フォームを作成したい方にとって、まず思いつくのはGoogleフォームではないでしょうか。Googleフォームは無料で使え、誰でも手軽にフォームを作成できるサービスです。
しかし、初めてGoogleフォームを使う方にとっては、どのように作成すれば良いか戸惑ってしまうこともあるかもしれません。
この記事では、下記のことを解説していきます。
- Googleフォームでフォームを完成させるまでの手順・作り方
- Googleフォームを使ったフォームの作成例
- Googleフォームの応用的な使い方
これからGoogleフォームを使い始めるという方はもちろん、Googleフォームを利用中で使い方が分からないという方もぜひ参考にしてみてください。
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Googleフォームとは
Googleフォームとは、Googleのサービスの1つとして提供されているフォーム作成ツールです。
使いやすさや無料で使える点などから、アンケートフォームや問い合わせフォーム、キャンペーンへの申し込みフォームなど、様々な用途で利用されています。
フォームを簡単に作成できるだけでなく、集計や分析をアシストする機能もあり、フォーム作成ツールの利用が初めてという方にとっても扱いやすいツールだと言えるでしょう。
Googleフォームを利用するメリット
まずは、Googleフォームを利用するメリットをご紹介します。
簡単＆スピーディーに作れる
Googleフォームの魅力として第一に挙げられるのが「簡単かつスピーディーに作れる」点です。フォームはブラウザ上で作ることができるため、ネット環境さえ整っていればすぐに作成することができます。
フォームの作成は、知りたい情報に合わせて設問を設けて回答項目を用意するだけなので、マニュアルなしでも作れるほど簡単です。
また、「イベント参加者アンケート」や「注文書」などテンプレートが20種類近くあるため、用途に合うものを選択すれば、設問や選択肢を修正するだけで作成が可能です。
レスポンシブデザイン
Googleフォームはレスポンシブデザインを採用しています。
そのため、パソコンやスマートフォンなどの携帯端末から手軽に利用することができます。アンケートの回収まで迅速に進められる点もGoogleフォームを利用する大きなメリットと言えるでしょう。
共同で作業できる
Googleフォームは、1つのフォームを同時に編集することができます。
共同編集の方法は該当のフォームにユーザー名もしくはメールアドレスを追加するだけなので、「作成した申込書を上司に確認してもらいたい」「友人と一緒にアンケートを作りたい」という場合に利用すると良いでしょう。
また、共同編集者に対して、アクセス権限の変更や別のユーザー追加を禁止することもできるため、セキュリティ面でも安心です。
自動集計・グラフで回答を確認できる
Googleフォームに入力された回答は自動で集計され、しかも棒グラフや円グラフで分かりやすく可視化されます。回答結果はリアルタイムで更新されるので、速やかな意思決定にも貢献するでしょう。
基本無料で利用できる
GoogleスプレッドシートやGoogleスライドと同様、無料で全機能を利用する事ができ、面倒なサブスクリプションなどの手間を省けます。
Googleフォームを利用するデメリット
上記のようなメリットが挙げられるGoogleフォームですが、利用する上でのデメリットがないとも言いきれません。3つのポイントをご紹介します。
デザインがシンプル
Googleフォームは、ヘッダーと質問項目のみというシンプルな作りとなっています。ヘッダー部分には用途に応じた写真・イラスト、もしくは自身で用意した画像を挿入できますが、あくまでもヘッダー部分のみの編集となるため、一見しただけでGoogleフォームで作ったフォームだとわかってしまいます。
郵便番号による住所の自動入力ができない
荷物の郵送や招待状をお送りする際など、フォームにて住所を確認したい場面は多々ありますが、Googleフォームは郵便番号による住所の自動入力に対応していません。
住所入力の補助機能を有するフォームも広く認知されているため、そちらに慣れていると自動入力ができないツールからの回答依頼を煩わしく感じる方もいるかもしれません。
問い合わせの対応・管理まではできない
Googleフォームを利用して顧客からの問い合わせを受けることまでは可能ですが、その問い合わせに対する返信や状況の管理をGoogleフォームから行うことはできません。
サンクスメールやその後のメール送受信はできないため、問い合わせの対応まで行うのであればformrunのような問い合わせ対応や顧客管理までできるツールの利用がおすすめです。
Googleフォームの作り方 / 作成手順
では、実際にGoogleフォームをどのように作っていくのか作成手順をご紹介します。
1. Googleアカウントを作成
まだ持っていないという方は、まずアカウント作成から始めましょう。
アカウントを作成したら、登録したメールアドレスとパスワードでログインし、Googleフォームのページを開きます。
2. テンプレートの選択
2018年現在、イベントの参加者に向けたアンケートやパーティーへの招待状、講義を受講した方に対する満足度調査など17のテンプレートが用意されています。
フォーム作成の目的と合致するものがあれば、これらのテンプレートを利用すると作成がスムーズです。
ご自身でフォームを一から作成したい場合には、【空白】を選択しましょう。
3. パーツの追加
【空白】のフォームを選択し、フォーム名を設定します。
また、必要に応じてパーツを追加していきます。
質問以外にも、画像や動画、質問項目の大きな括り（セクション）を追加することもできます。
4. 設問 / 選択肢の作成
パーツを追加したらフォーム名を設定し、設問および選択肢を作成していきます。
回答形式を変更したいときは、画像の箇所から選択します。
- 記述式…一文程度の短い文章を記載してもらうとき
- 段落式…段落をわけるような長い文章を記載してもらうとき
- ラジオボタン…複数の回答から1つの回答を選択してもらうとき
- チェックボックス…複数の回答から1つ以上の回答を選択してもらうとき
- プルダウン…プルダウン形式で回答を選択してもらうとき
- 均等目盛…例えば1～5などの段階にわけて評価を知りたいとき
- 選択式（グリッド）…行と列にわけて項目を設置したいとき
- チェックボックス（グリッド）…項目ごとの回答を1つ以上選択してもらうとき
設問項目に対して説明を追加したいときや、回答完了時に次のセクションへと移動させたいときには、【必須】の横にある三点リーダをクリックします。 
5. デザインの設定
デザインの設定は、画面上部のパレットマークから行うことができます。
ヘッダーの画像を選択したり、テーマの色を変えたりすることで、フォームの内容に沿ったデザインを展開できるようになります。
6. 詳細設定
内容の作成やデザインの設定が完了したら、上部にあるマークをクリックし、プレビューを確認します。
修正したい箇所が見つかったら、右上の鉛筆マークをクリックし、再度編集を行います。
7. 公開設定
フォームの作成が完了したら、右上の送信をクリックします。
フォームの共有方法はメールで送る、リンクを共有する、TwitterやFacebookに投稿するなど様々なパターンから選べるため、アンケートの実施方法や回答者に合わせて選択しましょう。
8. 回答結果の集計
上部の【回答】をクリックすると、フォームへの回答結果を確認することができます。
回答結果はグラフでわかりやすく可視化されるため、結果の把握も容易です。
Googleフォームの利用シーン・作成例
Googleフォームのいくつかの利用シーンと作成例をご紹介します。具体的な活用方法を知り、ぜひ利用をご検討ください。
アンケート
顧客満足度調査やセミナー満足度調査、卒業論文作成時など、アンケートが必要になる場面は意外に多いものです。Googleフォームは自由に項目を作成でき、回答形式も様々な形式から選べるため、急にアンケートが必要になったという場合にも役立ちます。
テスト / クイズ
Googleフォームでは、テストを作成することができます。
フォーム作成画面の上部にある設定ボタンをクリックすると【テスト】を作れるようになり、自動採点まで行えます。例えば新入社員に対する業務の理解度チェックとして使ったり、ブログ内でのコンテンツの1つとしてクイズを設けたりするなど、多様な活用ができるでしょう。
イベント参加フォーム
Googleフォームはイベントやセミナーへの参加者を募集するフォームとしても活用できます。
参加者の氏名や連絡先（メールアドレスもしくは電話番号）だけでなく、イベントに参加する理由やイベントを認知した経路などもフォーム内に盛り込むと、今後イベントを開催する際の参考になるでしょう。
キャンペーン申し込みフォーム..etc
その他に、プレゼントキャンペーンへの申し込みフォームやミーティング時のスケジュール確認といった活用方法が考えられます。
Googleフォームにも、「注文書」や「就職申込書」など様々なテンプレートがありますので、ぜひそちらもご確認ください。
Googleフォームの使い方～応用編～
Googleフォームの応用的な使い方を知っておくと、より多くの場面で効率よく扱えるようになります。下記では9つの使い方をご紹介しますので、ぜひ目を通してみてください。
1. 条件分岐
Googleフォームでは、回答に応じて条件分岐を設定することができます。
例えば紙によるアンケートであれば「①を選択した方のみお答えください」といった設問を用意することがありますが、①以外を選択した方にとっては余計な設問だと感じられてしまう可能性もあります。ですが、Googleフォームの場合は、回答結果に応じて自動で次の設問に移動させることができます。回答者もスムーズに回答を進められるため、アンケートの回収率アップにも貢献するでしょう。
条件分岐をするには、まず「ラジオボタン」「プルダウン」のどちらかの形式で質問を作成しましょう。作成できたら、【セクションを追加】をクリックします。
新しくセクションが作成されるので、セクションのタイトルをつけておきましょう。
1つ目の質問項目の右下にある三点リーダをクリックし、【回答に応じてセクションに移動】をクリックします。
回答項目の右側に【次のセクションに進む】と表示されるので、分岐したいセクションを選択しましょう。ここで「セクション2」を選択すると、この質問に「はい」と回答した場合はセクション2に移動します。
2. チェックボックスの個数制限
回答形式でチェックボックスを選択すると、回答者により1つ以上の選択を行えるようになりますが、その回答の個数も制限できるようなります。
例えば「最低2つ以上は選択してほしい」「最高5つまで選択してほしい」など、フォーム作成者の意図に沿った設定を行うことができます。回答が条件を満たさない場合にはエラーが表示されるため、収集したいデータに応じて利用すると良いでしょう。
チェックボックスの個数制限をするには、まず質問の右下にある三点リーダをクリックし、【回答の検証】を選択します。
【選択する最低個数】と設定できる箇所が表示されるので、個数を入力します。また、【カスタムのエラーテキスト】ではエラー時のメッセージを設定できます。
3. 作成したフォームの埋め込み
アンケートや申込書など、作成したフォームをWebサイトやブログに埋め込むことができます。
埋め込み方法はGoogleフォームの上部にある【送信】ボタンをクリックして【＜＞】のアイコンを選択。そして表示されたHTMLをWebサイトやブログに貼り付けるだけなので簡単です。
4. 通知メール設定
Googleフォームで作成したフォームに回答があった場合、メールにて通知を受け取ることができます。例えばクレーム時のお問い合わせ対応に利用している際でも、顧客からの問い合わせに対してスムーズに気づくことができるため、お待たせすることなく対応につなげられます。
また、メールが届く頻度は1日1回もしくはメールが届き次第のどちらかを選択できます。業務内容に応じた選択をすることで、より効率化を図れることでしょう。
メール通知を設定するには、【回答】をクリックし、右上の三点リーダをクリックします。【新しい回答についてのメール通知を受け取る】をクリックすると、フォーム作成したGmailアカウントに通知が届くようになります。
メール通知の設定方法をより詳しく知りたい方は、以下の記事を参考にしてみてください。
5. スプレッドシートへエクスポート
アンケート結果をさらに見やすく整えたいときにはスプレッドシートと連携させてグラフを調整することも可能です。スプレッドシートで調整したグラフは画像として保存できるため、資料作成にも役立ちます。
スプレッドシートにエクスポートするには、【回答】をクリックし、【スプレッドシートの作成】をクリックします。
新しいスプレッドシートを作成してエクスポートするか、既存のスプレッドシートにエクスポートするかを選択できます。
選択し終えたら、連携は完了です。Googleフォームに回答がくるたびに、回答がスプレッドシートにリアルタイムで反映されていきます。
6. テスト結果のフィードバック
Googleフォームの利用シーンの1つとしてテストやクイズを作成できると紹介しましたが、回答者の理解度を深めるために回答者へのフィードバック機能を利用するのもおすすめです。正解に対するフィードバック、不正解に対するフィードバックをそれぞれ設定することで、回答者のテストに対するモチベーションアップにもつなげられます。
また、回答結果の分析情報を見ることで、間違いの多い設問やテストの平均点なども知ることができます。例えば間違いの多かった設問を利用して再テストを繰り返せば、確実に定着したかどうかまで把握することができるでしょう。
テストを作成するには、右上の設定アイコンをクリックし、【テストにする】を選択します。
続いて、質問ごとの正解を設定していきます。質問の下にある【解答集を作成】をクリックしましょう。
正解と点数を設定し、【完了】をクリックします。
他の質問についても同様に正解と得点を設定し、最後に右上の【合計点】が正しいか確認しましょう。これでテストの設定は完了です。
テストを設定したフォームに回答すると、回答者は自分の得点を確認することができます。
7. 質問・選択肢のランダム表示
Googleフォームでは、質問自体や、質問に対する選択肢をランダムに表示できます。回答する度に項目の順番が変わっていくため、例えばテストを受けてもらう際にも正解の番号だけ覚えて回答することが難しくなります。そのため、テスト作成者の知りたい「設問に対する習熟度」をより正確に把握することができるでしょう。
質問の順序をランダム化するには、右上の設定アイコンをクリックし、【質問の順序をシャッフルする】にチェックを入れます。
選択肢の順序をランダム化するには、質問の右下にある三点リーダをクリックし、【選択肢の順序をシャッフルする】を選択します。
8. 自動返信メール設定
Googleフォームには、標準では自動返信機能は備わっていませんが、無料で利用できるアドオンを使うことで自動返信メールを設定できます。自動返信の設定は、フォームに回答したユーザーに安心感を与えることができるだけでなく、フォームの管理者の送信業務を自動化できるというメリットがあります。
以下のページでは自動返信メールを設定する方法について詳しく解説しているので、ぜひ参考にしてみてください。
9. 回答者から添付ファイルを収集
Googleフォームでは、画像などのファイルを添付した回答を受け付けることができます。採用エントリーフォームで履歴書を収集したり、キャンペーンフォームで写真を収集するといった使い方が可能です。
ファイル添付形式で回答を集める場合は、質問の横にある下矢印をクリックし、【ファイルのアップロード】をクリックします。
なお、ファイルをアップロードする際には、回答者はGoogleにログインする必要があるため、Googleアカウントを持っていないユーザーからは回答を集められないことに注意が必要です。
まとめ：無料で使えるGoogleフォームを活用しよう
今回ご紹介したようにGoogleフォームは、様々な場面で役立ちます。メールやスプレッドシートなどGoogleならではの連携機能もあるため、仕事だけでなくプライベートでも活用することができるでしょう。初めてフォームを作成する際には、非常にシンプルで使い勝手の良いサービスと言えそうですね。
ただし、Googleフォームには、
- デザインの自由度が低く、回答者がGoogleフォームを使用しているとすぐに分かってしまう
- 回答や回答顧客の管理ができない
- 自動返信メールやファイルアップロード項目などの機能に制限がある
などのデメリットがあります。フォームを本格的に運用したい場合には、機能が不十分に感じられることもあるでしょう。
- デザイン性の高いフォームにし、回答者が入力しやすいフォームにしたい
- サイトやサービスの世界観にあったフォームにしたい
- 自動返信メール・ファイルアップロード項目など、より充実した機能を使いたい
などありましたら、フォーム作成ツール「formrun」を検討してみるのもおすすめです。無料での利用もできますので、ぜひ一度、試してみてはいかがでしょうか。
Sansan、BASE、hey、DMMなど幅広い規模の企業に導入されており、自社に最適なフォームを作ることが可能です。
Googleフォームに関するよくある質問
Googleフォームとは？
Googleが提供しているフォーム作成ツールです。簡単な操作でフォームを作れることや、全ての機能を無料で利用できる点が特徴です。作成したフォームはフォーム単体のページとして運用したり、Webサイトに埋め込むことが可能です。
専門知識がなくても気軽にフォームを作れるため、急ぎでフォームが必要な方や、試しに作成してみたいという方におすすめのサービスです。
Googleフォームではどんなフォームを作れる？
アンケートや問い合わせフォーム、イベントの申し込みフォームなどさまざまな種類のフォームを作成できます。また、フォームの回答後に自動的に採点がされるテストを作成することもできます。
あらかじめ作成したいフォームの用途ごとにテンプレートが用意されているため、短時間で完成させることができるでしょう。
Googleフォームの機能は？
以下のような機能が備わっています。
- テンプレートを利用したフォーム作成
- Webサイトへの埋め込み
- メールやSNSでのフォーム拡散
- フォームから届いた回答の集計・グラフ化
- レスポンシブ対応
- フォームから届いた回答の点数付け
また、無料のアドオンと連携することで、回答者への自動返信メール設定も可能です。
Googleフォームを利用するメリットは？
「無料で全ての機能を利用できる」点は大きなメリットです。数クリックでフォームを作成できるだけでなく、任意の設問項目の追加や集計機能、回答が届いた際の通知機能などを利用できます。
また、1つのフォームを複数人で同時に編集できるため、チームで利用したい場合にも便利です。
Googleフォームを利用するデメリットは？
デザインを自由にカスタマイズできない点が挙げられます。ヘッダーと質問項目のみというシンプルな作りになっており、イラストや画像を変更できるのはヘッダー部のみのため、回答者が一見しただけでGoogleフォームで作ったフォームだとわかってしまいます。
formrunやフォーム作成や顧客管理に関する情報を発信しております。
EFO（エントリーフォーム最適化）や問い合わせ対応など、
フォームに関するお悩みを解決します。
