プロジェクト管理とは？管理項目から方法まで徹底解説

プロジェクトを成功させるためには、適切なプロジェクト管理が必要になります。しかし、プロジェクトメンバーとしての経験がある優秀な社員でも、いざ管理するとなると「何から手をつければ良いの分からない」と悩んでしまうものです。そこで今回はプロジェクト管理の概要、大まかな流れ、成功させるポイントを中心にご紹介します。

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プロジェクト管理とは何か？

以下では、プロジェクト管理の具体的な方法をご紹介する前に、プロジェクト管理の概要をご説明します。「プロジェクトとは何か」「プロジェクトの成功とは何か」を理解しておくことで、課題に直面したときに役立つ可能性があります。

プロジェクトの定義

プロジェクトとは、明確な目的と期限が設定され、緻密な計画の上で実行する事業や業務を指します。プロジェクトでは、複数の社員で構成されるプロジェクトチームが形成され、プロジェクトの目的を果たすために協働します。プロジェクトには「開始」と「終了」があるので、明確な終了がない通常業務とは性質が異なります。

プロジェクトの成功とは？

プロジェクトの成功は、プロジェクトの成果物を期日までに納品することです。クライアントの課題解決のためには、期日までに一定以上の成果物を提出しなければなりません。プロジェクトを成功させるためには、プロジェクトメンバーが業務をスムーズに遂行できるように、適切にマネジメントする必要があります。アナログなプロジェクト管理は、人的ミスや非効率化を引き起こすため、「プロジェクト管理ツール」を導入して、プロジェクトを成功に導きましょう。

プロジェクト管理ツールの主な機能

デジタルな管理手段のひとつに、プロジェクト管理ツールがあります。以下では、プロジェクト管理ツールがどのようなものなのかを、主要な機能をピックアップしてご紹介します。

工数管理機能

ガントチャート

プロジェクトの進捗を管理するためのスケジュール表です。縦軸にタスクを配置して、横軸に時間軸を設定しているので直感的にスケジュールを把握できます。

カンバン方式

タスクのステータス(状況)を可視化して、何をすべきかをすぐに把握できるようにする機能です。タスクを「Todo(やること)」→「Doing(やっていること)」→「Done(やったこと)」の順で移動させて利用します。

レポート作成

損益や工数原価など、プロジェクトに関するデータをもとにレポートを作成します。グラフと数値の両方を使って予実の比較が可能です。

タスク管理機能

タスクの作成と割り当て

プロジェクトメンバーにタスクを割り当てられます。社員が自分のタスクを設定することも可能です。

タスクの一覧管理

社員に割り振られているタスクを一覧で確認できます。

タスクの条件検索

タスクの期限、担当者、ステータスなどで絞り込み検索ができます。

アラート表示

締め切りが近いタスクを視覚的に把握できる機能です。アラート表示されることで、社員のタスク漏れを防ぎます。

情報共有機能

ノート機能

プロジェクト資料を管理できるノート機能です。ファイルデータではないので簡単に目的の情報にアクセスできるメリットがあります。

メッセージ機能

チャットツールやメールを使わなくてもプロジェクトチームでコミュニケーションが取れる機能です。

検索機能

キーワードやタグ検索など、目的の情報へすぐにアクセスできるようにサポートする機能です。

プロジェクトを成功させる5つのポイント

プロジェクトを成功させるポイントを事前に知っていると、効率と成果の両方を追求するための行動を起こせるので、大きなアドバンテージになります。以下では、プロジェクトを成功させる5つのポイントをご紹介します。

納期を守るためのスケジュール管理を徹底する

プロジェクトの納期を守るためには、社員は、徹底したスケジュール管理に基づいて配分されたタスクを消化しなければなりません。そのため、プロジェクトリーダーはさまざまな要因を考慮しながら、プロジェクト全体のスケジュールを調整し、タスクを配分します。そして、社員は配分されたタスクをもとに個人のスケジュールを組みます。つまり、納期を守るためには計画性のあるスケジュール管理が鍵になるのです。

継続的なコストマネジメントを実施する

限られた予算で最大限の成果を出すために、プロジェクトの初期段階だけでなく、継続したコストマネジメントを行いましょう。見積もりの段階ではプロジェクト全体を正確に把握できないので、予算内で目的を達成できないケースがあるためです。具体的には、プロジェクトを遂行しながら、再評価と制御でプロジェクトを管理しましょう。継続的なコストマネジメントができれば、限られた予算内でプロジェクトの目的が果たせます。

クライアントが期待する成果を提供する

クライアントが期待する、もしくはそれ以上の成果を出すことが必要です。プロジェクトの最終目的はクライアントの課題解決です。そのため、クライアント・ファーストの「成果」が求められ、成功するためにはその成果物を期日までに納品しなければなりません。そのため、クライアントが求める成果を正しく認識し、適切な資源配分をしなければなりません。つまり、クライアントが期待する成果を提供するためには、クライアントをより深く知る必要があり、緻密なプロジェクト計画が求められるのです。

経営資源の権限を有効活用する

プロジェクトに割り当てられた資源を、プロジェクトリーダーが有効活用できる環境を整えましょう。なぜなら、資源管理の権限がプロジェクトリーダーに与えられないプロジェクトは、失敗する可能性が高くなるからです。プロジェクトの成功と資源管理は重要なキーポイントであり、決裁スピードにも大きな影響を与えます。

成果物も管理する

プロジェクトの成果物を適切に管理することは、顧客満足度の向上につながります。成果物は必ずしもプロジェクトの納品物だけではなく、プロジェクトのプロセスで生まれるものも含まれます。そのため、クライアントが中間成果物の納品を求めた際に適切に応じられなければ、顧客満足度は下がります。プロジェクトの計画段階では、クライアントの満足度向上のために、成果物の管理をルール化しましょう。

プロジェクト管理をサポートする主な管理表

プロジェクト管理はさまざまなデータを取り扱うので、それぞれに適切な管理表が必要です。以下では、プロジェクト管理をサポートする主な管理表をご紹介します。

プロジェクト報告書

プロジェクト報告書は、一定期間の進捗を総括するための報告書です。たとえば、一週間で完了したタスクを総括するプロジェクト報告書は、プロジェクト週次報告書といいます。プロジェクト報告書は業務報告として作成されるのではなく、振り返りから課題を発見し、具体的な解決策を実行に移す目的があります。つまり、PDCAサイクルを回して、プロジェクトの改善を果たすために必要な報告書なのです。

課題・リスク管理表

課題・リスク管理表は、プロジェクトを進めるにあたって顕在的な課題と、潜在的なリスクを管理して、適切に対処するために作成します。課題とリスクの要因を明確にして被害を未然に防いだり、最小限に抑えたりする対策を進めます。

プロジェクト採算表

プロジェクト採算表はプロジェクトの収支を管理するために、経費や労務費など、各項目を詳細に分類して作成されます。プロジェクト予算と経費の差がどれだけあるのかを段階的に把握して、各所で調整が必要か否かを明確にする重要な役割を担っています。

アサイン表

アサイン表は、「誰が、どのタスクを担当していて、いつまでに完了するか」を一覧でまとめられた資料です。社員ひとりひとりのタスクを把握し、責任の所在を明らかにする役割があります。割り振られたタスクを確認するために、プロジェクトメンバーが頻繁にアクセスする資料のひとつでもあります。

プロジェクト管理のおまかな流れ

プロジェクト管理の経験がない場合、まずはどのようにプロジェクト管理が行われているかの流れを掴むことが重要です。以下では、プロジェクト管理のおまかな流れをご紹介します。

プロジェクトの目的・目標を確認する

プロジェクト管理の第一段階として、プロジェクトチーム全体で目的・目標の共有をしましょう。目的・目標への認識を統一することは、プロジェクトの方向性を明確化して、モチベーションアップの効果も期待できます。各社員がイメージするプロジェクトの方向性が異なると、情報共有やコミュニケーションなどの段階でもズレが生じてきます。つまり、目的・目標を確認することは、具体的な行動を方向づける重要な要素と言えます。

タスクを洗い出し、細分化する

プロジェクトを成功させるために必要なタスクを、MECE（漏れなく、重複なく）を意識してリストアップします。洗い出しの段階では、タスクの担当者や期日などは考えずに、すべてのタスクを確実に書き出すことだけ考えましょう。リストアップしたタスクのなかには、粒度が大きすぎて具体的に何をすれば良いか分からないタスクがあるので細分化します。たとえば、WEBページを作成するというタスクは大雑把なので、コンセプトを立案する、デザインを作成する、コーディングする、運用テストをするなど、具体的なアクションがイメージできるまで細かくします。そして、最終的に細分化されたタスクには、期日を設定してプロジェクトメンバーに配分していきます。

運用しながら修正する

プロジェクト管理の役割はタスクを割り振るだけでなく、プロジェクトの進捗を把握しながら、不具合がある部分を修正することも含まれます。対応が遅れてしまった場合、QCDに大きな影響を与えてしまう可能性があります。QCDとは、Quality（品質）、Cost（コスト）、Delivery（納期）の頭文字をとったもので、適切なタスク分配やスケジュール管理ができないと、成果物の品質が低下し、余計なコストがかさみ、そして納期に遅れるという事態につながります。そのため、プロジェクトの進捗を常に監視して、問題が大きくなる前に対応するスピード感が求められます。

円滑にプロジェクトを管理する方法

円滑なプロジェクトを実現するためには、いくつかの方法を実践する必要があります。以下では、円滑にプロジェクト管理する方法をご紹介します。

経営資源を適切に管理する

プロジェクトリーダーには、ヒト、モノ、カネの経営資源を管理するスキルが求められます。クライアントが求める成果物を提供するためには、社員に適切な役割を与え、あらゆるツールや手法を駆使し、コスト管理を徹底する必要があるからです。以上のように、プロジェクトと経営資源の調整を繰り返し、適切に管理することではじめてクライアントに価値を提供できます。

プロジェクトを可視化する

円滑なプロジェクト管理をするためには、プロジェクトの進捗を可視化する必要あります。なぜなら、プロジェクトリーダーは「誰が、どの段階でトラブルを抱えているか」を常に把握する必要があるからです。問題が大きくなる前に解決できれば、被害を最小限に抑えられるだけでなく、余計な時間やコストをかける必要がなくなるなどの副次的なメリットも得られます。また、プロジェクトを可視化する方法として、進捗報告をするミーティングやチャットツールでの情報共有が考えられますが、タスク完了からのタイムラグや情報の分散が起こるので最適な方法ではありません。

プロジェクト管理ツールを利用する

円滑なプロジェクト管理を実現するためには、プロジェクト管理ツールを利用して、タスクのステータスを可視化しましょう。プロジェクト管理ツールを使えば、リアルタイムでタスクのステータスが一覧で確認できます。そのため、プロジェクトリーダーは、社員の動きを常に把握しながらプロジェクト全体の調整が可能になるのです。つまり、円滑なプロジェクト管理は、プロジェクト管理ツールを導入することで実現できると言えます。

プロジェクト管理ツールを選ぶ5つのポイント

プロジェクト管理はExcelなどでの管理よりも、専用ITツールを活用すると、プロジェクト管理に特化した機能により管理の効率化が実現できます。自社やチームにマッチするプロジェクト管理ツールを導入するためには、以下の5つのポイントを参考に選定しましょう。

ドキュメント機能があるか

プロジェクト管理ツールにはドキュメント機能があるものを選びましょう。プロジェクトを進めるためには、プロジェクト計画、要件計画、設計管理など、さまざまなドキュメント(資料)を管理する必要があるからです。また、プロジェクトの大切なドキュメントは、一か所で管理できる環境にしなければなりません。情報がいたるところに分散している環境では、多額の予算があったり優秀な社員がいたりしたとしても、最大限のパフォーマンスを発揮できないからです。そのため、プロジェクトの重要な資料を一元管理できるドキュメント機能は、円滑なプロジェクト運営を実現したい企業には最適です。

情報共有機能があるか

プロジェクトの情報を共有する機能は、チームの情報の非対称性をなくすために必要です。プロジェクトメンバーがいつでも、どこからでも情報へアクセスできるようにすると、オフィスに戻らなければ情報が確認できないといった状態を回避できます。また、社員ひとりひとりが認知している情報に偏りがある状態では、チームの連携が上手くいかず、プロジェクト全体の進行にも影響を与えかねません。プロジェクトの情報とは、プロジェクト資料だけでなく、タスクやメッセージの内容も含まれます。そのため、プロジェクトに関するすべての情報をひとつのツールで共有する環境が望ましいです。

リアルタイムの情報共有が可能か

最新の情報にいつもアクセスできるツールを選定しましょう。共有された情報がリアルタイムで確認できない環境では、意思決定のスピードに影響を及ぼす可能性があるからです。たとえば、Excelなどでプロジェクト管理している場合、基本的にリアルタイムで共有できないので、タイミングによっては社員は古い情報にアクセスしてしまう可能性があります。そのため、共有された情報がリアルタイムに反映される、クラウド型のプロジェクト管理ツールの導入がおすすめです。クラウド型のプロジェクト管理ツールを導入すれば、社員は常に最新の情報を活用してプロジェクトに取り組めます。

他ツールと連携するか

プロジェクト管理ツールのなかには、他ツールと連携できるものがあるので事前に確認しておきましょう。すでに導入済みのツールとの連携ができれば、従来より利便性が高まった使い方ができます。しかし、必要以上にさまざまなツールを連携しすぎるとかえって操作が複雑になり、使い勝手が悪くなります。確実に必要な機能がある場合のみ、連携機能は検討しましょう。理想を言えば、ひとつのプロジェクト管理ツールで完結するものを選ぶのがベストです。

低コストで利用できるか

プロジェクト管理ツールは便利なツールですが、可能な限り、低コストで運用できるツールを選びましょう。長期間使い続けるツールなので、高い費用対効果を継続して得るためです。例えば、Backlogはメンバー数に関係なく月額料金が一定なので、大企業ほどコストを抑えて利用できます。

プロジェクト管理におすすめのツール

以下では、これまでご説明したプロジェクト管理に必要な要素を網羅したツールをご紹介します。プロジェクト管理ツールの多くは、スケジュール管理やタスク管理が充実していますが、プロジェクトの情報を一元管理できるツールはほとんどありません。そのような中でも、以下でご紹介する2つのツールは、それ１つでチームのプロジェクト管理が完結する優れたツールです。「チームのITリテラシー」「現在使っているツール」を元に、適切なツールを選定しましょう。

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Backlogは、機能が豊富でカスタマイズ性の高いタスク管理・プロジェクト管理ツールです。ガントチャート機能やマイルストーン機能、カンバンボード形式のタスク管理機能が備わっており、プロジェクト管理に必要な機能がオールインワンで詰まっています。

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IT企業・ITツールに慣れている若手中心の企業…ITリテラシーが高ければ、すぐに使いこなせます。

導入担当者を1人割り当てられる、中〜大企業…導入担当者が利用方法を設計し浸透させれば、問題なく利用できます。

エクセルやスプレッドシートを使ったタスク管理に限界を感じているチーム…タスク管理・プロジェクト管理に特化した機能が完備されています。

Backlogの料金

スタータープラン：2,640円／月（ユーザー数30人まで）
スタンダードプラン：12,980円／月（ユーザー数無制限）
プレミアムプラン：21,780円／月（ユーザー数無制限）
プラチナプラン：55,000円／月（ユーザー数無制限）

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こんなチームにオススメ

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紙・口頭での情報共有に限界を感じているチーム…紙のノートに書いていることや、口頭で伝えていることをそのままノート・タスクに記載するだけです。

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フリープラン：0円／月
ビジネスプラン：1,980円〜／月（5人で利用の場合に1,980円）
エンタープライズプラン：4,800円〜／月（5人で利用の場合に4,800円）

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プロジェクト管理の徹底解説まとめ

プロジェクトの成功は、成果物を期日までに納品できるか否かで決まります。携わっているメンバーや経営資源を調整しながら、プロジェクトを成功に導くためにはプロジェクト管理が必要不可欠です。また、プロジェクトの成功にとって、情報管理は重要なポイントです。Backlog, Stockをはじめとしたプロジェクト管理ツールのドキュメント機能を使えば、大切な情報が流れてしまうというストレスを解決できます。いずれも無料でも試せるので、ぜひ使い勝手を確かめてみましょう。

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