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採用に関する業務は、さまざまな段階で管理業務が発生するものです。

業務を一元化できれば、かなりの省力化になるのでは…と採用業務をする誰もが考えたこともあるはず。

その悩みを解決できる採用管理「ATS」と呼ばれるITシステム。

具体的にどう役立つのか、導入のための判断基準などをご紹介します。

パート・アルバイト採用で導入を検討されている方はぜひご参考ください。

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採用管理システム（ATS）とは

採用業務には「採用計画、求人、会社説明会、面接、選定・内定、内定者のフォロー」などさまざまな過程があり、必然的に業務は長期化します。

そこに関わる人件費や労力は計り知れません。

採用管理システムとは、採用の業務プロセスにおいて必要なスキルや全体のフローを一元化することで、業務をもっと効率的に進められるものです。

Applicant Tracking Systemの略でATSと呼ばれ、日本語に直訳すると「応募者追跡システム」と言ったりします。

近年ではクラウド形式で提供されるものも増えてきており、新卒採用、中途採用、アルバイト採用などをターゲットに、多くのサービスが登場しています。

✓ 採用管理システムができるもの（機能例）
・人材紹介会社や広告媒体に求人の掲載の依頼
・応募者への連絡や面接担当者との日程調整
・応募者の情報を面接官へ送付
・応募者のステータスの管理
・採用に関わるスタッフ同士の情報伝達
・内定者へのフォロー

採用管理システム（ATS）導入のメリット・デメリット

メリット

今まで社内にある情報が複数の場所に分散されていたことにより必要な情報を探すのに時間がかかっていたところが、採用管理システムを使うことで、1箇所に情報が集約されます。

改めて手動でまとめ直す必要もなく、全体が把握しやすくなります。

また人材を募集する際、複数の媒体を使った場合は管理もその分煩雑になってしまいがち。

「あの人はどこ経由での応募だったのか」
「現在の選考状況について、全体を把握したい」

と思ったときに、採用媒体同士の比較や分析、進捗状況が把握しやすくなります。

✓ 採用管理ツールのメリット、ポイントは？
・採用情報や管理・運用を1か所で行える
・様々な求人媒体を使っている場合でも、1か所に集約できる
・情報の共有も簡単に行える

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デメリット

使用するツールにもよりますが、ATSの導入や運用には無料のものからコストがかかるものまであります。

有料であれば、初期導入費用だけではなくランニングコストなど、月額料金も発生します。

そして各社がウリにしている各システムには多くの機能があるため、企業によっては使う必要がないものもあります。

ATSを導入する際には、改めて「どのポイントに重きを求めるか」を明確にしておかないと、せっかくATSを導入しても持て余してしまっては、経費の無駄の何物でもありません。

導入時には、コストとサービス内容をしっかりてんびんにかけましょう。

✓ 採用管理ツールのデメリット、ポイントは？
・初期投資が必要
・ランニングコストがかかる
・無料のシステムは有料と比べ「かゆいところに手が届かない」可能性もある

＜参照＞ATS（採用管理システム）のメリット・デメリット＆導入前に知りたい4つの注意点を解説／Hubspot
＜参照＞採用管理システム（ATS）とは？押さえておくべき主要サービス19社を徹底比較／FormLabs

採用管理システム導入の判断ポイント5つ

採用管理システムを導入する際、どういったポイントに気を付ければいいのでしょうか。

✓ 選定時のポイントは5つ
1.自社の事業規模にあったシステムかどうか
2.使いやすさを事前にチェックできると◎
3.連携したいサービスとの親和性はよいか
4.求人媒体との連携がスムーズに行えるか
5.セキュリティはしっかりしているか

次節でその理由などをご紹介します。

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1.自社の事業規模にあったシステムかどうか

もし年に1名や若干名の採用をするだけでしたら、採用管理ツールはなくてもよいかもしれません。

「選考状況」や「求職者へメール祖送付する」求人広告を出すサービス内に付いているマイページだけで管理できる場合もあります。

パート採用に強い求人サイトのしゅふＪＯＢでは、応募者の管理もラクラクです。

一方、大規模に人材を採用する大手企業は、自分たちが採用したいターゲットと、そのターゲット採用を得意とする媒体と親和性が良い採用管理ツールを使う方がよいですね。

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2.使いやすさを事前にチェックできると◎

導入前にできれば「使いやすさ」「自社との親和性」を確認しておきたいところ。

無料のトライアル期間を設けているツールや管理画面のデモをチェックできるツールもありますので、積極的に使ってみて活用できるかどうか確認しましょう。

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3.連携したいサービスとの親和性はよいか

すでに自社で利用しているサービスとの連携ができるかどうかも確認しましょう。

チャットツールやカレンダーアプリと連携している採用管理ツールは、求職者と面接官の日程設定もスムースにできるなどメリットもたくさんあります。

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4.求人媒体との連携はスムーズに行えるか

採用管理システムによっては、実際に掲載している求人サイト側の操作をせず、採用管理ツール1つを操作でき、外部からのデータもAPI（アプリケーションをプログラミングするためのインターフェース）の連携によって、採用管理ツールに簡単に取り込むことができます。連携はスムーズですね◎

採用管理ツールとの親和性やスムースさがやや低くなると、CSV（カンマ区切りのテキストデータ）の入出力を手作業で行うケースもあります。

採用管理ツールを選ぶ際、各サービスのキャッチコピーでは連携サービスの「種類の多さ」に注目しつつも、それは自社が使う求人媒体が含まれているか？も大切です。

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5.セキュリティはしっかりしているか

採用管理システムでは、応募者の個人情報を扱うため、外部への情報流出は絶対に避けるべきですね。

採用管理システム上で個人情報を管理する場合には、採用に関わる社員へのログイン権限付与や、閲覧範囲の制限ができるツールを選びます。

情報の暗号化による不正アクセス対策が施されていればより安心ですね。

初めて採用管理システムの導入を検討する際、コストや機能性の謳い文句につい目が向いてしまいますが、セキュリティがしっかりしているシステムなのかという観点もお忘れなく。

【パート・アルバイト採用に強い】採用管理システム5選

数ある採用管理システムの中から、主にパート・アルバイト採用において多く利用されている5つを独自目線でご紹介します。

リクオプ

運営会社	HRソリューションズ株式会社
特徴	・アルバイト・パート採用管理システム業界No.1。 ・数々のSEOの施策を融資、検索エンジン上位表示による「ファン」を取り込める強み ・応募受付コールセンター、ポスティングサポート、面接官トレーニングなど採用数を増やす施策多数 ・多言語化機能
サポート体制	・初期設定サポート、自社専用マニュアル提供 ・導入レクチャー、勉強会あり
連携サービス	・タウンワーク・マイナビバイト・バイトル ・しゅふＪＯＢ ・indeed ・Googleしごと検索 など
料金	要問い合わせ

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HITO Manager（ヒトマネージャー）

運営会社	パーソルプロセス＆テクノロジー株式会社
特徴	・Indeedエントリーに対応している数少ないATSパートナーとしてIndeedと好相性 ・高いデザイン力と原稿UIを駆使し、独自の採用HPを作成できる ・採用率が悪ければ、原稿の内容等、再提案する ・充実した管理機能が、追加料金なしで使える ・求人媒体の応募者も自動取込で一括で管理できる
サポート体制	・専用のカスタマーサポートがあり、スピード対応が強み
連携サービス	・indeed ・Googleしごと検索、・Yahoo!しごと検索 ・タウンワーク・マイナビバイト・バイトル ・しゅふＪＯＢ、ほか採用媒体多数
料金	要問い合わせ

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Jobギア採促

運営会社	株式会社アイデム
特徴	・完全無料のお試しプランがあるなど、規模・やりたいことに合わせて料金プランを選べる ・求人広告のノウハウが詰まったコンテンツを提供（書き方や写真の選び方など） ・導入時はヒアリングを丁寧に実施してもらえる
サポート体制	・問い合わせ窓口あり
連携サービス	・indeed、Googleしごと検索など ・イーアイデム、Jobアイデム ・しゅふＪＯＢ、ほか採用媒体多数
料金	０円のプランから30,000円～まで、4種類の料金プラン

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ビズプラ

運営会社	株式会社フューチャート
特徴	・様々な求人媒体と連携し、応募者データ取得スピードや手法で特許を持つ ・データを取得できる求人媒体数の制限がか無く、無制限・同一料金 ・WEB面接（オンライン面接）機能が実装されている ・ターゲティング広告とも連携
サポート体制	・問い合わせ窓口あり
連携サービス	・マイナビ、マッハバイト、しゅふＪＯＢ、ほか主要求人媒体の多くと連携が可能 ・indeed、Googleしごと検索
料金	要問い合わせ

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RPM（アールピーエム）

運営会社	株式会社ゼクウ
特徴	・コールセンター、派遣業界の導入実績No.1。 ・基本機能3つ（自動媒体連携、応募者管理データベース、応募者対応／進捗管理機能）に加え、30ほどの採用サポートオプションがある。 ・使用するオプションの数によって最適な料金プランが決められる。 ・Googleカレンダー、オンライン面接、LINE、Salesforceなど主要な業務管理システムとの連携がスムース
サポート体制	・問い合わせ窓口あり
連携サービス	・@type、DUDA、en、しゅふＪＯＢ、ほか主要求人媒体の多くと連携が可能
料金	・はじめの30日間は無料 ・月額85,000円～130,000円など多数

＜参照＞各サービス運営会社サイトより

最後に

採用管理ツールにはご紹介した5種以外にも多くのサービスが存在します。50種類以上を比較して紹介しているサイトもあり、どのツールを使うか選ぶだけでも一苦労です。

活用イメージが湧きにくいという方は、無料トライアルが実施できるサービスがあれば、まずそちらを試してみるのも手でしょう。そして導入後、不採用が続くようなら今までのやり方を見直したり、乗り換えたりする決断も必要になります。中には、サービス乗り換えをサポートしているところも多数あります。

採用管理システムに関して価格を明らかにしていない企業も多いため当記事でも細かな情報を公開することはできませんでしたが、どのツールを使うか、まず課題解決にあたり優先度が高いところはどこか（料金か、連携サービスが多いことか、カスタマーサポートが充実しているか等）を決めた上で、資料を取り寄せ比較検討し、自社にあったサービスを導入することをおすすめします。