ToDoとタスクの違いとは？定義を理解すれば生産性が高まる！？

一般的にどの業界でも使用されているビジネス用語に、ToDoとタスクがあります。ToDoとタスクは同じような文脈で使われますが、両者には明確な違いがあります。そのため、ToDoとタスクの違いを知らないことで話が噛み合わず、トラブルとなる可能性もあるのです。過去に業界用語を正しく理解していなかったことから、認識齟齬をしていたという経験をした方も多いのではないでしょうか。そこで今回は、ToDoとタスクの違い、管理方法、おすすめの管理アプリを中心にご紹介します。 ToDoとタスクの違いを正しく理解し、円滑なToDo・タスク管理を実現したい担当者の方は必見です。

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1 ToDoとタスクの違い
2 ToDo・タスクの管理方法
3 ToDo・タスク管理アプリの3つのメリット
4 従来の管理方法の課題と解決策一覧表
5 ToDo・タスクを効率的に管理できるアプリ
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6 ToDoとタスクの違いまとめ

ToDoとタスクの違い

ビジネスシーンでは、ToDoとタスクは同じ意味で認識されることがありますが、両者には明確な違いがあるので、ToDoやタスクへの取り組み方も変えなければなりません。以下では、ToDoとタスクの違いをご説明します。

ToDoとタスクの意味は？違いはひとつ！

ToDoとタスクは「やるべきこと」という共通点がありますが、唯一の違いが「期限の有無」です。

ToDo

いつかは完了すべきやるべきことです。緊急度が低く、期限は設定されていないので、先延ばしにしても良いものを指す場合が多いです。

タスク

特定の期日までに完了すべきことです。緊急度が高く、期限が設定されているので、スケジュール通りにこなす必要があります。そのため、チームでやるべきことはタスク、個人で完結することはToDo、とするケースが多くなります。チームでは、ひとりひとりのタスクを管理・調整するチームマネジメントが必要になるからです。しかし、仕事に関するToDoとタスクは別々で管理するのではなく、一か所で管理するのが良いです。管理方法を分けてしまうと、情報が分散するリスクや、アクセスする手間が増えるので非効率になる可能性も高くなるためです。以上のように、ToDoとタスクの違いを理解しておくと、やるべきことのなかでも優先すべきことや、中長期的に取り組むべきことの違いが判断でき、マネジメントすべきポイントも明確になります。

なぜToDo・タスク管理は必要なのか？

人はやるべきことを一度確認してもすぐに忘れてしまうので、何らかの方法で記録しておく必要があります。一般的に、人の脳は一度記憶したことでも1時間後には約56％、1日後には約74％も忘れてしまうと言われています。そのため、タスクやToDoを記録して、いつでも見返せるようにしておかなければ、大切なことも徐々に忘れていってしまいます。また、やるべきことが整理されていない状態では、今取り組むべきことに集中できなくなる可能性があるので、ToDo・タスク管理して頭の中をクリアにする必要があるのです。つまり、やるべきことを忘れないように記録し、目の前のことに集中するためにはToDo・タスク管理が必要不可欠と言えます。

プロジェクト、スケジュールとの関係性

ToDo・タスクとセットで使われる用語に、「プロジェクト」と「スケジュール」があります。以下は、4つの用語の関係性を図式化したものです。

プロジェクトは、最終的な目的を達成するための計画のことで、プロジェクトを進めるためには多くのやるべきことがあります。そして、やるべきことは、期限の有無によってToDoとタスクに分けられるのです。そのため、ToDoやタスクはプロジェクトの中に含まれるひとつひとつの要素と言えます。また、プロジェクトを確実に成功させるためには、いつまでに何をするのかを決めるスケジュールが必要です。スケジュールは、ToDoやタスクをもとに計画・作成されて、社員はスケジュールに従って業務を進めます。以上のように、ToDo、タスク、プロジェクト、スケジュールのすべてがチームで仕事をする上で欠かせない要素であることが分かります。

ToDo・タスクの管理方法

ToDoとタスクを管理する代表的な方法は3つあります。以下では、3つの管理方法とそれぞれの特徴をご紹介します。

紙とペン

ToDoとタスクを、ペンを使って紙に書き出し、一覧表で管理する方法があります。アナログな方法ですが、紙とペンさえあれば、ITツールに慣れていない人でも簡単に管理できることがメリットです。また、紙はひとめで情報が確認できるアイテムなので、ToDoとタスクを一覧で確認すれば進捗管理も可能になります。一方で、ToDoやタスクを書き足したり確認したりするには、常に手元に置いておく必要があり、常備していないと仕事に影響が出ます。また、タスクの期限を見逃す可能性があることや、共有するのに手間がかかることなどのデメリットも多いです。そのため、紙とペンを利用したToDo・タスク管理は、買い物リストなどの一時的なメモをする個人利用のケースに向いていると言えます。

メール

頻繁にメールを利用する場合には、メールでToDo・タスク管理する方法もあります。たとえば、GmailやOutlookなどのメールソフトにはToDoリスト機能があり、受信メールをToDoリストへ追加できます。そのため、タスクやファイルデータが添付されたメールが見つからなくなるケースや、付箋にやるべきことを書き写して管理する手間が少なくなります。しかし、あくまでもメール形式で管理するので、「タスクの概要は何か」「期限はいつか」「誰からの依頼か」「参照する情報はどこにあるか」を確認するためには、受信メールを端から端まで確認する必要があります。そのため、メールでのToDo・タスク管理が有効なのは、取引先へのメール返信など、定期的な業務を忘れないための個人管理に限られると言えます。

管理アプリ

個人ではなく、チーム全体でのToDo・タスク管理で真価を発揮するのが、管理アプリです。ToDo・タスク管理アプリはITツールのひとつで、業務の効率を向上するための機能が豊富に揃えているものが多いです。たとえば、Backlogは、タスク管理・ToDo管理のために作られたツールなので、ストレスなく利用できます。

ToDo・タスク管理アプリの3つのメリット

ToDoとタスクを管理する代表的な方法は3つありましたが、そのなかでも管理アプリを利用することには、大きなメリットがあります。以下では、ToDo・タスク管理アプリの3つのメリットをご紹介します。

チーム全体で進捗を共有できる

ToDo・タスク管理アプリでは、ToDoやタスクを個人管理するのではなく、チームで共有して進捗を把握できる機能があります。チーム内で進捗が共有されれば、適切なタイミングで行動を起こしたり、メンバーへ指示したりできるので、課題の早期発見の可能性が高くなります。また、各メンバーの仕事内容や状況が簡単に把握できるので、「今は重要な仕事をしているから、別のメンバーに任せよう」「このタスクが完了したら、次のタスクを依頼しよう」など、負担なく適切な仕事の割り振りが可能になります。そのため、チームで進捗を共有するToDo・タスク管理アプリを導入すれば、チーム全体を簡単に把握できるようになり、適切なマネジメントが可能になるのです。

ToDo・タスクの依頼が簡単にできる

ToDoやタスクの依頼が、誰でも簡単にできる機能が使えるアプリがあります。タスクの作成ページから、依頼したいタスクと担当者を設定するだけです。依頼機能がないToDo・タスク管理アプリの場合、他のチャットアプリやメールで連絡する必要があります。しかし、社員が連絡を見落としてしまったり、依頼後の進捗が分からなかったりする問題があります。そのため、社員に割り当てたToDo・タスクの進捗管理ができ、さらに社員への依頼も簡単になるアプリを活用すれば、社員のリソース確認から進捗管理までがわかりやすくなります。

絞り込み検索で業務を効率化できる

ToDoやタスクの数が増加するとマネジメントが難しくなりますが、絞り込み検索を活用すれば、確認したい情報だけをピックアップして確認できます。たとえば、「○月○日から△月△日までに割り振られているタスク」を知りたい場合には、期限で絞り込み検索をして、該当のタスクだけを一覧表示させられます。他には、タスクを依頼した人、担当者、ステータス(完了/対応中)などで絞り込み検索できます。そのため、プロジェクトが大きくなったり、マネジメントする社員が増えたりしても、非効率さや不便さを感じることなくチーム全体のToDo・タスク管理が可能になるのです。

従来の管理方法の課題と解決策一覧表

これまで、紙やメールを使用した管理方法や、管理ツールを活用するメリットなどをご紹介しました。そのなかで挙げられた「従来の管理方法の課題」を一覧にして、それぞれの解決策を表にまとめました。

従来の管理方法の課題	解決策
紙とペンで管理する場合、常備する必要がある	常に持ち歩くスマホから管理する
どこにやるべきことが書いてあるのか分からなくなる	検索機能でやるべきことを探す
メールを端から端まで読んで、やるべきことを理解する必要がある	ToDoやタスクを一覧で管理する
どのメールに何が書かれているか分からなくなる	検索機能でやるべきことを探す
チームではToDo・タスクが共有できない	リアルタイムで情報共有されるアプリで管理する
ToDoやタスクの依頼ができない	クリックするだけでタスク依頼ができるアプリで管理する
ToDoやタスクが増えると管理が難しくなる	絞り込み検索でToDo・タスクを一覧表示できるアプリで管理する

以上のように、従来のToDo・タスク管理には数多くの課題があり、適切にアプローチできる管理アプリの導入が、すべての企業に求められているのです。

ToDo・タスクを効率的に管理できるアプリ

以下では、ToDo・タスクを効率的に管理できるアプリをご紹介します。「ToDo・タスクを効率的に管理する」とは、従来の管理方法で課題になっていたムダをなくし、より社員が働きやすい環境をつくることを意味します。しかし、紙、メールでのToDo・タスク管理には、管理方法のムダ、共有作業のムダなど、本来時間をかける必要がないのに多くの労力が使われている現状があります。 ToDo・タスクの管理で発生しているムダを減らして、他の業務に費やす時間を生み出すためには、業務効率化に必要かつ過不足のない機能を持つBacklogを導入しましょう。 BacklogでToDo・タスク管理すれば、クリックするだけで社員へToDo・タスクの依頼と共有ができ、メンバー全員の進捗を一覧で追えるようになります。また、BacklogはToDo・タスク管理に関する機能がオールインワンで詰まっているので、全ての管理を一元化できます。

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IT企業・ITツールに慣れている若手中心の企業…ITリテラシーが高ければ、すぐに使いこなせます。

導入担当者を1人割り当てられる、中〜大企業…導入担当者が利用方法を設計し浸透させれば、問題なく利用できます。

エクセルやスプレッドシートを使ったタスク管理に限界を感じているチーム…タスク管理・プロジェクト管理に特化した機能が完備されています。

Backlogの料金

スタータープラン：2,640円／月（ユーザー数30人まで）
スタンダードプラン：12,980円／月（ユーザー数無制限）
プレミアムプラン：21,780円／月（ユーザー数無制限）
プラチナプラン：55,000円／月（ユーザー数無制限）

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ToDoとタスクの違いまとめ

ToDoとタスクの唯一の違いは、期限があるか否かです。ToDoは明確な期限が設定されていないやるべきことで、期限が設定されているものがタスクです。業務に関わるToDoとタスクは、別々に管理するのではなく、Backlogのようなアプリを使った一元管理が必要です。Backlogでは、期限を設定したタスクと期限なしのToDoを一か所で管理でき、詳細条件検索でタスクとToDoを分けて表示することも可能です。無料でトライアルできるので、ぜひBacklogで効率的なToDo・タスク管理を実現しましょう。

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