![業務効率化ガイド](data:image/svg+xml,<svg xmlns="http://www.w3.org/2000/svg" width="580" height="70"><rect fill-opacity="0"/></svg>)
Googleのメールサービス”Gmail”はビジネスで広く活用されています。Gmailは無料で利用できるうえに、いくつもアカウントを作成して利用目的に応じた使い分けが可能です。
一方で、「次々とメールが溜まっていき、ついには重要なメールが埋もれてしまって大変な思いをした」という経験をした方も多いのではないでしょうか。”メールが埋もれる”という課題を解決する方法のひとつに、Google ToDo リストとの連携があります。
そこで今回は、Gmailでタスク管理ができるGoogle ToDo リストの使い方を中心にご紹介します。
- メールの内容を忘れないように、すぐにアクセスできるところに保存しておきたい
- メールの分類が面倒なので誰でも簡単に管理できる方法を知りたい
- 顧客からの問い合わせメールをチームで簡単に共有したい
という担当者の方がこの記事を参考にすれば、チーム内で発生しているメールの抜け漏れなどのミスを最小限に抑えられる実践的な方法が分かります。
目次
Gmailでタスク管理する方法とは
Gmailを利用していると次々とメールが溜まってしまい、「通知がないので返信をするのを忘れていた」という経験をされた方も多いのではないでしょうか。そこで以下では、Gmailで仕事のタスク管理する方法をご紹介します。
Google ToDo リストを活用する
Google ToDo リストとはGoogleが提供しているタスク管理ツールです。
パソコンはもちろんのことスマホでも利用可能なので、取引先への移動中でも簡単にタスクを確認できます。Google ToDo リストはマルチデバイス対応なので、スマホで途中まで編集すればパソコンですぐに続きから再開できます。
また、Gmailを含めたほかのGoogleサービスと連携すればさらに快適になります。
Google ToDo リストの基本機能一覧
GmailとGoogle ToDo リストを連携したタスク管理の方法をご紹介する前に、以下で基本的な機能を説明します。
以上のように、Google ToDo リストには一般的なタスク管理ツールに搭載されている機能が備わっています。
【基本】Gmailでタスク管理する3ステップ
GmailとGoogle ToDo リストを活用してタスク管理をするためには基本的な操作手順を理解しておく必要があります。そこで以下では、Gmailでタスク管理する3ステップをご紹介します。
リストを作成する
はじめに、タスクを分類する役割がある”リスト”を作成します。
業務ごとにリストを作成すれば大量のタスクを管理する場合でも、異なる業務のタスクが乱立しません。
以下はリストの作成方法です。
はじめに、WebブラウザからGmailを起動して[Google ToDo リスト]を開きます。
次に、①画面右側の[マイタスク]をクリックして、②表示される[新しいリストを作成]を選択します。今回は”メール”という名称のリストを作成します。
以上の操作で上図のように”メール”リストが追加されます。
タスクを作成する
Gmailで受信したメールをGoogle ToDo リストにタスクとして登録します。メールをそのままタスクに変換するので、メールの返信を忘れないように管理できます。
以下はメールをGoogle ToDo リストに登録する方法です。
具体的な手順としては、任意のメールをクリックしたまま画面右側のGoogle ToDo リストにドラッグ・アンド・ドロップするだけです。
上図のように、メールの件名がタスク名に自動変換されます。タスクにあるメールマークをタップすれば対象のメールが開封されます。
タスクを完了する
Google ToDo リストのタスクを完了させます。タスクがそのままでは「何の作業が終わっていないのか」が分からなくなります。
Google ToDo リストで管理されているタスクを完了させためには、タスクの左に表示されている[◯]をクリックするだけです。
上図のように、完了済みのタスクは画面右下に一覧でまとめられます。
【応用】Gmailでタスク管理する3ステップ
これまでご紹介した基本的な操作方法を理解していれば実務でも十分に活用できます。しかし、さらに効率的なタスク管理をする場合には、以下でご紹介する応用的な使い方もマスターしましょう。
タスクの詳細を編集する
はじめに、Google ToDo リストに管理されているタスクの詳細を編集します。タスクに関する情報をメモとして残しておけば、作業を始めた時に何をすれば良いかがすぐに判断できます。
タスクの詳細を編集するためには①タスクをクリックして、②表示される[詳細]を選択してメモを入力します。
以上の操作で、上図のようにタスクに詳細が表示されます。
サブタスクを追加する
次に、サブタスクを登録しましょう。メインのタスクに関連するタスク(サブタスク)をまとめて管理できるので、作業のやり忘れを防げるのです。
サブタスクを追加するためには①タスクをクリックして、②表示される[サブタスクを追加]を選択して登録します。
以上の操作で、上図のように一段階の字下げがされたサブタスクが表示されます。
Googleカレンダーに表示する
GoogleカレンダーにGoogle ToDo リストを表示させる方法です。スケジュールを一目で確認できるGoogleカレンダーにタスクを表示すれば、作業の見落としを減らせます。
Googleカレンダーに表示させるためには、はじめに①タスクをクリックして、②表示される[日時]を選択しましょう。
次に、詳細設定の画面が表示されるので以下の3つの操作をします。
- カレンダーから任意の日付を選択する
- 任意の時間を設定する
- 最後に[OK]をクリックする(繰り返しの設定も可能)
上図のようにGoogleカレンダーを起動して画面左側の[ToDoリスト]にチェックマークを入れると、Gooleカレンダーにタスクが表示されます。
以上でGmailのメールをタスク化して、Googleカレンダーに表示させる操作は完了です。
Gmailでタスク管理する3つのデメリット
これまでGmailでタスク管理をする手順をご紹介しましたが、実際に仕事で活用する場合には以下の3つのデメリットを正しく理解しておく必要があります。
タスクの検索ができない
Google ToDo リストで管理するタスクは検索ができません。
そのため、重要なタスク(メール)を忘れないように管理しても、ほかのタスクに埋もれて探し出せないのです。キーワード検索はもちろんですが、”期限”で絞り込めないので仕事で利用するのはリスクがあります。
タスク管理には”タスクの期限を忘れさせない”という目的がありますが、Google ToDo リストの仕様では適切な管理が難しいと言えます。
タスクの一覧表示ができない
Google ToDo リストではリスト機能でタスクを分類しますが、リストを横断してすべてのタスクを一覧表示することはできません。
そのため、業務ごとにリストを作成する活用方法は、何度もリストを切り替えて確認する必要があるので不便です。また、タスクの見落としも発生する可能性もあります。
以上のように、タスクの一覧表示ができないのは業務効率が下がると同時に、プロジェクトの遅延にもつながりかねない事態になるので注意が必要です。
タスクの共有ができない
Goolge ToDo リストはほかの人と共有ができないのでチーム利用には不向きです。
また、Goolge ToDo リストを連携したGoogleカレンダーを共有しても、タスクは共有相手に表示されない仕様になっています。そのため、どうしても共有したい場合にはテキストをコピーして、メールやチャットツールで送信する方法がありますが非効率です。
タスク管理ツールをビジネス利用する場合には、スムーズにタスク共有できる機能が不可欠です。たとえば、タスクを作成した瞬間からすぐに共有されて無駄な設定が不要なタスク管理ツールはビジネスに最適だと言えます。
ビジネスのタスク管理におすすめのツール
以下では、ビジネスのタスク管理におすすめのツールをご紹介します。
GmailにGoogle ToDo リストを連携するタスク管理は便利ですが、「タスクの検索ができない」「タスクの一覧表示ができない」「チームで共有できない」などの課題があります。そのため、GmailとGoogle ToDo リストを連携したタスク管理はあくまでも個人向けの方法と言えます。
たとえば、Gmailで受信したメールが埋もれないように管理し、かつ返信などを忘れないようにタスク設定するためには「Stock」「Stock」が最適です。Stockは自社に送信されたあらゆるメールを「ノート」に自動転送し、ノートに紐づけられた「タスク」で仕事の割り振りができます。
Stockは非IT企業を含む導入実績が100,000社を超える今注目のツールで、メールの内容を蓄積する「ノート」には「タスク」だけでなく「メッセージ」も紐づけられているので部下とのやりとりもスムーズです。
重要なメールを転送して管理できる「Stock」
![Stockのトップページ](data:image/svg+xml,<svg xmlns="http://www.w3.org/2000/svg" width="598" height="289"><rect fill-opacity="0"/></svg>)
「Stock」｜最も簡単にチームのタスクを管理できるツール
Stockは、最も簡単にチームのタスクを管理できるツールです。「専門的なタスク管理ツールは、複雑で難しい」「チャットやファイルでは、タスクが漏れてしまう」という問題を解消できます。
Stockには非常にシンプルな「タスク」機能が搭載されています。期限日を設定すると通知を受信でき、タスク漏れを防止できます。
スマートフォンアプリとタブレットアプリも利用できるため、あらゆる場所、デバイスからタスクを管理できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- シンプルな「タスク」機能を搭載複雑な機能は搭載されていません。タスク名、依頼者、担当者、期限を設定するだけで、漏れのないタスク管理を実現できます。
- スマートフォンアプリ、タブレットアプリでも利用可能アプリでもタスクの作成や通知の受信が可能なため、場所を問わずどこでもタスクを管理できます。
- 「ノート」にタスクの背景を記載できる「ミーティング議事録」などを記載した「ノート」にタスクを紐づけることで、タスクの背景を即座に把握できます。
＜Stockの口コミ・評判＞
 池本 健太郎さん きずな綜合会計事務所 |
| 「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」 ★★★★★ 5.0 少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。 |
 塩出 祐貴さん 松山ヤクルト販売株式会社 |
| 「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
 西尾 太初さん 株式会社ハピネス |
| 「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました！」 ★★★★★ 5.0 従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock（ストック）を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。 |
＜Stockの料金＞
https://www.stock-app.info/pricing.html
登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
また、トライアル期間終了後も、累計20ノートまでは永年無料で利用できます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも１人あたり月額500円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。
Gmailでタスク管理する方法まとめ
これまでGmailでタスク管理ができるGoogle ToDo リストの使い方をご紹介しました。以下は、本記事のまとめです。
- Gmailを適切に管理すれば返信の抜け漏れなどのミスを減らせる
- Google ToDo リストは個人向けなのでビジネスには向かない
- Gmailを転送して埋もれないようにタスク管理できるツールがおすすめ
重要なメールや問い合わせメールをGmailなどで管理している場合には、「メールが埋もれてしまう」「CCやBCCで社内共有するのが面倒」「返信したかどうか分からなくなる」などの課題を解消できるツールを連携させましょう。
たとえば、タスク管理ツールのStockはあらゆるメールサービスのメールを自動転送で蓄積し、簡単に社内で共有したりタスクを割り振ったりできます。
1986年生まれ。早稲田大学法学部卒。
新卒で、野村総合研究所(NRI)に、経営コンサルタントとして入社。
その後、株式会社リンクライブ（現：株式会社Stock）を設立。代表取締役に就任。
2018年、「世界中の『非IT企業』から、情報共有のストレスを取り除く」ことをミッションに、チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」を正式ローンチ。
2020年、ベンチャーキャピタル（VC）から、総額1億円の資金調達を実施。
2021年、東洋経済「すごいベンチャー100」に選出。
