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「せっかく募集したのに人が集まらない」「面接しても、採用にならない」など、募集をするたびに課題を感じていませんか？

もしかすると採用業務の手順の中に落とし穴があるかもしれません。

この記事では「採用率がちゃんと上がる！」採用のプロ直伝のノウハウと、実際に成長を続けている企業が取り組んでいるノウハウ・成功事例も併せてご紹介します。

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採用率を上げるために必要なこと

そもそも採用率とは、全応募者のうち、採用した人数の割合を指します。

採用の母集団となる「応募者」、分子となる「採用成功人数」を増やすためにはそれぞれのテクニックを駆使すればよいですが（後半にて）、そもそもの「採用計画」をしっかり作っていないと、ゴールまでの道筋がブレてしまいます。

その道筋がブレてしまうことによって、応募者数が集まらなかったり、応募は多いがミスマッチが起きたり、採用できないという残念な結果となってしまうのは想像に難くないですよね。

まずは採用の目的・計画をしっかり作りましょう。例えば、下記のような項目を検討すべきです。

・今回募集する職種、業務内容、部門は明確になっているか
・なぜ、そのポジションに人材が必要なのか

採用の背景には、欠員補充や事業拡大による人員増強、高度な専門スキルを持つ人材の獲得、ダイバーシティの推進など様々な理由があるでしょう。

たとえば、採用目的が欠員補充で前任者の働きに満足しているため同じような人を採用したいと考えた場合、前任者と似た人柄やスキル、年収テーブルの人を採用するための活動を行うのではないでしょうか。

また、採用目的が事業拡大の場合、リーダーシップや事業牽引をした経験を求めたり、自社にない知識やスキルを持つ人物を採用したいと考えるのではないでしょうか。他従業員より年収テーブルを高く設定したり、求人の訴求方法を変えなくてはいけないかもしれません。

このように、採用目的により、採用したい人物が持つスキルやタイプが変わってくるため、まずは採用したい理由を定義することが必要なのです。
それぞれどのように考えたら良いのか、具体的にご紹介します。

採用目的の明確化

まず最初に行うのは「採用目的の明確化」。改め何を実現するためのに人材を募集するか、明確にしましょう。

・今回募集する職種、業務内容、部門は明確になっているか
・なぜ、そのポジションに人材が必要なのか

採用計画策定の項目とは

採用計画は募集する業務のフローと密接に関係しています。計画策定の項目として次のものはしっかり押さえておきましょう。

・いつどの段階で、どの程度の人数が必要か
・採用する人材にどんな能力を求めるか
・自社のアピールポイント（労働環境など）は何か
・給与や待遇はどのようにするか
・募集コストをどれだけかけるか
・採用方法や採用ルートはどうするか
・採用現場の責任体制をはっきりする

採用業務の各場面における６つのポイント

①求人媒体の使い分け

採用計画の策定後、いざ採用活動開始！となりますが、採用方法の1つとなるのは求人広告への掲載です。

求人広告はターゲット層が利用するような媒体に掲載するのがセオリーです。例えば、主婦層やパート層をターゲットとしているのに、ターゲット層があまり利用しないような求人媒体に求人広告を掲載しても、肝心な情報は行き届きません。

仕事を探す際、かつては新聞や雑誌などの紙媒体が主流でしたが、現在はスマートフォンなどモバイル端末を使っている求職者が8割。コスト面や掲載までの速度を考えると、webサイトがおすすめです。

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②自社の良さを引き出す求人原稿を作成する

ターゲットにあった求人媒体を選んでも、売り手市場のいま、なかなか応募が来ない…なんて悩んでいる方は多いはず。

求人を書くのにはちょっとした「コツ」があります。そのコツとは「ターゲットが心惹かれる表現方法」や「載せる写真」「スマートフォンでの読みやすさ」など。このコツを取り入れた求人とそうでない求人は、求職者から見られる数に大きな差が出てきます。ぜひそのコツを取り入れて求人原稿を作成しましょう。

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③応募者対応は「迅速に」

先述したように売り手市場の今、少し対応が遅れるだけであっという間に求職者の心も変わり、気づけば他の会社で採用されていた…なんてことも。

パートやアルバイトの場合、応募があったら即面接日程を調整くらいのスピード感が必要です。会社のビジョンやキャリアパスも視野に入れて求職活動をする正社員と異なり、勤務地や時給などのを重視して採用活動を行っている場合が多く、同条件の複数求人を同時に応募している可能性があります。そのため、連絡が早かった企業から先に進めているということは、容易に想像ができます。

ヒント：事業成長を続けている上場企業でもこの「対応スピード」の重要性を説いています。

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④応募者からの疑問には誠意ある対応を

応募者からの電話応募の対応は、企業とのファーストコンタクトとして非常に大切です。対応次第では、来社率や内定辞退者に大きく影響しますので、電話をとる部署のスタッフとは、応対をどのようにするか情報を共有し、丁寧に対応するようにしましょう。

担当者が不在の場合は、「担当者がいないので分かりません」は禁句です。「応募者の名前、連絡先、連絡が可能な時間帯」を聞いて、担当者から折り返し連絡します。応募者に連絡先を教えてもらえない場合は、担当者の名前と担当者がいる時間を伝えるようにします。

なお、応募者からの「問い合わせ」の場合は、担当者は誠意をもって、具体的に話すようにしましょう。また、応募者の質問が出尽くした時点で面接に進むかどうかの意志決定を促すのも1つの方法です。電話を切ってしまってからの再応募は確率が下がってしまうからです。

メールでの対応はあらかじめテンプレートを用意しておくと便利です。返信がない場合は迷惑メールに分類されている可能性もあるため、できればメールを送る前に電話をするほうが確実です。

⑤面接はお互いの理解を深める場所

応募者の7～8割の人が面接で入社意欲が影響した経験があるといいます。それだけに面接官の役割は重要です。
面接の場では、面接官と応募者が互いに必要な情報をやりとりして、相互理解を深めましょう。その際面接官の役割は、「応募者の見極め」と「自社の魅力づけ（アピール）」の2つです。どちらかに偏らないよう注意して、好感の持たれる面接を行いましょう。

また、面接をしているフロアではスタッフは静かにするように周知し、面接を行う場所は事前に整理整頓をしておきましょう。

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⑥面接後のアクションは3-4日以内に

応募・面接後は、応募者は不安な気持ちで企業からの連絡を待っています。いつまで待っても連絡がない、面接後の期日を守らない…などは、企業の印象を悪化させます。

また特に最近はSNS隆盛時代で、企業が採用活動などで悪い対応を取ってしまうと、あっという間に悪い評判が広がってしまいます。面接時の対応や面接後の「連絡がない・遅い」には充分に気を付けましょう。

最後に

採用活動を行うには、人事担当者がいかに求人募集を出してから採用するまでのイメージが具体的に描けるかがポイントです。

今回は、事務的な流れに注目しましたが、もちろん「募集時の給与や待遇条件」を充分に検討することは言うまでもありません。

企業も応募者に選ばれる時代です。企業側の柔軟で適切な対応が求められます。

もし採用活動で、効率的に自社に合ったターゲットの採用率を挙げたいのなら、応募の質から変えていく必要があります。
そこで求人サイトの運営を10年以上続けているしゅふＪＯＢだからこそ分かるノウハウを、こちらのページでダウンロードできるようにいたしましたので、ぜひご参照ください。