Chatwork

業務のデジタル化が進む一方で、情報システムを管理する人材不足に悩んでいる企業も多いのではないでしょうか。

とくに、規模の小さい企業では、情報システムに割り当てられる人材が限られ、ひとりしかいないなどの少人数で運用している場合もあります。

このような情報システムの人材不足は、「一人情シス」とも呼ばれており、企業経営に悪影響を及ぼしかねません。

一人情シスを防ぐためにも、どのような弊害が起こるのかを踏まえて、改善策を考えてみましょう。

一人情シス（ひとり情シス）とは？

一人情シス（ひとり情シス）とは、企業や組織に情報システムに関する担当者がひとり、あるいは少人数しかいない状態のことです。

とくに、スタートアップ企業や、中小企業では、企業に属する人員自体が少ないことから、一人情シスが起こりやすい環境だと言われています。

一方で、顧客や消費者側から見ると、24時間365日ITサービスを利用するのが当たり前となり、情報システムの需要は高まっています。

また、企業のセキュリティ、インフラシステムの運用など、一人情シスへの業務負担も増加傾向になり、対策が求められます。

一人情シス（ひとり情シス）が生まれる背景

一人情シスは、規模を問わず、どの企業でも起こり得る状態です。

どのような背景によって、一人情シスが生まれるのか確認してみましょう。

組織全体における属人化

一人情シスが起こる背景には、組織全体における属人化の原因があります。

情報システムは専門的な分野であることから、ほかの従業員が代替しておこなえる業務ではありません。

本来の担当者でしか把握していないことが多く、属人化になりやすいポジションです。

IT人材の確保が進んでいない

IT人材を確保できていないことも、一人情シスが起こる原因のひとつです。

企業のなかには、IT人材や情報システムに関わる人材を削減し、十分な人員が割り当てられない可能性があります。

また、情報システム担当の待遇が悪く、優秀な人材が敬遠することから、人材の確保が難しくなります。

結果として、専門の知識やスキルがない従業員が兼業し、一人情シスが形成されてしまいます。

経営陣がIT業務を軽視している

経営陣がIT業務を軽視していることで、一人情シスが起こる可能性が高まります。

たとえば、仕事量に対して賃金を低く設定していたり、長期の休暇を取りにくかったりする環境だと、情報システムに携わる人材が離れていきます。

とくに、日本企業では、情報システムへの認識が低く、セキュリティトラブルや情報漏洩といった課題もあります。

このように、情報システムに価値を置いていないことが原因で、一人情シスが起こってしまうのです。

一人情シス（ひとり情シス）による弊害

情報システムを軽視している、職場環境を整えていないなどが、一人情シスが生まれてしまう原因です。

また、一人情シスを放置していると、企業にとって大きな損失につながる可能性が高まります。 一人情シスの状態や課題を放置したままではどのような弊害が発生する可能性があるのでしょうか。

トラブル発生時の対応が難しくなる

企業の組織内で、一人情シスが放置されている状態が続くことで、トラブル時の対応が難しくなります。

一人情シスが起きている現場では、担当者でしか分からないことが多いことから、ほかの従業員による対応をおこなえません。

つまり、担当者が病気や休暇で不在の場合に、カバーできないということです。

自社サービスの停止や、取引先からの信用低下などを引き起こし、最終的には企業経営にも悪影響を及ぼします。

担当者の労働環境が圧迫される

一人情シスは、情報システムを担当している従業員の労働環境を圧迫する弊害を生み出します。

担当者に代わって仕事に取り組める人材がいないため、長時間労働や、休日出勤などを強いられる場合も少なくありません。

劣悪な労働環境が放置したままでいると、体力的だけでなく、メンタル的にも仕事を続けられなくなり、IT人材の流出につながります。

さらに、外部にも職場環境を問題視する声が広がり、優秀な人材を確保することが難しくなります。

セキュリティリスクが高まる

一人情シスで問題となりやすいのが、情報セキュリティ対策に影響が出やすいことです。

たとえば、テレワークを導入するにあたり、システムの強化や、従業員へのデバイスのセキュリティ対策が必要です。

しかし、一人情シスが起きている環境では、広い範囲でのセキュリティ対策に手が回らなくなり、企業全体のリスクが高まってしまいます。

一人だけでは対応が困難となり、情報漏洩の発生や、外部からのサイバー攻撃などに対して、十分な措置をおこなえません。

一人情シス（ひとり情シス）を改善する方法

一人情シスによる弊害が発生する前に、組織全体での改善が必要です。

しかし、企業の予算や体制などから、すぐに新たな人材を採用できない場合もあります。

担当者の従業員に負担がかからないようにし、サポートできる環境を整えましょう。

情報システムのアウトソーシング

一人情シスを改善するためには、情報システム分野におけるアウトソーシングを検討しましょう。

物理的な業務量が負担となっている場合、一人だけに任せるのではなく、外部にサポートを求めることが大切です。

アウトソーシングであれば、新たに人材を雇用する必要もなく、コストの発生も抑えられます。

セキュリティに関する課題がありますが、専門家と相談や他社の事例を参考にしながら、アウトソーシングによる改善を進めてみてください。

業務の効率化を進める

情報システムの業務における効率化を進めることも、一人情シスを改善するために重要です。

担当者だけでなく、組織やチーム全体を巻き込みながら、業務効率化を図る必要があります。

たとえば、従業員のITリテラシーを高めたり、ITシステムについての教育を実施したりするだけで、担当者の負担も軽減します。

また、ITシステムに不明点があった場合に備えて、簡単なFAQや、管理ツールを用いることも必要な対策です。

社内全体での情報共有

業務効率化を図るとともに、社内全体での情報共有も進めていきましょう。

情報システムの問題が発生したときに、担当者に素早く連絡できる体制を整えておくことで、対応しやすくなります。

さらに、定期的に社内で情報システムについての相談や、意見交換の場を設けることも大切です。

一人に負担がかからないようにするために、ほかのメンバーとどのように改善するかを考えてみましょう。

社内で相談しながら一人情シスの改善しよう

担当者の属人化や、十分な人材を確保できていないことが、一人情シスの根本的な問題である可能性があります。

一人情シスを改善するためにも、社内全体で取り組むようにし、担当者だけに負担が押し寄せないように対策を講じてみましょう。

組織全体に課題がある場合には、企業向けコミュニケーションツール「Chatwork」の利用を検討してみてください。

Chatworkを利用することで、チャット形式で気軽に情報を共有できるため、情報システムに関する意見交換や、従業員同士で課題を解決するのに役立ちます。