働き方改革の成功は、IT担当者の業務効率化にかかっている

中堅・中小企業にとっても、ITはビジネス遂行に欠かせない存在です。現場での業務効率を高めるのに役立つのはもちろん、これまでになかった新しいビジネスを実現するためにもITは重要な役割を果たしています。

さらに、ITは働き方改革を進めるための重要なツールでもあります。安倍首相の私的諮問機関である働き方改革実現会議が策定した「働き方改革実行計画」にもITと関わりが深い項目があります。それが「柔軟な働き方がしやすい環境整備」という目標です。ITを駆使したテレワークなどの環境を整備すれば、オフィスにいる時と同等の働き方が実現できると期待して、多くの企業が製品やサービスの導入を進めています。

一方で、なかなか導入に踏み出せない企業も少なくありません。その理由の一つが、環境整備を進めるにあたって必要な専任IT担当者の業務量の増加です。働き方改革は従業員全員に関わる「業務改革」ですから、ITをその取り組みの一部として活用する場合、導入や運用管理の対象が従業員の数に比例して増えることになります。

しかし、多くの中堅・中小企業では、十分にIT担当者を確保できていないのが実情です。中小企業庁が2015年に行ったアンケート調査によれば、「IT要員が十分確保されている」と答えた企業は全体の約3.9%（図1）。「おおむね確保されている」（29.9%）まで含めても33.8%に過ぎません。

中堅・中小企業の場合、経営に直結する基幹システムの導入と運用管理であっても、いわゆる「一人情シス」での対応が当たり前で、働き方改革に関わる環境整備となると、総務部門の担当者が兼任でこなしている企業がほとんどです。その結果、導入や運用管理で業務量が増え、働き方改革に取り組む前より疲弊してしまう可能性すらあります。

働き方改革を実現するための「柔軟な働き方がしやすい環境」の整備には、具体的にどのような製品やサービスが必要なのでしょうか。

代表的なものがノートパソコンやスマートフォンです。これまで、デスクトップ型パソコンを使っていた人には新たに支給・貸与しなければなりません。また、「外出先で文書や資料を作成できる」「家族の看護や介護などの事情に応じて自宅で仕事を行う」といった働き方の実現には、ワープロや表計算などのアプリケーションソフトが使え、作成した文書や資料を共有できる仕組みも必要になります。

もちろん仕事を一人で進めることはできません。オフィスで働いているときと同様に上司や同僚とやり取りができる、メールやビジネスチャットといったコミュニケーションツールの導入も検討しなければならないでしょう。

グループウエアやオフィススイートと呼ばれるこうした製品やサービスは、これまでもオフィス内の業務で利用されてきましたが、外出先や自宅での利用も可能にしようとすると、多大な労力がかかります。それは、調達や導入時だけではありません。入社や退職、部署の異動や役職の変更に合わせた設定の変更、アプリケーションソフトのアップデートなどの運用管理が続くためです。

では、多くの中堅・中小企業が望む、「働き方改革の考え方には賛同するが、IT担当者の業務量は増やせない」という課題にはどのように取り組めばよいのでしょうか。その解決策の一つが、クラウドサービスの利用です。

グループウエアは、クラウドサービスしても提供されています。多くはワープロや表計算ソフト、メールやビジネスチャットが含まれる統合型のサービスで、文書や資料を共有するクラウド上のストレージも利用できます。

またサービスとして提供されているため、入社や退職、異動や役職の変更に合わせた管理も、IT担当者が管理画面で設定するだけで済みます。アプリケーションのアップデートもクラウドサービス側で自動的に行われるので、IT担当者が確認したり催促したりといった手間もなくなります。

働き方改革を実現するために、ITの活用は不可欠です。これまではその導入や運用により、IT担当者に過剰な負担がかかることも少なくありませんでした。しかし現在は、多くのサービスがクラウド化され、業務にかかる負担も少なくなっています。今回紹介したグループウエアのようなクラウドサービスの導入は働き方改革を進める上で、有効な選択肢の一つといえるのではないでしょうか。

以下のコラムでは、日本で利用されている代表的なグループウェア「Office 365」と「G Suite」の活用詳細についてご説明しています。ぜひ、ご覧ください。