公私混同を防ぎ、
働きやすい職場を実現

株式会社ヴィエリス
人材開発部教育マネージャー山脇有希子様
統括店長知久千恵美様

「すべての女性をもっとキレイに」を経営理念に、全身脱毛サロン【KIREIMO / キレイモ】を全国に43店舗展開中（2016年11月現在）。クチコミ数は業界No.1であり、モデル・タレント・アイドルも多数ご来店をしています。
（出展：http://kireimo.jp/）

店舗運営型のビジネスで重要なのは
全社的な一体感

Talknoteの導入前、社内でのやり取りはLINEを利用していました。しかし、LINEには主に３つの課題がありました。１つ目は公私混同してしまうことです。LINEはプライベートなツールなので、スタッフが休暇中でもその人に通知がいってしまい、休みの日にもかかわらず仕事に関する話題が目に入ってしまいます。会社としては、公私ともに充実できる環境を提供したいと考えています。例えば、私たちは夏の繁忙期に有給休暇を取ってもらうことを推進しています。忙しい時に休んでもらうことは、休み明けの仕事に取り組む動機づけになりますよね。そういう点でLINEの利用は、公私を充実させる取り組みの障壁になっていました。

２つ目は、ツールとしての使いにくさです。現在の仕様はわかりませんが、当時はグループに人数制限があったり、検索性が高くなく、思うような検索ができなかったりと業務利用に適さない点がいくつかありました。また、課題として報告に対するコメントがしにくい点もあげられました。例えば、日報をLINEグループに投稿しても、他のスタッフも同様に日報を投稿し、情報がどんどん流れていってしまうので、特定のスタッフの日報に対してその場でコメントができなかったんです。そうすると、使いにくさが原因で徐々にコメントをしなくなり、コミュニケーションが一方通行になってしまいました。

３つ目は、LINEアカウントにフルネームで名前が記載されていないため、アカウントからスタッフを特定することが困難だったことです。また、プロフィール画像も顔写真ではない場合があるので、ツール上で名前、顔が認識できない状況でした。プライベートなツールですし、会社が利用料金を負担しているわけではないので「本名にしてください」「写真を設定してください」とは言えないですよね。加えて、無料ツールの脆弱性は常に気にしていました。私たちが導入を検討していた時はLINEアカウントの乗っ取りが多発していた時期で、セキュリティの観点から、LINEの業務上の利用は大変危険だと感じていました。

機材別グループで、
問い合わせがスムーズに

Talknoteの利用に関して、ほとんどルールはなく、スタッフには自由に利用してもらっています。ルールとしてあるのは、できるだけ営業時間内にだけ投稿をすることです。これは公私混同を防ぐためのルールです。また、業務連絡の時は、了解の場合「いいね！」、連絡に対して質問がある時は「コメント」で反応をしてもらうようにしています。そうすることで、成果物回収・データ集計の時間が短縮できます。グループは店舗、部署、役職ごとのグループ、目的に応じて、部署を横断したグループなど様々なものがあります。

＜機材別グループ＞
クレジット端末など、店舗によって扱っている機材が異なりますので、機材ごとにグループ分けをしています。Talknote導入前は、機材に関する問い合わせ先の認識が統一されていなかったため、機材が故障した時に、店舗のスタッフが機材と全く関係のないマーケティング部の人に電話をかけてしまうこともあったのですが、グループを機材別に分けたことで、そのようなこともなくなり、すぐにその機材を担当している社員に連絡ができるようになりました。

作業の簡略化で、
帰宅時間が早くなった

導入前に抱えていた公私混同の課題は解消されました。現在、仕事はTalknote、プライベートはLINEと使い分けがしっかりできています。スタッフ同士のやりとりもLINEだとラフな口調ですが、Talknoteでは敬語を使うようになり、メリハリがしっかりとついています。

業務効率化という点でも、効果が出ています。まず、店舗から本部への問い合わせがスムーズになりました。導入前は、どこに、どうやって問い合わせをしたらいいのかという認識が統一されてなかったんですが、「修理」「発注」「不具合」などの問い合わせ内容ごとにグループを作ったことで、その課題が解消されました。また、全社的にコミュニケーションの取り方に変化が表れ、一体感が醸成されてきました。スタッフが共通の話題を持てるようになり、今まで接点がなかった人ともコミュニケーションを取るようになってきました。またマネージャーの働き方が変わりました。マネージャーの多くがデータの集計や確認などの作業が多く、その事細かな作業に時間がかかっていました。しかし、Talknote上で現場の状況が把握できるようになったことで、管理の作業が簡略化でき、帰宅時間も早くなりました。以前よりも短時間で、より多くの情報を得ることができるようになったのはTalknoteのおかげですね。

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Talknoteでの日報での活用や
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情報共有の悩みを
Talknoteで解決できます。

活用01部署を超えた情報共有

本部-店舗間、部署間でも、写真とテキストを使ってより深く情報共有することが可能。グループ毎に情報を整理して発信できるので、重要度や緊急度も簡単に把握できる。
活用02業務報告や日報

「報告、連絡、相談」を共有できます。投稿のテンプレートもあるので、必要事項の入力漏れも防ぎ、内容も標準化できます。

また投稿に対してフィードバックすることで、改善サイクルの高速化へ。
活用03タスク管理

いつまでに誰がやるのか、担当と期日を見える化でき、業務の抜け漏れ、見逃しを防止。
活用04データ消滅のリスクなし

予期せぬ災害やPCのトラブルでもデータが消滅する心配なし。またデータも容量無制限。ファイル添付も500MBまでOK。

活用05公私混同や情報漏洩なし

プライベートと切りわけて使える仕事用のツール。セキュアな環境なので機密情報OK。社外の相手とも簡単にやり取りできる。