②現在運用しているシフトを、コドモンのシフト管理機能に入力する
③コドモンのシフト管理機能で1ヶ月分のシフトを作成する
④日ごとの配置状況まで分かるようにシフトを詳細に設定する
まずはシフト管理機能に慣れるため・シフト管理機能で自施設のシフトを思い通り組めるか確認するために、初期設定と運用中シフトの入力テストを行うのがおすすめです。
シフトの開始日や主要なシフトパターンを設定し、現在運用中のシフトをシフト管理機能に入力していきます。その中で必要な設定が見えたら、設定画面に戻って設定を追加します。
こうしてシフト管理機能に慣れ、必要な設定が一通り完了したら、シフト管理機能で1からシフトを組むのがよいでしょう。
まずは1ヶ月分のシフトを組み、その後実際に運用する少し前に「これで保育は回るのか」を1日ごとに確認していくことで、無理なくシフト管理機能を導入いただけます。
3つの画面の概要
■月次シフト表画面
①月次/日次切り替えボタン：月次シフト表画面と日次シフト表画面を切り替えます。
②年月度：何年度何月のシフト表かを示します。クリックすることで別の年月度のシフト
③公開状態：シフトが閲覧権限の職員にも公開されているかどうかを示します。
④印刷・ダウンロードボタン：印刷やファイルダウンロードの際に利用します。※開発中
⑤公開ボタン：閲覧権限の職員にシフトを公開する際に利用します。
⑥表示絞り込み：表示する職員を絞り込む際に利用します。
⑦最終保存時刻
⑧シフトパターン一覧：設定画面で使用状態にしているシフトパターンを順番に並べます。
⑨行事予定エリア：行事予定機能で入力した行事予定が反映されます。
⑩職員一覧：在籍中の職員がすべて表示されます。
⑪月次シフト表：人×日のマスにシフトを入力できます。
⑫カテゴリ別集計エリア：早番・遅番・有給・公休の4つのカテゴリのシフトの数が月単位で集計されます。
⑬必要配置数再計算ボタン：必要配置数の再計算を実施する際に利用します。
⑭配置充足エリア：右側に必要配置数、左側に配置数が表示されます。表示されているのは「1日のうち最も多く配置が必要な時間帯」の必要配置数・配置数です。
■日次シフト表画面
①行事予定：その日の行事予定が反映されます。
②不在者一覧：その日に休暇シフトのいずれか、または研修シフトを入力している職員の一覧が表示されます。
③備考：メモを200文字まで入力できます。自動保存されます。
④シフトパターン表示欄：入力済シフトのもとになったシフトパターンを表示します。シフトパターンの再選択も可能です。
⑤日次シフト表：人×時間のバーを表示して日ごとのシフトの状況を表示します。シフト調整も可能です。
⑥枠：1シフト内に「何時から何時まで、この業務を、この場所で担当する」という情報を複数持たせることができます。その単位を枠と呼びます。
⑦枠ごとのメニュー：枠の開始/終了時刻・業務・持ち場を編集できます。
⑧開始/終了時刻：枠の開始と終了を15分単位で編集できます。
⑨業務：枠ごとにどんな業務を担当するかを入力します。配置数に加算するかどうかに関わります。
⑩持ち場：枠ごとにどこで勤務するかを入力します。状況に応じた保育の単位を入力することで、各場所の配置状況を把握しやすくなります。
⑪勤務時間集計エリア：日ごとの勤務時間が表示されます。
⑫配置充足エリア：必要配置数・配置数が時間ごとに表示されます。
■設定画面
・シフトの開始日：月次シフト表のシフト開始日を選択できます。
・配置数：配置基準を調整できます。
・業務設定：業務を編集できます。
・持ち場設定：持ち場に関する情報を編集できます。クラス・園児グループの編集は「設定>クラス管理」から可能で、クラスグループはこの画面から編集可能です。
・シフトカテゴリ・パターン設定：シフトカテゴリとシフトパターンを編集できます。
他機能とのデータ連携
■他機能からシフト管理機能へデータを反映する
・登降園管理機能
登園予定データ・欠席データを、必要配置数の算出で利用します。
登園予定データは園児台帳>登園時間タブ（請求管理をご利用の場合は保育料／登園時間タブ）で設定されている登園予定から作成されます。
以下の園児の登園予定については、欠席として必要配置数の算出を行います。
①登降園管理>出欠 の欄に「病欠」または「都合欠」が入力されている園児
②保護者アプリ>連絡タブ>連絡>連絡内容 で「病欠」または「都合欠」が保護者から入力され、施設側で「保護者からの連絡」機能にてそれを「確認済」とされている園児
必要配置数の計算は自動ではなく半自動となっており、以下のタイミングで行われます。
①シフト開始日の前月の初日（例：シフト開始日が1日の場合、3月のシフトの必要配置数は2月1日に計算される）
②シフト管理機能の利用開始月については、最初にシフト管理機能を利用したとき
③配置充足エリアの再計算ボタンを押したとき
計算にかかる時間は園児数により増減します（参考：園児100人の施設では90秒ほどで完了）。シフト管理機能を開いたままの状態であれば、再計算が完了した通知が画面右上に表示されます。
・行事予定機能
行事予定機能で入力したデータを、月次シフト表画面・日次シフト表画面で確認できます。
月次シフト表画面上部
日次シフト表画面上部
「種別：休日・対象：全クラス/園児グループ」で入力されたデータはシフト表画面で休日扱いとなり、必要配置数が計算されません。
「種別：時間割 または イベント」で入力された行事データがある場合、月次シフト表画面の上部にはカレンダーアイコンが表示されクリックすると内容を確認できます。また、日次シフト表画面の補足事項を展開すると行事予定の欄にて内容を確認できます。
■シフト管理機能から他機能へデータを反映する
・出退勤管理機能
2021年1月時点で、シフト管理機能から出退勤管理機能へのデータ連携はございません。2021年秋までの実装を予定しています。
