冗長な文章をチェックできる！「NGワード抽出シート」

執筆した文章の推敲に活用するシートを作っており、第一段として「NGワード抽出シート」を作成しました。

文章チェックシート

あらかじめ設定しておいた語句の数をチェックして、NGワードが含まれているか、いくつ使っているかの確認に役立つシートです。

閲覧のみに設定していますので、開いたらファイルの「コピーを作成」で別ファイルを作成してお使いください。

LEN関数を使った単純なシートですが、有料の推敲ツールを導入していないWebライター初心者さんに活用してもらえれば幸いです。

では、簡単に特徴や使い方を説明します。

「NGワード抽出シート」の特徴

「NGワード抽出シート」は、いわゆる「冗長な表現・語句」をチェックするシートです。

たとえば「～することができます」は、まるで冗長を代表するような表現として知られていますね。

冗長な表現にくわえて、以下で解説する文法的な間違いや注意すべき語句もチェック可能です。

連体詞をチェック

「この・その・あの・どの」などの連体詞、いわゆる「こそあど言葉」を使った文章は具体性に乏しく、WebライティングではNGとされています。

指示代名詞をチェック

「これ・あれ・それ」といった、主語にとって代わる指示代名詞もWebライティングではNGです。具体的な主語に置き換えましょう。

並列表現をチェック

並列表現とは「～したり、したり」のように、同じような内容の事柄を並べる際に使う表現方法です。

2つ連続で使うのが肝であり「掃除したり、料理しました」のような使い方はNGです。

また、まったく関連のない内容を並べる「掃除したり、川で泳いだり」といった使い方も間違っています。

さらに、2つの間に読点を打つのも基本です。

ただし、並列で使うのではなく「～と思ったりします」のように「～たり＋する」は、間違いではないとされている点に留意しておきましょう。

重複表現をチェック

重複表現とは、同じ意味を持つ単語をつなげた表現です。
代表的な表現に「まず最初に」「違和感を感じる」「過半数を超える」などがあります。

いくつか重複表現を入れてありますが、ほかにもあればどんどん自分で加えてみてください。

二重否定をチェック

「ないわけではない」「できないこともない」のような、否定の語句をつなげた表現が二重否定です。

否定の否定は肯定であり「あります、～できます」と、肯定表現に書き換えましょう。

推測の表現をチェック

Webライティングでは「～と思われます」「～でしょう」といった、推測の表現をNGとしているケースがあります。

クライアントによっても異なりますが、安易に推測の表現を多用していないかチェックしましょう。

強制的な表現をチェック

「～すべきです」といった、強制的な表現をNGとしている場合があります。
上から目線的な表現になっていないか、チェックしておきましょう。

断定的な表現をチェック

「最適です」「～なら～できます」などの言い切る表現を使う際は、本当に断定できるのかをチェックしましょう。

場合によっては「～に適しています」「～ような効果が期待できます」のように、断定を避けた少しゆるめのニュアンスにしたほうが適切なケースもあります。

開く漢字をチェック

わかりやすさを重視するWebライティングでは、漢字を少なめにするほうが好まれる傾向にあります。

漢字の多い文章は読みにくい印象を与えるとし、敬遠されているのです。

漢字をひらがらに直すことを「開く」といいます。

Webライティングで一般的に開いたほうがよいとされる漢字を収録していますが、クライアントによって扱いが異なる点に留意しておきましょう。

多用に注意する語句をチェック

「など」「さまざまな」といった語句は便利な反面、使いすぎると工夫のない冗長な文章と評価される場合があります。

習慣的に多用しがちな語句があれば抽出し、ほかに言い換えがないのか検討してみるのがおすすめです。

数字をチェック

Webライティングでは、数字に半角を使うように指示されるケースが一般的です。
そこで「NGワード抽出シート」では、全角を使っていると抽出するようになっています。

ただし、数字の扱い方はクライアントによって異なるため、カスタマイズして使ってください。

数字の全角・半角については、下記の記事で考察しています。

一桁数字を全角にするか、半角にするか問題Webライティングでは数字に半角を用いるのが一般的なものの、全角を使うケースもあります。一桁の数字に全角と半角のどちらを使うのかを考えてみました。...

「NGワード抽出シート」の使い方

まず、右側の空欄を入力状態にして執筆したテキストを貼り付けてください。

そうしますと、左側の「NGワード」にあらかじめ設定しておいた語句の数が「該当数」に表示されます。

「説明」や「言い換え・例」が不要なら、列ごと削除しても問題ありません。
また、使っているパソコンの大きさに合わせて見やすいよう各列の幅を調節してください。

フィルター機能

該当した語句を一番上から揃えて表示したい場合には、フィルター機能を使います。

1. 「該当数」のフィルターマークをクリック
2. 少し下に移動して「0」のチェックを外してOKをクリック
3. 元に戻す際はフィルターマークをクリックして中段あたりの「すべて選択」をクリック

カスタマイズ

語句を追加・削除したい場合

カスタマイズする際は、右クリックして「上（下）に1行挿入」で行を増やせます。
ただし、該当数列の関数をコピーしないと抽出できないので注意してください。

不要な語句があったら、行ごと削除してください。計算式に影響はありません。

クライアント別にチェックシートを用意しよう

一口に冗長な表現とはいえ、ルールはクライアントによって異なります。
とくに、多くのクライアントと契約していると、個々のレギュレーションの管理が大変ですね。

そこで、クライアント別のチェックシートを作ってみましょう。
シートを丸ごとコピペすれば、いくつでも作成できます。

各クライアントのレギュレーションを別シートに落とし込んでおけば、個別のルールに則った文章チェックが可能です。

また、ディレクター側としてライターに外注する際にも活用できます。

サイトのルールに合わせてシートを用意しておけば、細かいレギュレーションを説明する手間が省けるほか、チェックも簡単になるのではないでしょうか。

※注意！　該当箇所の修正はテキストツールで

当シートは、あくまで設定しておいた語句を抽出するだけです。
該当箇所に色をつけたり、番号を入れたりはできません。

実際の修正は、WordやWordPressに戻って作業してください。

WordとGoogleドキュメントの場合は「ctrl+F」を、WordPressなら「ctrl+G」で表示される検索窓に語句を入力すると、簡単に該当箇所を確認できます。

有料推敲ツールならさらに便利

「NGワード抽出シート」はWebライターをはじめたばかりの方など、有料の推敲ツールに費用をかけたくない方向けに作りました。

ただし、あらかじめ設定しておいた語句を抽出するだけであり、文章内で使っている箇所を探す手間がかかる点にご容赦ください。

より作業を効率化したいのであれば、私が推敲する際に使っているウエブライダー社の文章作成アドバイスツール「文賢」なら、より高レベルな抽出作業が可能です。

NGワードをあらかじめ登録しておくと、抽出すると同時に文章内で使っている場所を番号で指定してくれます。

使っている場所を探す手間がなく推敲の時間を短縮できますし、なによりスマートですね。

とはいえ、毎月の利用料金が必要になるため、Webライターをはじめたばかりでは難しいかもしれません。

しばらくは「NGワード抽出シート」を使っていただき、少しでも稼げるようになったら有料ツールの導入も検討してみましょう。

文賢については、下記の記事で使い勝手のよさを解説しています。

「文賢」を使い続けている4つの理由！動画でわかりやすく解説文章作成アドバイスツール「文賢」は文章を校正・推敲してくれるツールです。豊富な収録語句と多機能さが魅力。自分のオリジナルルールを設定できるのも便利です。...

バージョンアップも予定しています

実際の推敲では、NGワードをチェックするだけでは不十分です。
何度も読み返すのと同時に、さまざまなツールも活用して文章を精査していきましょう。

できるなら優秀な有料ツールの利用を推奨しますが、とりあえず無料で使えるツールを探しているのであれば当シートも試しに使ってみてください。

クライアントに合わせて語句を入れ替えたり、追記したり、削除したりと使いやすいようにカスタマイズして使うのがオススメですよ。

私自身も使いながら少しずつリニューアルするほか、より文章チェックに役立つよう、あらたなシートを加えてバージョンアップしていく予定です。

当サイトやTwitteのタイムラインをたまにチェックしてみてくださいね。