Googleスプレッドシートでガントチャートを作る方法｜5ステップで徹底解説

ガントチャートは、プロジェクト管理を円滑に実現するための手法の１つです。ガントチャートを使用することで、プロジェクトの各段階をタスク単位まで細分化して、プロジェクト全体の進捗を「見える化」できます。

ガントチャートを作成する手段の１つに、Googleスプレッドシートなどの表計算ソフトの利用が挙げられます。ガントチャートの縦軸や横軸に入れるべき項目を理解しておくことで、効率的にガントチャートを作成し、上手に活用できます。そこで今回は、Googleドキュメント・スプレッドシートでガントチャートを作成する方法をご紹介します。

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プロジェクト管理に必要な機能がオールインワン。
豊富な機能でチームのタスクを効率的に管理できるツール「Backlog」。

機能が豊富で、ITリテラシーが高いチーム・若手中心のチーム・中〜大企業には最適のツールです。
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【Googleスプレッドシート】ガントチャートをアドオンで作成する方法

以下では、Googleスプレッドシートでガントチャートを作成するために、ツールに便利な機能を追加できる機能の「アドオン」を利用する方法を5ステップに分けてご紹介します。

ステップ① projectsheet planningのアドオンを取得する

Googleスプレッドシートでprojectsheet planningを利用するために、まずはインストールする必要があります。 Googleスプレッドシートで新規シートを起動します。

画面上にある[アドオン] ＞ [アドオンを取得] をクリックします。

画面上にある検索窓に「projectsheet planning」と入力して検索します。

projectsheet planningをクリックして、[インストール]をクリックします。

以上の操作でprojectsheet planningのインストールは完了です。

ステップ② 新規作成する

インストールが完了したので、実際にGoogleスプレッドシート上にガントチャートを新規作成していきます。画面上にある[アドオン] ＞ [projectsheet planning] ＞ [Add ProjectSheet] をクリックします。

メッセージが表示されるので[Close dialog]をクリックします。

以上の操作で、Googleスプレッドシート上にガントチャートのフォーマットが自動作成されます。

ステップ③ 期間入力の設定をする

自動作成されたフォーマットのままでは、タスクの開始日/終了日をキーボード入力する必要があり非効率です。そのため、カレンダーからクリックで日程を選択できるようにします。 Googleスプレッドシート上でC列とD列を選択して、画面上にある[データ] ＞ [データの入力規則]をクリックします。

[リストを範囲で指定]を[日付]に変更し、[保存]をクリックします。

以上の操作で、入力したいセルを選択するとカレンダーが表示されるようになります。任意の日付をクリックすれば自動入力できます。

ステップ④ 階層化の設定をする

シートに記載されるタスクの数が増えると、タスク同士の階層性が分からなくなり、業務効率が悪化するおそれがあります。以下では、「WEBトップページの作成」を親タスク、「検索ページ作成」「料金ページ作成」「機能ページ作成」の3つを子タスクにしたい場合を例に、タスクの階層化についてご説明します。タスクを入力するとWBSの列には数字が表示されます。下図の2〜5はすべて同じ階層にあります。

子タスクの階層を一段階下げるために、3つの子タスクを選択し、サイドバーに表示されている[WBS ＞]をクリックします。サイドバーが表示されない場合には、[アドオン] ＞ [projectsheet planning] ＞ [Open sidebar] をクリックしましょう。

以上の操作で、子タスクの階層がひとつ下がり、親タスクと子タスクを分けて管理できるようになりました。

ステップ⑤ その他の各種設定をする

projectsheet planningのサイドバーにはさまざまな機能があり、プロジェクト管理の効率化に有効です。以下では、サイドバーの機能を「編集機能(Edit)」と「設定機能(Settings)」に分けてご紹介します。

【編集機能(Edit)】Work Breakdown Structure(WBS)

タスクの表示/非表示が設定でき、より見やすいガントチャートでプロジェクト管理できます。

collapse selected task(s)

選択しているタスクの子タスクを折りたたみます。

expand selected task(s)

選択しているタスクの子タスクを開きます。

collapse all summary tasks

すべてのタスクの子タスクを折りたたみます。

hide 100% completed tasks

完了したタスクを表示しないようにします。

show all tasks

すべてのタスクを表示します。

【編集機能(Edit)】Shift start date of tasks

タスクの開始日と終了日を一括でシフトできる機能が揃っています。

Get

選択中のタスクの開始日と終了日を取得する項目です。

年/月/日

新たなタスク開始日を指定する欄です。

Set

新たなタスク開始日にタスクの期間をシフトする項目です。

【設定機能(Settings)】Gantt chart timescale

ガントチャートの日程や周期を一括で変更したいときに利用する設定です。

Start Date

ガントチャートの表示開始日を任意の日程に変更できます。

7 days per period…

ガントチャートの生成周期を設定できます。初期設定では1週間単位になっています。

Monday…

週の開始曜日を設定できます。初期設定では月曜日になっています。

【設定機能(Settings)】Progress indication

タスクの進捗をより視覚的に把握したいときに利用する設定です。

column with color indication

タスクの進捗によって、進捗割合を表すE列の色が変化します。

Gantt bars with progress color

F列以降のプログレスの色も変化して、より視覚的に進捗把握できるようになります。

ガントチャートのテンプレートを使う方法

これまでアドオンを利用する方法をご紹介してきましたが、テンプレートを利用すればすぐに現場で活用できるガントチャートを利用できます。以下では、ガントチャートのテンプレートをダウンロードできる方法をご紹介します。

Googleが提供するスプレッドシートのテンプレートを使う

Googleが公式に提供しているスプレッドシートのテンプレートを利用すれば、projectsheet planningでガントチャートを作成する必要はありません。以下では、Googleスプレッドシートで公式テンプレートを利用する方法をご紹介します。はじめに、Googleスプレッドシートを起動し、画面右上にある[テンプレートギャラリー]をクリックします。

テンプレート一覧から、プロジェクト管理＞ガントチャートを選択します。

以上の操作で、Googleスプレッドシートですぐガントチャートのテンプレートを利用できます。

Microsoftが提供するエクセルのテンプレートを使う

Googleスプレッドシートだけでなく、Microsoftのエクセルでもプロジェクト管理する場合、Microsoftが公式に提供しているエクセルのテンプレートを利用すれば効率的です。以下では、エクセルで公式テンプレートを利用する方法をご紹介します。はじめに、Microsoftのダウンロードページを開き、[ダウンロード]をクリックします。ダウンロード完了後に、ダウンロードファイルからテンプレートを起動させましょう。

以上の操作で、エクセルですぐにガントチャートのテンプレートを利用できます。

Googleスプレッドシートでタスク管理する3つのデメリット

Googleスプレッドシートでガントチャートなどを活用してタスク管理するのは効果的ですが、活用にあたって、あらかじめ知っておくべき3つのデメリットをご紹介します。

目的の情報にすぐにアクセスできない

Googleスプレッドシートで作成したガントチャートを確認するためには、階層化されたフォルダの中からファイルを探し出して起動させる作業が必要です。一日に何度も確認や編集をする必要のある担当者の方にとって、たった数クリックの差でも長期的には非効率性が大きな負担になると言えます。一方で、Backlogのようにプロジェクト管理・タスク管理を主目的としたツールであれば、ストレスなく目的のデータにアクセスでき、他のデータを確認する際にもすぐに切り替えが可能です。

スマホから利用しにくい

Googleスプレッドシートのような計算ソフトは、PCからの利用がメインとなるツールなので、スマホの小さな画面では操作しにくい特徴があります。そのため、入力する項目を間違えてしまったり、誤ってデータを削除してしまったりする事態も考えられるので、スマホでのGoogleスプレッドシートの利用は避けるのが良いと言えます。一方で、プロジェクト情報にアクセスする社員は、必ずしもPCからタスクの確認や入力をするとは限りません。取引先への移動中や工場の作業現場など、スマホの利用が最適なケースも多々あります。そのため、あらゆる働き方に対応できるように、スマホからでもプロジェクト管理を効率化できるツールが求められます。

タスクの期限は通知できない

Googleスプレッドシートでプロジェクト管理する場合には、入力したタスクの期限は通知されないので、タスクを見落とす可能性があります。プロジェクトの各タスクは複雑に関係し合っているので、1つのタスクの期限が守られないと他のタスクにも影響があります。そのため、タスクの期限が近づいたらお知らせをする通知機能は、プロジェクト管理に必須と言えます。

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プロジェクト管理に必要な機能がオールインワン。
豊富な機能でチームのタスクを効率的に管理できるツール「Backlog」。

機能が豊富で、ITリテラシーが高いチーム・若手中心のチーム・中〜大企業には最適のツールです。
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プロジェクトのタスク管理を効率化するツール

以下では、プロジェクトのタスク管理を効率化するおすすめのツールをご紹介します。これまでご紹介したGoogleスプレッドシートでプロジェクト管理する場合には、3つのデメリットがあることも事前に把握しておきましょう。

目的の情報にすぐにアクセスできない
スマホから利用しにくい
タスクの期限は通知できない

情報へのアクセス性が低いと、情報を確認するたびにいちいちストレスを感じてしまいます。また、スマホから情報を活用できない環境では、多様な働き方に対応できなくなる恐れがあります。さらに、Googleスプレッドシートには通知機能がないため、タスクの消化忘れからプロジェクトの遅延を引き起こし、重大なミスにつながりかねません。そのため、社内に蓄積されるプロジェクト情報にすぐにアクセスでき、すべての社員が効率的かつ安心して仕事ができるようにサポートするツールが求められます。結論、3つの懸念点を解消し、プロジェクト管理を効率化するには、ガントチャートの作成機能を備え、プロジェクト管理・タスク管理のために作られたBacklogの導入が最適と言えます。

ガントチャート機能を備えるプロジェクト管理ツール「Backlog」

https://backlog.com/

Backlogは、機能が豊富でカスタマイズ性の高いタスク管理・プロジェクト管理ツールです。ガントチャート機能はもちろん、マイルストーン機能やカンバンボード形式のタスク管理機能が備わっており、プロジェクト管理に必要な機能がオールインワンで詰まっています。

こんなチームにオススメ

IT企業・ITツールに慣れている若手中心の企業…ITリテラシーが高ければ、すぐに使いこなせます。

導入担当者を1人割り当てられる、中〜大企業…導入担当者が利用方法を設計し浸透させれば、問題なく利用できます。

エクセルやスプレッドシートを使ったタスク管理に限界を感じているチーム…タスク管理・プロジェクト管理に特化した機能が完備されています。

Backlogの料金

スタータープラン：2,640円／月（ユーザー数30人まで）
スタンダードプラン：12,980円／月（ユーザー数無制限）
プレミアムプラン：21,780円／月（ユーザー数無制限）
プラチナプラン：55,000円／月（ユーザー数無制限）

Backlogの料金の詳細はこちらから

Googleスプレッドシートでガントチャートを作成する方法まとめ

これまで、Googleドキュメントで活用できるガントチャートの作り方を中心にご紹介してきました。 Googleドキュメントでプロジェクト管理をする場合、管理シートを一から作成するのは大変な作業です。そのため、Googleドキュメントのアドオンである「projectsheet planning」のフォーマットを利用すると効率的です。一方で、Googleドキュメントでプロジェクト管理をする場合、「通知がされない」などの注意すべき点がいくつかあります。そのため、円滑なプロジェクト管理をこなすためには、Googleドキュメントの抱える課題を解消できるツールの導入が必要です。今回ご紹介したBacklogは、社員のタスク管理を効率化し、プロジェクト情報の一元管理を実現するツールです。ぜひ、下記のリンクからBacklogを無料で試してみましょう。

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