人事・労務などのバックオフィス業務は、長年にわたって非効率かつ煩雑さが課題となっていました。そうした状況を改善するため、政府は文書の電子化、脱ハンコを推進。また、ソリューション企業からバックオフィス業務のDX（デジタルトランスフォーメーション）を推進するソリューションが数多くリリースされています。一方、コロナ禍を乗り越えるため、業務のデジタルシフトを一気に進めたことにより、弊害が生まれている企業もあるといいます。バックオフィスの現場で今、何が起きているのか。デジタルシフトをどう進めていけばいいのか。株式会社エフアンドエムの渡辺尚人さんと、株式会社グーデックスの堀内賢治さんが議論しました。
- 渡辺尚人さん
- 株式会社エフアンドエム オフィスステーション事業本部 本部長
わたなべ なおと／会計系コンサルティングに従事した後、社会保険労務士事務所の経営支援をおこなう。2016年にバックオフィス業務向け人事労務クラウドソフト「オフィスステーション」をリリースし、以来同サービスをけん引。オフィスステーションはリリースから5年目を迎え、2020年12月末時点で14,000社以上の導入実績となる。
- 堀内賢治さん
- 株式会社グーデックス 代表取締役 / 組織変革プロセス ファシリテーター
ほりうち けんじ／オリックスで総務人事業務に従事したのち、2004年グーデックスを起業。複雑に変化し続ける顧客の課題やニーズに適応できる組織能力を高めるためのCX（コーポレートトランスフォーメーション）・DX推進・人材マネジメント・働き方改革の実現まで、その守備範囲は幅広く、イノベーションが生まれやすい自律的組織づくりにとことん伴創する。組織課題はすべてつながっているので、使えるものは何でも使う「総合格闘技」的な組織変革で現場実戦による成果創出例は豊富である。
バックオフィスの急速なデジタルシフトがもたらした大きな課題
渡辺：人事・労務などのバックオフィス業務は、年末調整に関連した法改正や電子申請の義務化に加え、新型コロナウイルス感染症の流行で人々の働き方が大きく変わったこともあって、従来のやり方では立ち行かなくなってしまいました。多くの日本企業が抱えているアナログ業務の脆弱性が浮き彫りになったといえますが、これを一つの機会と捉えて、デジタルシフトを進めていくのには、非常に良いタイミングといえます。
堀内：新たな働き方やデジタル化への対応を迫られたバックオフィスをサポートするため、人事労務クラウドソフトの導入が進んでいます。一方で、ソフトを導入したことにより、予期しなかった無駄が生まれているケースもあるようですね。
渡辺：新たなソフトを導入する場合、本来であれば十分な検討期間を設け、さまざまなテストを繰り返しながらソフトを選定します。しかし、法改正や新型コロナウイルス感染症への対応が急がれた2020年は、時間に猶予がなかった企業も多かったようです。
そうした企業は、認知度の高いソフトや、対応する範囲の広いソフトを十分な検証をしないまま導入しました。その結果、機能を十分に使い切れていない、新規で導入したソフトの機能がこれまで利用してきたソフトの機能と重複している、という問題が発生しています。
当社の調査によれば、複数の機能をまとめて利用することができるパッケージ型の人事労務クラウドソフトを導入した企業では利用できる機能のうち、40.3％は利用されていませんでした。それにより生じたロスを金額で換算すると、市場全体で約17億円にも及びます。利用していないのに、ただ支払っているわけですから、これは無駄なコストといえるでしょう。
堀内：投資が本来期待していた価値の創出に結びついていないのは問題ですね。その背景には、業務の重複のほか、誰かがやっているはずだという思い込みがあるかもしれません。
コロナ禍で多くの企業が導入したテレワークは、対面業務と比べてコミュニケーションのロスが起きやすくなります。十分な議論や共有がないまま新しいソフトやツールを取り入れた結果、「活用してくれているはずだ」という経営からの期待と、実際の現場の動きにズレが生じているケースは多いのではないでしょうか。
渡辺：大企業だからこそ、発生しがちな無駄もありますね。規模が大きいほど、バックオフィスが複数のセクションに分かれることも多くなりますが、各セクションが担う業務の範囲が重複していることも多い。その分だけ、無駄が生じる可能性があります。
堀内：それが現場の実態だと思います。しかし経営側は、そのことを認知していないのではないでしょうか。むしろ生産性が上がっているに違いない、時間が生まれたに違いないと考えているかもしれません。この状況は、非常にまずいのではないですか。
渡辺：早々にパッケージ型の人事労務クラウドソフトを導入していた企業ではソフトの機能を十分に活用できていないことや、既存ソフトとの機能重複が課題となっていますし、このことを課題として感じる企業はこれから増えていくだろうと予想しています。この新たな課題に気づいている企業は、使用する機能にだけコストを支払う、リソースの最適化に向けて動き始めています。
堀内：大企業になればなるほど、そしてバックオフィスをチーム単位に分ければ分けるほど、事務的に業務を進めがちで、経営的な視点が欠けやすくなります。大きなロスが発生しても、気づかなかったり、気づかないふりをしたりをすることもある。そのロスをきちんと見る企業と見ない企業とでは、大きな差が生まれることになります。
渡辺：経営的な側面で考えていることと、現場で考えていることにはギャップがあります。このギャップによる損失は、今後さらに大きくなるでしょう。だからこそ、経営の視点でその損失に気付いたときにどう動くか、新しいリソースをどう活用するかが問われます。
本来業務に専念できる環境づくりが重要
堀内：DXのポイントは、新しい顧客体験価値を届けることです。そのためには、自分たちが何者で、どういう価値を世に届けるのかを認識する必要があります。顕在化した課題を見てみぬふりをするのではなく、きちんと向き合って根本からどうするべきかを考えるべきです。
渡辺：業務のデジタルシフトによって、バックオフィスで働く方々も自分たちが何者か、本来すべき職務は何か、そのためにどう変わっていくかを考えようとする動きが起きています。
当社が提供する人事労務クラウドソフト「オフィスステーション」では、「全ての人が本業や人でなければできないことに集中できる世の中を創造する」というミッションを掲げています。人事や労務でいえば、従業員のための仕事に集中しなければなりません。従業員が働きやすい環境をいかに作るか、そのために何をすべきかを考え、活躍の分野を広げていく。それが本来あるべき姿だと思います。
当社の調査によれば、労務担当者の83.0％がテレワークをできていないというデータもあります。「オフィスステーション」のようなHRテクノロジーをうまく使えば、人事・労務を担当している方の働き方も必ず最適化されていきます。そうすると、時間の使い方も変わりますし、新たな時間を確保しやすくなり、本来すべき業務に専念できます。
堀内：自分がやりたかった仕事が経営側からのニーズと合致すれば、やりがいとなります。また、そのやりがいが継続することが生きがいにつながるのだと思います。新たにうまれた時間により、働き方を変えることは非常に重要です。
渡辺：大切なのは、変化に適応していくことです。コロナ禍によって、働き方は大きく変わりました。今後は企業ごとに、働き方のルールや就業規則も変っていくでしょう。
堀内：しかし変化に適応しようとしても、縦割り意識が強い企業では、なかなか現場の変革が進みません。そのため、これまでの組織としての考え方の枠組みを、どう変えていくのかも重要になってきます。また、働く人々の考え方の変化も企業はきちんと見ていく必要があります。
渡辺：やらされ感で仕事をする時代ではない、ということですね。当社の「オフィスステーション」のような人事労務クラウドソフトをうまく活用することで、人が本来おこなうべき業務に集中できる時間を生み出してほしいですね。
堀内：組織変革を実現するには、従業員一人ひとりの自己変容が必要です。自分で変わりたい、変わらなければと思わなければ何も始まりません。企業や経営層には、そのきっかけを作っていくことが求められます。
「オフィスステーション」がバックオフィスの働き方を大きく変える
堀内：あらためてお聞きしますが、「オフィスステーション」を活用することは、人事をはじめとするバックオフィスで働く方々に、何をもたらすのでしょうか。
渡辺：まずは、精神的な余裕と時間的な余裕です。バックオフィスで働いている方々は、仕事の納期やミスが許されないというプレッシャーと常に戦っています。その状況で何か新しいことをしようとすると、ミスが生じるかもしれません。先ほどお伝えした、「投資したのに機能が使い切れていないというのもミスの一つです。新たに導入したツールやソフトでミスが起きれば、経営層から「投資したのに何をやっているんだ」と言われることもあるでしょう。
しかし、当社の「オフィスステーション」であれば、必要な機能をアラカルトで選べます。まずはこの小さな単位で改善しよう、確実に改善できる単位でやっていこう、という余裕を持った状態でスモールスタートをすることができます。
「オフィスステーション」では必要な機能をアラカルト型で利用することができる
もう一つは、ストレスが軽減できることです。バックオフィスの方々がツールやソフトを新たに導入する際に一番気にするのは、上司の目ではなく従業員の目です。従業員からの評価を気にしすぎて、新たなものを導入することに尻込みしてしまうケースもあるようです。「オフィスステーション」は、さまざまな業務をペーパーレス化できるのはもちろん、スマートフォンを使って申請処理もできるため、従業員からの評判も良く、業務に関するストレスを軽減できます。
堀内：とても共感できました。私たちがDXのお手伝いで心がけているのは、現場を巻き込んで対話することです。経営の意思決定者だけでなく、現場を巻き込んでその意見を聞き、文脈を合わせて一緒に考え、ともに方針をつくっていく。そうすれば、のちのちの混乱も抑えられます。これから業務のデジタルシフトを考えている企業では、意思決定のプロセスで従業員の皆さんと一緒に対話されたらいかがでしょうか。
渡辺：人事や総務の方には、「『住所変更の書類を提出するために、自宅から往復2時間かけて出社したいですか』と従業員の皆さんに聞いてみてください」とよく問いかけています。ほとんどの従業員は「嫌だ」と答えるはずです。そうした課題や不満がツールを導入することで解決できるとお話しすると、共感の声をいただきます。
さまざまな業務のペーパーレス化が可能。行政機関への手続きもワンストップでおこなえる
堀内：「オフィスステーション」をうまく活用されている企業の事例をお聞かせください。
渡辺：二つの事例をご紹介します。一つ目の事例は、従業員規模が3,000人程度の企業です。この企業は入退社者が多く、その都度、従業員から情報を収集して手続きをおこなっていました。加えて、全国に拠点があるため、各地のハローワークに書類を提出する必要がありました。全て紙ベースだったため、業務はかなり煩雑だったようです。
「オフィスステーション」の導入後はペーパーレス化を実現でき、作業も効率化できたため、2名の従業員で十分対応できるようになりました。さらにはミスもほとんどなくなったそうです。その結果、生まれた時間は大きく、担当者の方は「この時間を使って、従業員が働きやすい環境を作っていきたい」とおっしゃっていました。
二つ目は、「オフィスステーション」の年末調整のみをアラカルト導入した、従業員規模が5,000人程度の企業の事例です。この企業では、年末調整の時期になると、派遣社員や季節労働者を雇い入れて、大量の業務を処理していました。
しかし、「オフィスステーション」を導入したことで、スマートフォンによる年末調整の手続きが可能になりました。従業員の方は、前年情報を基に「はい・いいえ形式」で回答していくだけでOKです。変更点がなければ2分ほどで手続きが終わり、書類提出のために出社する必要もなくなりました。
また、紙ベースの際は書き間違いや押印漏れなど、さまざまな可能性を踏まえながら5,000人分の書類をチェックする必要がありましたが、「オフィスステーション」を導入したことで、前年から変更のある従業員の変更箇所だけを確認すれば良くなり、生産性を大きく向上できたとうかがっています。
堀内：年末調整の手続きが、2分ほどで終わるというのは驚きました。また、見るのは変更があった人だけというのも重要な点です。過去からの慣習という理由だけで、年末調整の書類の全てをチェックしているという企業はまだ多いのではないでしょうか。これはかなり本質的な課題で、DXを進める上で解決しなければならないものといえます。
はい・いいえ形式で年末調整の手続きが可能
渡辺：無駄を解消できるという点で、バックオフィス業務は宝の山だと思います。無駄を見つけられたらラッキー。どんどん改善していくことは、企業に新たな時間やリソースを生み出すことにつながります。
堀内：現場の現実・状況にあわせて自分ごとで動きながら進化させていくことでしか望ましい変革は起きません。「オフィスステーション」であれば、試行錯誤の質を上げながら成功体験がすぐ得られるので変革が進みやすいと感じました。あらゆる変革と呼ばれるものは、一人の「なんとかしたい」という本気からはじまると考えています。一人の本気が次の人の共感を得て周りへの輪が広がりやすいのです。「このツールは見えなかった無駄に気づかせてくれて、あるべき姿を示してくれるコンパスなんだ」と着目する人がいれば、“あるべき姿”の対話のきっかけとなり、チームとして目的を共有できれば必ず伝播していくのではないでしょうか。
渡辺：おっしゃる通りです。高齢の方に当社のサービスをご紹介する際、「DX、デジタル」と申し上げただけで、耳をふさがれてしまうケースがあります。そういう場合は、「苦手意識の少ない方から、お使いになってみてください」とご提案しています。そうすると、その方が伝播者になってくれて、結果的に波紋のように利用が広がっていくんです。
また、サービスを導入していただく際には、「一気に入れ替えなくてもいいので、本当に必要なものから導入しましょう」とご提案しています。いろいろな機能があるほど良いと思いがちですが、ある種、まやかしのようなところがあって、導入しても実際は使い切れないことが多いんです。使い切れないものには、どこかで経営的なメスが入ります。すると、使い慣れたサービスまで変えなければならなくなるかもしれません。
堀内：アラカルト型の人事労務クラウドソフトは多数あると思います。選ぶ際に気を付けるべきポイントは何でしょうか。
渡辺：利用する機能を増やしていくことでコストがかさんで、費用対効果が本来目指していたものと合わなくなってしまわないように注意が必要です。「オフィスステーション」は、全てをパッケージングした状態でも、市場価格の2/3から1/2くらいです。これは、サービスを水道水のように低コストで届けたいという、当社の経営哲学「サービスの水道哲学」にのっとって、低価格で良質なサービスを提供していきたいという考えがあるからです。
堀内：「オフィスステーション」では、今後どのような取り組みを予定されていますか。
渡辺：一つは、体験事例を共有することです。どんな取り組みにも推進者がいなければ、その先はありません。今まさに、オフィスステーションを通じて、バックオフィスのデジタルシフト、DXの成功体験を積んでいる方々は、先見性が高い企業だといえるでしょう。そういう企業がどのように取り組まれているのかをお伝えしていくことは、重要だと思っています。
もう一つは、お客さまの声をうかがうことです。当社は創業から30年間、一貫してバックオフィスに携わる方々のコンサルティングに携わってきましたが、特にお客さまの声をうかがうことに注力してきました。これからも、皆さまの声をサービスに変えていくことで、当社の強みを伸ばしていきたいですね。
バックオフィスは宝の山。限りないDXの可能性が広がっている
渡辺：繰り返しになりますが、現場は宝の山、可能性の宝庫だと思います。本当に多くのDXの可能性を秘めているので、ぜひ恐れずに変化していただきたいですね。
最初の一歩が踏み出しにくい、という方もいらっしゃるかもしれませんが、「オフィスステーション」であれば、スモールスタートができるよう、アラカルト型で導入することができます。すでに14,000社を超える企業から評価されていることも、背中を押す一つの要素になると感じています。人事をはじめ、バックオフィスに携わる方々が、本来の業務に集中していくことにトライしていただくための、時間作りのお手伝いができればと思います。
経営者の方にもお願いがあります。バックオフィスにぜひ興味を持ってください。そこには新たなリソースを生む材料が眠っています。大きな効率化をもたらすことができたら、事務作業に従事している方々の新たな可能性を引き出すだけではなく、全ての従業員に対して時間的な余裕を創出することもできます。従業員が本来業務にフォーカスできるよう、ぜひ旗を振っていただきたいです。
堀内：今回の対談を通じて、バックオフィスの業務を見直すことが、企業が成長していく上で大きなポイントとなることがわかりました。本日はありがとうございました。
オフィスステーション（ https://www.officestation.jp/ ）は、企業内で担当者がおこなう業務を効率化するとともに、全従業員の社内業務を効率化する人事労務クラウドソフトです。「オフィスステーション 労務」「オフィスステーション 年末調整」「オフィスステーション 給与明細」「オフィスステーション 有休管理」等で構成され、必要な機能・使いたい機能だけを選んで低価格で導入できるという特長を持ちます。
