者が利用方法を設計し浸透させれば、問題なく利用できます。

エクセルやスプレッドシートを使ったタスク管理に限界を感じているチーム…タスク管理・プロジェクト管理に特化した機能が完備されています。

Backlogの料金

スタータープラン：2,640円／月（ユーザー数30人まで）
スタンダードプラン：12,980円／月（ユーザー数無制限）
プレミアムプラン：21,780円／月（ユーザー数無制限）
プラチナプラン：55,000円／月（ユーザー数無制限）

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非IT企業のプロジェクト管理なら：Stock

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Stockは、非常にシンプルなノート型情報共有ツールです。紙のノートに情報を書くのと同じように「ノート」に情報を記載するだけで、すぐにまとまった内容がチームメンバーに内容が共有されます。基本的な機能は一画面で完結していて、サクサクと情報にアクセスできます。

こんなチームにオススメ

非IT企業…ITの専門知識がないチームでもすぐに使えるように設計されています。

紙・口頭での情報共有に限界を感じているチーム…紙のノートに書いていることや、口頭で伝えていることをそのままノート・タスクに記載するだけです。

チャット・メールを使っているチーム…「ノート」にまとまった量の情報を記載できるため、「チャットだと情報が流れていく」「メールだと情報が埋もれる」という悩みが解消されます。

ファイル共有ツール・オンラインストレージを使っているチーム…「ファイルをいちいち探して、名前をつけて保存する」ことの面倒臭さを解消できます。一画面で完結していて、すぐにノートまでアクセスできます。

Stockの料金

フリープラン：0円／月
ビジネスプラン：1,980円〜／月（5人で利用の場合に1,980円）
エンタープライズプラン：4,800円〜／月（5人で利用の場合に4,800円）

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複数のプロジェクトを掛け持ちで管理する方法まとめ

複数プロジェクトの管理において、情報を一元管理し把握しやすくしておくことは必要不可欠です。さらに、プロジェクト以外の内容も同一ツール内で完結できるものを選べば、プロジェクト管理に限らず全ての社内情報を効率的に管理できます。自社のDX化を図るという意味でも、プロジェクト管理ツールはプロジェクト管理のみが行えるツールよりも、多くの業務情報の管理へと横展開でき、社内に浸透しやすいツールを選択しましょう。今回ご紹介したツールは無料でトライアルできるので、ぜひBacklogかStockでプロジェクト管理をはじめとする業務の効率化を実現させましょう。

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