【お詫び】2020年12月末のふるさと納税受納証明書誤発送について

2020年12月末のふるさと納税受納証明書誤発送に関する情報漏えいについて

【事案】
　今回の事案は、ふるさと納税に係る通常業務として、寄附を受け付けた段階で、「寄附金受納証明書」を順次郵送しております。この「受納証明書」について、寄附者を取り違えて郵送してしまったという事案でございます。「受納証明書」には、寄附者の「住所」「氏名」「寄附金額」「寄附金受納年月日」が記載されており、寄附をした寄附者の個人情報が他の寄附者に漏えいしたものです。個人情報関係法令に基づき個人情報保護の対策を行っていたものの発生した事案であり、原因としては明らかな人為的ミスでございます。

【対応】
　みやき町では、令和元年１２月１７日付で「みやき町情報セキュリティポリシー」を施行しており、その中にある「みやき町情報セキュリティ緊急時対応計画」に基づく対応を行っております。
　「みやき町情報セキュリティ緊急時対応計画」では、まず以下の内容について、報告ができるよう求めており、まずはこれを漏れなく把握することに全力を尽くしております。

① 事案の状況
　・ 事案発覚日　　令和３年１月４日（担当者出勤後寄附者からのメールにて）
　・事案の種類　　情報漏えい（郵送物誤発送）
　・ 発生日時　　　令和２年１２月２９日～３０日　発送分
　・発生場所　　　一般社団法人ふるさと振興協会（ふるさと納税業務委託先）
　・発生した事案の概要
　　　　　ふるさと納税寄附者への受納証明書について、宛先を取り違えた結果、別の寄附者へ誤発送

② 事案発生の原因
　受納証明書の発送作業に関しては、発送リスト３００名分を１グループとし、「送付状」と「受納証明書」の２種類の印刷物を封入封緘機で合せることにより、封筒詰め作業を行っております。今回は、３００名分×２グループ、計６００名分の送付状と受納証明書の各々の印刷物について、別グループ同士で封入してしまいました。これにより「送付状」の個人情報と「受納証明書」の個人情報が別々のものとなってしまいました。なお封筒宛名については、窓あき封筒にて「送付状」に記載された宛名が表に出るため、送付状の宛名の寄附者様に、別の寄附者の受納証明書を誤って送付してしまいました。
　原因としては、封入封緘作業時に封入物のチェックを十分に行えていなかったこと、つまり人為的ミスが最大の原因であると分析していますが、最終的な分析は改めて行うこととしております。

③ 確認した被害状況・影響範囲　　６００件
　　　　　　　　　　　　　　　　《内訳》12/25寄附のうち300件
　　　　　　　　　　　　　　　　  　　　 12/29寄附のうち300件

④ 対応状況
初動対応・復旧措置
　まずは電話連絡にて謝罪を行っております。さらに、誤発送をしてしまった方へ、今回の事案に対するお詫びと回収のお願い、並びに正式な受納証明書の再送を１月５日に郵送にて発送いたしました。

⑤ 再発防止策（恒久対策）
　個人情報の取り扱いには慎重を期すよう指導し、複数で確認するよう指導している中で、このような結果となったことから、再度、職員教育及び複数確認を徹底するとともに、送付書類の様式の見直しを行うなど、再発防止に努めてまいります。

　具体策としては、原因を追及しつつ、全容が明らかになったところで、総括的な再発防止策を構築いたします。

⑥ 委託業者への対処
　　　委託業者に対し、個人情報保護の重要性の周知徹底を図るとともに、厳正に対処してまいります。