【これで解決】スケジュール管理に最適なツール4選｜上手く運用するポイントもご紹介

チームのスケジュールを適切に管理するためには、スケジュール管理ツールの導入を検討する必要があります。これは、１つのプロジェクトには複数の社員が関係しているので、スケジュール管理が適切にできていないと、他のチームメンバー全員の業務に影響を与えるからです。そこで今回は、スケジュール管理におすすめのツールと、円滑なスケジュール管理のポイントを中心にご紹介します。

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スケジュール管理に必要な機能がオールインワン。
豊富な機能でチームのタスク・プロジェクトを効率的に管理できるツール「Backlog」。

機能が豊富で、ITリテラシーが高いチーム・若手中心のチーム・中〜大企業には最適のツールです。
https://backlog.com/
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スケジュール管理におすすめのツール3選

以下では、スケジュール管理におすすめのツールを厳選してご紹介します。スケジュール管理ツールをはじめとして、業務効率化の実現をサポートするITツールは数多く存在します。ただし、チームに合わないツールを選定してしまうと、結局チームに浸透せず、スケジュール管理の効率化が遅れてしまいます。そのため、「チームのITリテラシー」「現在使っているツール」を元に、適切なツールを選定しましょう。

IT企業のスケジュール管理なら：Backlog

https://backlog.com/

Backlogは、機能が豊富でカスタマイズ性の高いタスク管理・プロジェクト管理ツールです。ガントチャート機能やマイルストーン機能、カンバンボード形式のタスク管理機能が備わっているため、チームメンバーのタスク量と期日（スケジュール）を好みの方法で確認できます。プロジェクト管理に必要な機能がオールインワンで詰まっています。

こんなチームにオススメ

IT企業・ITツールに慣れている若手中心の企業…ITリテラシーが高ければ、すぐに使いこなせます。

導入担当者を1人割り当てられる、中〜大企業…導入担当者が利用方法を設計し浸透させれば、問題なく利用できます。

エクセルやスプレッドシートを使った管理に限界を感じているチーム…タスク管理・プロジェクト管理に特化した機能が完備されています。

Backlogの料金

スタータープラン：2,640円／月（ユーザー数30人まで）
スタンダードプラン：12,980円／月（ユーザー数無制限）
プレミアムプラン：21,780円／月（ユーザー数無制限）
プラチナプラン：55,000円／月（ユーザー数無制限）

Backlogの料金の詳細はこちらから

非IT企業のスケジュール管理なら：Stock

https://www.stock-app.info/

Stockは、非常にシンプルなノート型情報共有ツールです。紙のノートに情報を書くのと同じように「ノート」に情報を記載するだけで、すぐにまとまった内容がチームメンバーに内容が共有されます。また、「タスク管理機能」が備わっているため、タスクの期日を設定することでチームメンバーのタスク状況・スケジュールを簡単に確認できます。

こんなチームにオススメ

非IT企業…ITの専門知識がないチームでもすぐに使えるように設計されています。

紙・口頭での情報共有に限界を感じているチーム…紙のノートに書いていることや、口頭で伝えていることをそのままノート・タスクに記載するだけです。

チャット・メールを使っているチーム…「ノート」にまとまった量の情報を記載できるため、「チャットだと情報が流れていく」「メールだと情報が埋もれる」という悩みが解消されます。

ファイル共有ツール・オンラインストレージを使っているチーム…「ファイルをいちいち探して、名前をつけて保存する」ことの面倒臭さを解消できます。一画面で完結していて、すぐにノートまでアクセスできます。

Stockの料金

フリープラン：0円／月
ビジネスプラン：1,980円〜／月（5人で利用の場合に1,980円）
エンタープライズプラン：4,800円〜／月（5人で利用の場合に4,800円）

Stockの料金の詳細はこちらから

安価にチャットツールを導入するなら：Typetalk

https://www.typetalk.com/

Typetalkは、とにかく安価なチャットツールです。主要ツールと比べても、その安さは一目瞭然です。チャット形式でスケジュールの連絡をするだけで十分というチームにオススメです。
・Typetalk：125円〜／月
・Slack：850〜1,800円／月
・Chatwork：500〜960円／月

こんなチームにオススメ

とにかく安価にチャットツールを導入したいチーム

メールを使っているチーム…メールをチャットに置き換えるだけで業務効率が大きく改善します。安価なので気軽に導入できます。

Backlogを導入しているチーム…Backlog, Typetalkともに株式会社Nulabが運営しているため、スムーズに連携できます。

Typetalkの料金

フリープラン：0円／月
ビジネスプラン：980円〜／月（5人で利用の場合に980円）

Typetalkの料金の詳細はこちらから

日報形式でスケジュール管理をするなら：Pace

https://paces.jp/

Paceは、日報・週報の作成・共有に特化したツールです。Web上ですぐに日報を提出できるほか、日報に作業時間や今後の予定を入力することで、マネージャーが手間をかけることなくすぐにチーム全体のスケジュール・タスク状況を把握できるようになります。

こんなチームにオススメ

日報形式でスケジュール管理をしたいチーム

Paceの料金

1人あたり458円／月（年間契約の場合）

Paceの料金の詳細はこちらから

スケジュール管理を実施する3つの手段

スケジュールを管理する方法には3つの方法があり、それぞれに異なる特徴があります。以下では、スケジュール管理を実施する3つの手段をご紹介します。

手帳

スケジュール管理と聞いてすぐに思い浮かぶのは、手帳を活用したアナログな管理方法ではないでしょうか。手帳はすぐに取り出して簡単に書き込めるメリットがあります。また、操作ミスで大切なデータが消失してしまうこともありません。一方で、常に持ち歩く必要があるというデメリットもあります。手元に手帳がない場合、すぐに書き込みや調整ができないので予定が重複してしまったり、予定の変更忘れが起こったりする可能性があります。スケジュール管理を、常に持ち歩くスマホなどでできれば、管理方法による不利益を被る心配はなくなります。

エクセル

「エクセルの利用に慣れていて、新たに勉強するコストが小さそう」と思う方もいるのではないでしょうか。また、ガントチャートやタスクリストなど、さまざまな応用機能やテンプレートも豊富なので、カスタマイズ性もあります。一方、エクセルは共有設定が複雑なので複数人のスケジュール管理には向きません。また、誰かがスケジュールを編集している間は、リアルタイムでの共同編集ができないので、読み込み専用や別名保存での利用のみになります。そのため、社内でスケジュールを共有する場合には、エクセルで管理してしまうとリアルタイムな情報共有が生まれなくなります。

ITツール

社用スマホやタブレット端末などが広く利用されるようになり、ITツールでスケジュール管理をする企業が増加しています。ITツールであればスケジュール管理だけでなく、コミュニケーションがとれる機能や、業務データを管理できる機能があるツールを選べば、相乗効果で業務効率が上がります。また、スケジュール、チャット内容、業務データはすべて重要な社内情報であり、情報の一元管理も実現します。

スケジュール管理にツールを利用した方が良い3つの理由

スケジュール管理する方法として「手帳」「エクセル」「ITツール」をご紹介しましたが、ITツールが最も適した管理手法です。以下では、スケジュール管理にツールを利用した方が良い3つの理由をご紹介します。

複数のデバイスから利用できる

クラウド型ツールであれば、PC、スマホ、タブレットなど、あらゆるデバイスから最新のスケジュールを確認できます。クラウド型ツールとはインターネット経由で利用できるツールのことで、インターネットにつながるデバイスから保存されている情報にアクセス可能です。そのため、職場でPCからスケジュールを入力して、外出先でスマホからスケジュールを確認できます。複数のデバイスから利用できるので、テレワークなどの多様な働き方にも対応可能です。

スケジュールの修正が簡単にできる

手帳やエクセルと比較して、ITツールはスケジュールの修正が圧倒的に簡単です。たとえば、手帳の場合、予定変更する際には消しゴムや修正テープを使ったり、二重線で修正して余白に書いたりします。しかし、どちらも手間がかかり、余白もなくなるのでスケジュールが分かりにくくなります。一方、ITツールであれば、クリックひとつでスケジュールの変更が何度でも可能など、効率的に利用できます。

チームでリアルタイム共有できる

ITツールであればチームで円滑なスケジュール共有が可能になり、情報の行き違いによるムダやミスを未然に防げます。手帳やエクセルでスケジュール管理している場合には、チーム全員が把握できるまでにタイムラグが生じます。しかし、ITツールではリアルタイムでメンバー全員が同じ情報を共有できる環境が整えられます。業務効率を向上するために、正確な情報を素早く共有できるITツールの導入は必要不可欠です。

スケジュール管理が上手くいかない人の特徴

スケジュール管理が上手くいかない方には、以下のような共通の特徴があります。

明確なゴールや期日を設定していない

タスク完了の基準や締め切りを曖昧にすると、期限が守られないほかに業務の質も著しく低下します。そのため、タスク完了のゴールを明確にし、どれだけの作業時間が必要かを算出する必要があります。

タスクの優先度が明確になっていない

タスクの優先度を明確にしないと「何から手をつければ良いか分からない状態」になります。タスクの緊急性と重要性を天秤にかけて、優先度を設定しましょう。

円滑なスケジュール管理のために意識したい5つのポイント

ITツールを導入するだけではなく、さらに円滑なスケジュール管理を実現するために意識したい5つのポイントをご紹介します。

タスクの締め切りを設定する

タスクの締め切りが明確でないものにも必ず締め切りを設定するようにしましょう。締め切りを設定することで、締め切り効果として知られているパーキンソンの法則がはたらき、短期間で質の高い作業が可能になると言われています。また、作業の締め切りまで時間があるものには、「中間締め切り」を設けましょう。中間締め切りを設定すると、残りの作業量と期日までのスケジュールを正確に把握されるので、より質の高い成果物が期待できます。

タスクが終わるたびにスケジュール見直し

1つのタスクが完了するたびにスケジュール全体の見直しをしましょう。進捗スピードや内容によって、その後のタスクの進め方を変更する必要があります。「進捗は予定通りか」「タスクの期限・内容は適切か」と定期的に見直さないと、のちにスケジュールの遅延などにつながる可能性があるためです。そのため、タスクの完了を区切りとしたスケジュールの見直しは、スケジュール通りにプロジェクトを進行するために必要です。

予定に余裕をもたせる

スケジュール管理では各予定に余裕を持たせることも必要です。多くの予定を抱えているからといって、1日のスケジュールのなかに詰め込みすぎるのは良くありません。ひとつの予定が遅延すると他のすべての予定に影響が出ます。また、スケジュールに余裕がないばかりにトラブルの際に適切な対応ができなくなったり、スケジュール通りに実行できなかったと落ち込んだりする社員もいます。そのため、スケジュール管理は、予定と予定の間に十分な余裕をもつようにする方法が最適です。

タスクを午前と午後に振り分ける

1日のタスクを端から無計画にこなすのではなく、午前中と午後に取り組むタスクに分けて進めていきましょう。人の集中力は常に一定ではなく、すべてのタスクを同じ状況で対処できないためです。たとえば、午前中に集中力が最も高まる人の場合、頭を使う必要のあるタスクを午前中にこなし、午後には共同作業などのコミュニケーションが必要なタスクを中心にするなどの工夫ができます。集中力が最も高まる時間帯は人によって異なるので、自分の生産的な時間と非生産的な時間を見極めて、それぞれに適したタスクを配分しなければなりません。

タスクの依頼は十分な期限を取って依頼する

他メンバーにタスクを依頼する際には、余裕のある期限設定で依頼しましょう。通常業務を圧迫しない程度であり、予期せぬ事態が発生しても十分に対応できる納期が望ましいです。そのため、余裕をもってタスクを依頼する必要があるので、自分自身のスケジュール以上に計画的に管理しなければなりません。

スケジュール管理のおすすめツールまとめ

これまで、「スケジュール管理におすすめのツール」と「円滑なスケジュール管理のために意識したいポイント」を中心にご紹介してきました。円滑なスケジュール管理のためには、スケジュールの最小単位であるタスクを適切に管理しなければなりません。タスクには余裕をもった締め切りを必ず設定し、生産性の高い時間と低い時間を把握しながら、タスクが完了するたびにスケジュール全体を見直しましょう。また、ビジネス利用するスケジュールを手帳やエクセルで管理するのには、共有が困難などのデメリットがあります。一方で、ITツールを活用したスケジュール管理であれば、タスクを効率的に管理しながら、社内での共有も円滑にできるメリットを享受可能です。 今回ご紹介したツールは、いずれも社員のスケジュールをはじめとした社内情報を効率的に管理できるツールです。チームの状況に合ったツールを導入して、スケジュール管理を適切にこなし、円滑な業務を実現しましょう。

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