【効率UP】プロジェクト管理シートのテンプレートサイト5選

同時進行するプロジェクトの状況を俯瞰的に把握し、利害関係を調整しながら円滑な推進を実現するためには、適切にプロジェクトを管理する必要があります。プロジェクト・マネジメントをサポートするアイテムの１つに、「プロジェクト管理シート」があります。プロジェクト管理シートを導入することで、自動入力により作業工数が削減されたり、プロジェクト全体が可視化されたりします。一方で、表計算ソフトを使い慣れていない場合、一からプロジェクト管理シートを作成するのは大きな負担になりますよね。そこで今回は、プロジェクト管理シートのおすすめテンプレートサイト5選を中心にご紹介します。

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プロジェクト管理に必要な機能がオールインワン。
豊富な機能でチームのタスクを効率的に管理できるツール「Backlog」。

機能が豊富で、ITリテラシーが高いチーム・若手中心のチーム・中〜大企業には最適のツールです。
https://backlog.com/
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プロジェクト管理シートがすぐに利用できる無料テンプレート

プロジェクト管理シートの多くは、表計算ソフトのGoogleスプレッドシートかExcel(エクセル)で作成されます。以下では、Googleスプレッドシート編とExcel編に分けて、おすすめのテンプレートサイトをご紹介します。

Googleスプレッドシート編

●パラレルワークドットネット こちらのサイトでは「WBSガントチャート風プロジェクト管理シート」をダウンロードできます。WBSとは、プロジェクトのタスクを細分化して、抜け漏れのないように管理する方法のことです。機能、使い方、利用方法まで丁寧に解説がされているので、「ダウンロードしたのは良いが、使い方が分からない」という問題が解消されます。詳細はこちらから

●Web Guided こちらのサイトでは「WBSとDBでプロジェクトを管理できるシート」をダウンロードできます。DBはデーターベースのことで、社員を追加するなど設定を変更するタイミングで利用します。タスクを完了したらグレーに色が変わるなど、便利な設定がされたテンプレートなので、すぐに業務で活用できます。詳細はこちらから

Excel(エクセル)編

●Office Templates こちらのサイトでは、多種多様な用途に合わせたテンプレートが豊富に用意されています。マーケティングや法律事務所など、特定の利用者層にマッチしたテンプレートもあります。Microsoft 365のアカウントを持っていれば、より高いクオリティのテンプレートもダウンロードできます。詳細はこちらから

●smartsheet こちらのサイトでは、プロジェクト管理に関する10種類の管理シートから、利用用途に合ったものを探せます。例えば、ガントチャート、タスクリスト、タイムライン、ダッシュボードなど、さまざまな手法で管理可能です。詳細はこちらから

●bizroute こちらのサイトでは、円滑なプロジェクト管理を実現するために活用できるテンプレートがカテゴリー別に紹介されています。たとえば、個々人のタスクを管理できるToDoリスト、作業工程を一元管理できる工程表、期間ごとに仕様が異なるガントチャートなどです。日付などの手間のかかる入力は自動化されているので、時間のないビジネスマンに最適です。詳細はこちらから

プロジェクト管理で利用されるフレームワークと手法とは？

プロジェクト管理シートをより効果的に運用するためには、プロジェクト管理の基本的なフレームワークや手法を理解しておく必要があります。プロジェクト管理をする上で知らない用語があっては、社員同士のコミュニケーションがうまく回らないからです。以下では、プロジェクト管理の基本的なフレームワークと手法をご紹介します。

プロジェクト管理の4つのフレームワーク

PMBOK(Project Management Body of Knowledge)

PMBOKとは、「プロジェクトマネジメントに関するノウハウ・手法の知識体系」のことです。PMBOKの目的は、プロジェクトのプロセス管理によるQCDの達成です。具体的には、プロジェクト管理を複数のエリア・プロセスに分類し、Quality(品質)、Cost(費用)、Delivery(納期)の最適化を目指します。

CCPM(Critical Chain Project Management)

CCPMとは、「タスクの期限を可能な限り圧縮し、バッファ(余裕)を設けておくフレームワーク」です。CCPMの目的は、スケジュール上で最も重要なタスクに集中させ、プロジェクトの遅延を予防することです。

PPM(Project Portfolio Management)

PPMとは、「リスク回避と収益向上のため、組織全体のリソースを適切に管理するフレームワーク」です。PPMの目的は、組織全体、複数プロジェクトを俯瞰的に把握し、最適な経営判断を実現することです。

P2M(Project and Program Management)

P2Mとは、プロジェクトのマネジメントに加えて、プログラム(総合統括されるべきプロジェクト群)のマネジメントも含まれるフレームワークです。P2Mの目的は、社会課題や組織課題、開発-構築-運用-事業変革を首尾一貫したサイクルで回し、組織や利害の枠を超えた全体最適化を実現することです。

プロジェクト管理で活用できる5つの手法

ガントチャート

ガントチャートは、縦軸にタスク、横軸に時間を配置した棒グラフで、スケジュールや作業進捗を共有する手法です。ガントチャートを活用すれば、プロジェクト全体の進捗を可視化し、瞬時に全体像を把握できるようになります。

WBS(Work Breakdown Structure)

WBSとは、大きな粒度のタスクを細分化して、遂行順序などを揃えたツリー構造に再構築する手法です。WBSを行うことで、プロジェクト完了までのすべてのタスクを抜け漏れなく網羅できます。

マインドマップ

マインドマップとは、中心にメイントピック(プロジェクト)があり、枝分かれして関連したキーワード(タスク)を書いていく手法です。マインドマップをプロジェクト管理で活用すれば、複雑なプロジェクトを細分化できるのでWBSにも役立ちます。

PERT(Program Evaluation Review Technique)

PERTとは、プロジェクトの各工程の依存関係や所要時間を見積り、重要な工程を見極めるための手法です。PERTを利用すれば、「前の工程が終わらないので、次の作業が予定通りに進まない」という事態を回避できます。

タイムライン

タイムラインとは、プロジェクトのタスクを時系列に並べて、線でプロジェクト全体を把握する手法です。タスクの期限が視覚的に把握できますが、タスクの進捗状況を表示させるのには制限があるので不便な点も多いです。

GoogleスプレッドシートやExcelでプロジェクト管理するデメリット

プロジェクト管理シートのテンプレートはダウンロードするだけで簡単に利用できますが、運用していくなかでいくつかのデメリットが発生します。以下では、GoogleスプレッドシートやExcelでプロジェクト管理する3つのデメリットをご紹介します。

通知がないので忘れてしまう

Googleスプレッドシートでプロジェクト管理する場合には、期限が近づいた際に通知する方法がありません。そのため、タスクの消化忘れにつながるリスクがあります。プロジェクトの責任者など、Googleスプレッドシートを頻繁に確認する立場でも失念してしまう可能性は十分にあります。現場で管理シートを利用する社員であれば、なおさらタスクの期限を忘れる危険性が高くなります。頻繁にGoogleスプレッドシートを確認することを社員に習慣化させるよりも、タスク完了の期限が近づいたら通知をするツールを導入した方がより簡単で、確実といえます。

URLやファイルが散乱する

社内では複数のプロジェクトが同時進行しているので、プロジェクト管理シートの管理手法を確立しないと、管理シートのURLやファイルが散乱します。プロジェクト管理シートは、あくまでもプロジェクトの進行をサポートし、業務のムダを省きながら効率化を実現するものです。したがって、管理や運用で手間や時間がかかってしまうのは本末転倒といえます。URLやファイルの散乱を防ぐには、情報共有ツールで管理するのが最適です。

モバイル端末で扱いにくい

GoogleスプレッドシートはPC向けのアプリケーションなので、スマホなどのモバイル端末では使い勝手が悪い場面が多いです。たとえば、スマホの小さな画面ではテキストの入力や編集が難しいので、誤って他の情報を削除してしまうこともあります。PCでしかプロジェクト管理シートを上手く活用できない場合、実際の活用シーンと乖離があるので大きな課題となります。出張の多い社員、現場で働く社員、テレワークの社員など、社内のあらゆる働き方に対応ができるように、モバイル端末でも最大限のパフォーマンスを発揮できるツールが必要です。

より便利にプロジェクトを管理できるツール

効率的かつ円滑なプロジェクト管理を実現するためには「ITツール」の導入が必要不可欠です。なぜなら、ITツールは、表計算ソフトでプロジェクト管理をする場合に発生する、以下の3つのデメリットを解決できるからです。

通知がないので忘れてしまう

→タスクの期限が近づくと通知されるので、忘れてしまうことを防ぎます。依頼されたタスクにもすぐ気付けます。

URLやファイルが散乱する

→情報が蓄積されるので、他の情報に流される心配はありません。検索でもすぐに目的の情報を発見できます。

モバイル端末で扱いにくい

→モバイル端末でも利用しやすいようなUI(見た目)になっているので、誰でも直感的な操作ができます。

以上の点から、「プロジェクト管理シートの3つのデメリットをカバーしつつ、誰で簡単に使える低コストのITツール」が必要です。結論、条件に該当するITツールとしては、プロジェクト管理・タスク管理のために作られたBacklogの導入が最適と言えるでしょう。

プロジェクト管理に必要な機能がオールインワンのツール「Backlog」

https://backlog.com/

Backlogは、機能が豊富でカスタマイズ性の高いタスク管理・プロジェクト管理ツールです。ガントチャート機能やマイルストーン機能、カンバンボード形式のタスク管理機能が備わっており、プロジェクト管理に必要な機能がオールインワンで詰まっています。

こんなチームにオススメ

IT企業・ITツールに慣れている若手中心の企業…ITリテラシーが高ければ、すぐに使いこなせます。

導入担当者を1人割り当てられる、中〜大企業…導入担当者が利用方法を設計し浸透させれば、問題なく利用できます。

エクセルやスプレッドシートを使ったタスク管理に限界を感じているチーム…タスク管理・プロジェクト管理に特化した機能が完備されています。

Backlogの料金

スタータープラン：2,640円／月（ユーザー数30人まで）
スタンダードプラン：12,980円／月（ユーザー数無制限）
プレミアムプラン：21,780円／月（ユーザー数無制限）
プラチナプラン：55,000円／月（ユーザー数無制限）

Backlogの料金の詳細はこちらから

プロジェクト管理シートの作成ステップまとめ

これまで、おすすめのプロジェクト管理シートのテンプレートサイト5選を中心にご紹介してきました。テンプレートをダウンロードすれば、簡単に社内へプロジェクト管理シートを導入できますが、運用方法に関して注意すべき点もありました。円滑なプロジェクトの進行のためには、「タスクの消化忘れ」「情報の分散」「低い利便性」が発生してしまうプロジェクト管理シートだけでは十分とは言えません。そこで、効率的なプロジェクト管理を実現するために、ITツールの導入が必要と言えます。タスクの期限を知らせる通知機能や、スマホからも利用しやすいマルチデバイス機能など、マネジメントをサポートする機能が揃っています。今回ご紹介したBacklogは、プロジェクト管理に必要な機能が全て詰まっていて最適なツールです。ぜひ、下記のリンクからBacklogを無料で試してみましょう。

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