情報システム部門こと「情シス」は、社内システムの保守・管理や、社内インフラの構築・運用を担う重要な役割があります。社内の「IT専門家」として、さまざまな部署で発生する多くのトラブルに対応する情シスは、果たしてテレワークが可能なのでしょうか？
今回は、情シスでテレワークを導入できるのかを検討し、導入するメリットや課題、そして解決策まで解説します。
テレワークとは、「tele=離れた所」と「work=働く」をあわせた造語で、情報通信技術を活用した「場所や時間にとらわれない柔軟な働き方」を指します。2020年に新型コロナウイルス感染症が世界中で拡大し、日本でも緊急事態宣言が出されたことを受け、多くの企業がテレワークを導入しました。
テレワークは在宅勤務と同義語と捉える方が少なくありませんが、電車や新幹線の中、喫茶店やサテライトオフィス、コワーキングスペースで行うものも含まれます。リゾート地でバケーションを楽しみながら働くワーケーションも、テレワークの一種です。
テレワークは全ての職種に対応できるわけではありません。向いている仕事内容と不向きな業務があるのです。
情シスはテレワークが可能なのでしょうか。
情シスでテレワークが可能かを考えるために、主な業務内容を確認しておきましょう。
情シスは、企業が事業をスムーズに行うための社内システムの開発や構築、運用、保守などが主な仕事です。あわせてサーバーの設置・保守管理や社内のインターネット環境の構築・保守も行います。企業を情報漏洩やハッキングなどの危機から守るためのセキュリティ対策も、情シスの重要な役目です。
さらに社内にある多くのIT機器にトラブルが発生したときも、対処する必要があります。社員が使用しているパソコンやシステムに問題が起こったときの問い合わせにも、情シスが対応します。
このように情シスは、社内のIT関連の業務を一手に担っているのです。
情シスは、各部署とのコミュニケーションが取れる環境にあるなら、テレワークできる業務が少なくありません。
たとえばシステムの企画や開発は、パソコンさえあればどこでも行える業務です。サーバーの保守管理やセキュリティ対策などに関しても、オンライン上で実行できます。社内にあるIT機器に発生したトラブルも、管理システムにアクセスできれば解決できる場合が多いでしょう。社員が使用しているパソコンに問題が発生しても、遠隔で操作して解消できます。
このように、オンラインでアクセスできる環境が整っていればできる業務に関しては、情シスもテレワークが可能です。
情シスの業務はテレワークでも行うことが可能ですが、他の職種・業務と同じくオンラインで対応できる業務に限定されます。以下にご紹介するような物理的な作業が伴う情シス業務については、テレワークで対応することはできません。
このように機器を触らなければならない作業や、出社が伴う作業については、テレワークの範囲外として別途対応する必要があります。
情シスは幅広い業務を抱えていることが一般的であるため、業務の全てをテレワーク化するのは難しいのが現状です。
情シスの多くの業務はテレワークで対応できるとわかりました。実際に導入すると、以下のメリットが得られます。
それぞれどのような内容なのかを解説します。
情シスにテレワークを導入すると、自宅にいながら社内で発生したトラブルに対応できるようになります。
たとえばシステムのトラブルは、平日出社しているときに起こるとは限りません。深夜や休日に発生し、緊急対応が必要になることもあります。そんなときでもテレワークが導入され、自宅などの外部から安全にシステムにアクセスできる環境が整っていれば、トラブルに対応するために深夜や休日に会社へかけつける必要がなくなります。
移動時間が不要になるため、迅速なトラブル対応が実現できるのです。
情シスがテレワークを導入すると、社員のサポートを柔軟に行えるようになります。
リモートワークを導入している企業では、情シスだけではなくほか多くの社員が自宅で業務に取り組んでいることが想定されます。テレワーク中の社員が使用しているパソコンなどの端末にトラブルが発生したときも、外部から遠隔で操作できるよう設定しておけば、場所や時間に関係なく対応が可能です。
優秀な人材確保につながることもメリットです。
テレワークは働く場所を問わないため、通勤エリアにこだわらずに人材を探すことが可能です。地方に住む優秀な人材の採用も実現できます。
さまざまな働き方を望む労働者にとっても、テレワークを導入している企業は魅力的に映るでしょう。情シスは業務負担が重く人材不足が深刻ですが、テレワークを導入することで優秀な人材の応募が増えるかもしれません。
情シスにテレワークを導入すると、コスト削減にもつながります。
出社する人数が減るのにあわせて小さなオフィスに移転すれば、賃料はもちろんイスや机といったオフィスにかかるコストを削減できます。さらに社員の通勤手当も不要になるので、人件費を抑えることも可能です。
BCPとは、事故・災害・サイバー攻撃といった不測の事態が発生した場合においても、企業が自社の事業を継続できるように対策を行っておくことです。ITシステムの稼働・運用を維持することは、IT-BCPと呼ばれています。
情シス業務のテレワーク化を行うことは、万が一企業がダメージを受けてもリモート環境でビジネスを継続できる体制を構築することになるため、BCP対策としても非常に効果的です。現にテレワーク自体がコロナ禍に対するBCP対策として機能しており、有効性の証明となっています。
現状のコロナ禍を乗り切るだけでなく、他のリスクも想定したテレワーク体制を構築しておくと、より盤石なBCP対策とすることができます。
情シスでテレワークを導入する場合、次のような課題が発生する可能性があります。
それぞれの課題がどのような内容なのか順番に解説します。情シスにテレワーク導入を検討している方は、導入時の障壁となる可能性があるため、確認しておきましょう。
企業がテレワーク導入を実施する際は、特定の部署だけでなく全社的に進めていくのが一般的です。そのため、情シスは自部門のテレワーク環境の整備を行いながら、他部署の導入推進・サポートも行わなければならず、テレワーク体制が安定化するまでは一時的に大きな負担がかかります。
テレワーク導入は各社員に端末を支給すれば良いといった単純なものではなく、通信環境の整備・ツールやシステムの導入・セキュリティ対策ならびにこれらを活用した新しい業務フロー・業務体制の構築まで行う必要があります。情シスが担う範囲は非常に多く、サポートやトラブル対応も行わなければならないため、多忙を極めることは事前に想定しておいた方が良いでしょう。
このようなテレワーク導入時の課題は不可避な部分が多いため、導入前に検討・実施できることはできるだけ前倒しを行っておき、導入後の業務負担を減らす対策を行っておくことが重要となります。
テレワークの導入は社員にデバイスを支給すれば済む話ではなく、効率性・安全性を考慮してインフラを整備したりツールの導入を行ったりする必要があります。
情シス部門のテレワーク化においても、従来の業務をテレワーク化するためにナレッジ共有ツール・チャットボット・管理ツール等を用意する必要があるため、導入時にはまとまったコストがかかることは避けられません。テレワーク化を推進する過程で新たなコストが発生する場合もあるため、コストの見積もりが難しいという課題もあります。
長期的視点で考えれば情シスのテレワーク化にはメリットがありますが、一時的にコスト負担が大きくなる点はあらかじめ覚悟しておく必要があるでしょう。
情シスがテレワークを導入するには万全のセキュリティ対策を施す必要があり、その対策にも追われることになります。
テレワークをするとなると、社内ネットワークでは対応できないことから外部からのアクセスが必要になります。しかしそれには情報漏洩の危険がつきまとうことが課題です。そのため情シスには、強固なネットワークセキュリティの構築が求められます。セキュリティが脆弱だと、ウイルス感染や不正アクセスのリスクに常にさらされることになり、安心して業務に取り組めません。
外部からのアクセスの安全性を確保するには、プライベートネットワークに接続して暗号化通信を行うシステムを導入する、公衆wi-fiの使用を禁止し通信キャリアが提供するモバイルルーターの利用を義務づけるなどの対策が必要です。
ひとり情シスとは、少人数もしくは一人で情シス部門を担当している状態を指す言葉です。情シスは直接の利益を生み出さないコストセンターとみなされやすいことから、人員の増強に積極的ではない企業が多く、とくに中小企業では一人情シスは珍しくありません。
そんなひとり情シスがテレワーク導入を進めるとなると、ただでさえ業務量が多いのにさらに増えることで生産性が低下します。ほかの社員のテレワーク対応に追われ、自身の業務が停滞してしまう可能性があるのです。
情シスでテレワークを導入するときには、多くの課題があります。それらを解決するために考えられる対策は、以下の3つです。
それぞれどのような内容かを解説します。
情シスがテレワークを導入する際には、業務・管理をスムーズに行うために、利用するツールをできるだけクラウドツールで揃えることがポイントです。オンプレミスの機器を管理する必要がなく、インターネット環境さえあれば場所を選ばず同じ環境で作業を行えるため、情シスのテレワーク化には非常に適しています。
情シスのテレワーク化におすすめのクラウドツールには、例えば以下のようなものがあります。
新規に導入するツールやシステムをクラウドで揃えるだけでなく、従来から使用していた業務支援ツール・システムについても、同様の機能を持つクラウドツール・システムがリリースされているケースは少なくないため、できるだけクラウドへ代替することをおすすめします。
情シスの業務自体をアウトソーシングすることを検討してもいいでしょう。
テレワークを導入するときには、社員のパソコンの設定やソフトウェアのインストール、クラウドサービスの活用など一気に業務負担が増えます。またテレワークを始めた社員からの問い合わせも増え、すべてに手が回らなくなる可能性があるのです。
そのためパソコンの設定や社内問い合わせといった比較的重要度の低い業務に関しては、アウトソーシングすることで負担が軽減されます。そういった業務はテレワーク導入に際して一時的に増えるものの、軌道に乗ってしまえば落ち着くため、期間限定でアウトソーシングするといいでしょう。
チャットボットの導入で、テレワークの生産性を高めましょう。
テレワークを導入すると、社員は対面でのコミュニケーションをとれなくなるため、これまで部署内で起きていた疑問やトラブルを解決できなくなります。そのため情シスへの問い合わせが増え、業務効率が低下しがちです。
そういった問い合わせ対応に、チャットボットが効果的です。チャットボットとは、チャット（chat）とロボット（robot）を組み合わせた言葉で、自動応答システムを指します。チャットボットを導入すると、社員がチャットウィンドウに表示された選択肢を選んだり、自分で質問を入力したりすることで、求める情報や回答を引き出せるようになります。
情シスはチャットボットが回答できないような、難易度の高い質問にだけ対応すればよくなり、業務負担を大きく軽減できるのです。
情シスのテレワークでの生産性を高めたいなら、チャットボットの導入を検討するのがおすすめです。
チャットボットを導入すれば、よくある問い合わせに自動回答してくれるので、対応負担を大幅に削減して業務の効率化を図れます。会話形式で疑問をくみ取って、回答ページに誘導するため社員の自己解決を促せるのです。
働き方改革が進み、いろいろな場所で、好きな時間にテレワークするようになっても、チャットボットなら24時間365日いつでも対応できるので、社員の満足度も高まります。
情シスにチャットボットを導入するなら、「チャットディーラーAI」がおすすめです。
チャットディーラーAIは、社内対応に特化して開発されたチャットボットで、あらかじめ400種類以上もの社内用テンプレートが搭載されています。用意された質問に回答を登録すれば、AIはすでに学習済みなので、データ整備に手間と時間をかけることなくすぐに使い始められるのです。
専属担当がつき、追加費用の負担不要で初期導入から効果検証まで徹底的に支援してくれるため、テレワークの準備で多忙な情シスでも負担なく導入できます。
情シスは社内システムの開発や構築と保守・管理、社内インフラの構築・運用といった重要な業務を担当しますが、物理的な作業以外はテレワークでも可能です。情シスがテレワークを導入するときには、全社的に対応する必要があると想定されることから、情シスの業務負担は過重になります。
テレワーク導入に際しての情シスの負担を減らすためには、クラウドツールの活用や業務のアウトソーシング、チャットボットの導入といった対策を行ってください。チャットボットを検討するときは、社内問い合わせ対応に特化したチャットディーラーAIがおすすめです。
この記事を書いた人
ボットマガジン編集部です！チャットボットについて、タイムリーでお役立ちな情報をお届けします。
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