WBSの作成に役立つツールとは？タスクを管理する基本機能から選び方までご紹介

プロジェクト管理の手法として有名なWBSですが、「より効率的に作成する方法はないか」とお悩みの方も多いのではないでしょうか。効率的なWBSの作成には、ITツールの導入がおすすめです。そこで今回の記事では、WBSの作成に役立つツールについてご紹介します。また、WBSツールの持つ基本機能や選び方についても解説しますので、効果的なプロジェクト管理のためにWBSツールの導入を検討している担当者の方は必見です。

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WBSはもちろん、プロジェクト管理に必要な機能がオールインワン。
豊富な機能でチームのタスク・プロジェクトを効率的に管理できるツール「Backlog」。

機能が豊富で、ITリテラシーが高いチーム・若手中心のチーム・中〜大企業には最適のツールです。
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WBSを作成するためのツールとは

ここでは、WBSを作成するために使われる代表的なツールについてご紹介します。

Excel

WBSを作成するためのツールとして、Excelを思い浮かべる方も多いのではないでしょうか。多くの企業のパソコンに標準搭載されているExcelで、テンプレートを利用してWBSを作っていくという方法です。インターネット上には、「bizroute」をはじめとする多くのWBS用のテンプレートが存在します。テンプレート内の必要な項目に入力を行い、不必要な項目があれば削除していくことで、誰でも簡単にWBSが作成可能です。ただし、ExcelでのWBS作成にて、「複数プロジェクトの横断ができない」「プロジェクト運用中の計画変更に手間がかかる」などのデメリットがあるため、注意が必要です。

スプレッドシート

Excelに並ぶ有名なツールであるスプレッドシートも、WBSの作成に役立ちます。テンプレートを利用して作成していくという点ではExcelと同様ですが、スプレッドシートの場合オンラインでリアルタイムに同期・共有が可能なため、「計画の変更に伴って更新したファイルを格納しなおす」などの手間が防げるようになります。また、複数人が同時にファイルを更新できるため、編集待ちなどの時間も削減可能です。一方でファイル形式でなくても共有はできるもののURLの適切な管理が求められるうえ、Googleアカウントの作成が前提となる点は注意です。

WBSツール

WBSツールはプロジェクト管理ツールのひとつで、文字通りWBSの作成を効率的に行うためのITツールです。プロジェクト管理ツールのなかには、コミュニケーション促進や情報共有に重きをおくグループウェアなどもありますが、WBSツールはプロジェクト管理手法であるWBSの作成に特化しているツールになります。ガントチャートとセットになっていることが多く、作業や所要時間などのデータを入力するだけで効率的にWBSが作成可能です。ツールによっては、タスク管理やスケジュール管理などの機能もあるため、プロジェクトの効率的な管理に役立ちます。

WBSツールの基本機能

ここでは、WBSツールで利用できる基本的な機能についてご紹介します。ツールによっては全ての機能が完備されていないこともありますが、一般的に以下のようなタスク管理に便利な機能が利用可能です。

タスクの分解

WBSツールのメイン機能は、タスクの分解です。プロジェクトのマネジメント担当者は全体を俯瞰して進捗を確認しなければなりません。この管理業務は時間と労力を使う必要があり、大きな負担となります。しかし、WBSツールを利用すると、そのプロジェクトで必要になるタスクを細かく分類できるようになります。そのため、業務をどのように割り振ればいいのか、スケジュールを立てればいいのかが視覚的に分かりやすくなります。その結果、効率的な管理が行えるようになり、マネジメント担当者（管理者）はもちろんタスク担当者の負担が軽減されます。

社員個人・チームのタスク管理機能

細かなタスクの工数をすべて確認していくのは手間がかかる作業であり、頭の中だけで工数を整理すると勘違いのリスクも高くなります。そのため、メンバーのタスク管理はプロジェクト管理において重要な役割を果たします。WBSツールを利用すると「プロジェクトに関わる社員個人・チームのタスク」をすべてツール上で視覚的に管理できるようになります。そのため、個別で進めるべき作業なのか・全体で取り組むべき作業なのかが明確となり、作業の管理を容易に行えるようになります。

スケジュール・工数管理

WBSツールで作業を分解した後は、ガントチャートを利用しスケジュールを管理するケースがほとんどです。ガントチャートを利用すると、工数が分かりやすくスケジュールとして見える化されるので、社員ごとの担当タスクとそれにかかる時間が明確化します。そのため、ひとつの作業で遅延が生じた場合でも、リスケジュールなどの対応が取りやすくなります。しかし、ツールによってはガントチャート機能が含まれていない場合もあるため、注意が必要です。

タスクの情報共有

メンバーが他の作業状況を知りたい場合には、WBSツールへのアクセスだけで簡単に情報共有が行えるようになります。また、クラウド型のWBSツールを選択すれば、パソコン以外の端末からも利用できるため、場所を問わずに作業状況の把握が可能です。

WBSツールの選び方で見るべきポイント

ここでは、WBSツールの選び方について解説します。

利用人数

WBSツールを選ぶ際は、まず利用人数が何人必要かを検討しましょう。なぜなら利用人数によって選択すべきツールに違いがあるからです。たとえば、社員1人だけで利用するような場合、パソコンにインストールする形式のツールを選択する方が使いやすいため、インストール型のツールがおすすめです。反対に、大人数のチームで利用することが想定されるのであれば、クラウド型のツールの方がより使いやすくなります。そのツールでの作業効率を向上させるためにも、どちらの形式のものを選択すべきなのかを明確にしておきましょう。

使用目的

どんな目的があってそのツールを導入するのかという点もWBSツール選びでは大切です。WBSツールは、作業の分解を目的とするWBSを効果的に作成するためのツールですが、ツールによってはガントチャートやタスク管理機能なども利用できるものもあります。そのため、「WBSツールの導入を検討している」とは言っても、それがWBSのみでいいのか、タスク管理やガントチャートも含むのかで検討すべきツールが異なります。誤ったツールを導入しないためにも、自社に導入するWBSツールはどこまでのレベルが求められるのかを把握しておくことが大切です。

コスト

目的や使用人数に合わせたコストを算出し、長期的に使えるかどうかを検討しながら判断する必要があります。無料のものから有料のものまでさまざまですが、無料のものは機能制限があるものが多くビジネス上、チームで使い続けるのは現実的ではありません。そのため、「有料のツール」にも目を向けるべきです。有料のツールでも使用するメンバーにストレスを与えることなく長期利用ができる、効率化が実現できる見込みがあればトライアルで利用してみることをおすすめします。このように短期的な目線ではなく、長期的な目線で費用対効果を考慮する必要があります。

WBSで作成したタスクデータを管理できるツールとは

まだまだ、Excelやスプレッドシートなどの旧来の方法でWBSを作成するチームが多いですが、データの共有という面でも、これらの方法では時間がかかり非効率です。そのため、WBS機能を備える、プロジェクト管理のために作られた専用のツールを導入することが必要不可欠と言えます。今回ご紹介するBacklogは、WBSはもちろん、プロジェクト管理に必要な機能がオールインワンのツールです。

IT企業のプロジェクト管理なら：Backlog

https://backlog.com/

Backlogは、機能が豊富でカスタマイズ性の高いタスク管理・プロジェクト管理ツールです。ガントチャート機能やマイルストーン機能、カンバンボード形式のタスク管理機能が備わっており、プロジェクト管理に必要な機能がオールインワンで詰まっています。

こんなチームにオススメ

IT企業・ITツールに慣れている若手中心の企業…ITリテラシーが高ければ、すぐに使いこなせます。

導入担当者を1人割り当てられる、中〜大企業…導入担当者が利用方法を設計し浸透させれば、問題なく利用できます。

エクセルやスプレッドシートを使ったタスク管理に限界を感じているチーム…タスク管理・プロジェクト管理に特化した機能が完備されています。

Backlogの料金

スタータープラン：2,640円／月（ユーザー数30人まで）
スタンダードプラン：12,980円／月（ユーザー数無制限）
プレミアムプラン：21,780円／月（ユーザー数無制限）
プラチナプラン：55,000円／月（ユーザー数無制限）

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WBSの作成に役立つツールのまとめ

WBSツールはプロジェクト・タスク管理において非常に役立つツールですが、ExcelやスプレッドシートでWBSを作成して終わりではなく、他のプロジェクト管理手法と組み合わせると最大の効果を発揮します。そのため、「どのような形でプロジェクト全体を管理したいのか」を考えた上でWBSの活用方法を検討しましょう。今回ご紹介したBacklogは、チーム内のプロジェクト管理に必要な機能がオールインワンで詰まっているツールです。Backlogは無料でトライアルできるので、ぜひBacklogでWBSを活用したプロジェクト管理を実現しましょう。

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