情シスが行っている業務の一部は、アウトソーシングを導入することで大幅な効率化を期待できます。
しかし、実際には「コストがかかる」「導入方法がわからない」というデメリットのせいで踏み込めない方もいらっしゃるのではないでしょうか。
今回は、情シスの業務を知るとともに、アウトソーシングをするメリットについて紹介していきます。
アウトソーシング先を選ぶ際のコツについても併せて解説します。
情シスの主な業務
情シスは「情報システム部門」を指し、業務改善などの企画立案・戦略から社内システムの保守・運用・問題解決などが主な業務です。
専門的な業務のため、他部署からは「何をしているんだろう」と思われがちです。
そのため、まずは情シスの主な業務内容から詳しくご紹介します。
・システム設定
新規導入したシステムやアプリを社内で使用できるように設定、構築を行います。
また、情シスがネットワークの開発やメンテナンスに携わることもあります。
社内でスムーズにITを運用できるよう、環境を整えるのが情シスの主な役割です。
・システム運用
社内システムの改善やアップデートを行い、より使いやすくインフラを整えます。
「どうすれば使いやすくなるか」を考え、定期的に見直してシステムに反映するのも重要な仕事です。
そして、システム開発や企画にフィードバックし、快適な環境を保ちます。
・セキュリティ対策
ネットウィルスやサイバー攻撃など、企業は常に脅威にさらされています。
その対策として、自社に適した対策ソフトウェアの開発や検討・導入を行い、情報漏洩やデータの紛失などのリスクを未然に防ぎます。
・ヘルプデスク
システムに関する課題を解決するのも、情シスの仕事です。
主に社員からのシステムトラブル、運用方法について問い合わせを受けた際に、解決方法を提案し、快適に仕事ができる環境を整えます。
また、必要に応じてQ&Aやマニュアルを作成することもあります。
IT機器のトラブルが発生した際には、情シスに頼りきりになってしまいがちです。
そのため、情シスの負担が増えることによって、数々のリスクが発生しやすくなります。
次章では、情シスを取り巻く問題について見ていきましょう。
情シスの業務量は増大している
ITの導入が増え、複雑化するに従って情シスの業務量は増大しています。
近年では、数百人単位の会社にIT担当がひとりしかいない状態の「ひとり情シス」も問題になってきました。
ひとりで責任を負うため、その負担割合はかなり大きいと言えます。
その中でも、特に大変と言われている業務はヘルプデスクです。
ヘルプデスクは担当者が疲弊し、退職を考えてしまうほどの業務です。
ここからは、ヘルプデスクの問題点について解説していきます。
ヘルプデスクの問題点
ヘルプデスクが問題視されている原因のひとつが、簡単な質問やトラブルにもすぐに対応しなければならない責任がある点です。
全員の社員がIT機器に詳しいわけではないため、問題が発生するとほとんどの問い合わせが情シスに来ます。
そのため、会社の規模や状況によっては、ヘルプデスクの対応だけで一日が終わってしまうことも考えられます。
また、クレームに近い問い合わせを立て続けに引き受けることで、担当者が疲弊しきってしまうこともあります。
ヘルプデスク業務は明確な業務内容が決められていないことが多く、作業量を可視化させることも難しいため、評価が受けづらいという点も問題と言えるでしょう。
その他の情シスを取り巻く課題
情シスの課題には様々な内容があります。
専門的な知識を持っている情シスにIT関連の業務を任せることは、一見すると当たり前のように思えますが、そこには見過ごせないリスクやデメリットも潜んでいます。
そのため、情シスが抱える課題についても知っておくことが大切です。
・作業が属人化しており、他に分かる人がいない
IT担当者が病欠や長期休暇に入っている場合、トラブルに対応できる人は社内からいなくなります。
そのため、たちまち業務はストップし、流れや雰囲気が悪くなってしまうことがあります。
そうなってしまうと、業務品質を維持できないどころか、効率の低下に繋がりかねません。
情シス業務の一部をアウトソースするなど、常に誰かに聞ける体制を整えることが重要です。
・手順が煩雑で標準化できていない
企業によっては各々の作業が標準化されていないケースも少なくありません。
「人によってやり方が違う」「教え方が違う」というのは、どのような業種でも少なからず存在します。
しかし、作業を標準化さることで、ミスを防いだり無駄なフローを改善できたりするきっかけになります。
また、誰でもできるようになるなど、メリットがたくさんあります。
・ 人件費がかさむ
IT関連の業務を行うためには、ITに関する専門的な知識を持った人材が必要になります。
専門知識を持つ人材は、採用する際の人件費も高くなりがちで、人件費の増大は経営を圧迫する可能性があります。
かといって、人件費が増えるのを嫌がり必要な人員補強を行わないままでは、情シス部門が業務過多に陥るおそれもあります。
それによって、情シス人材の離職が起こってしまうと、結果的に人件費が高くつくことになります。
・自分の職務範囲が曖昧になる
IT関係のトラブルは全て情シス業務にされてしまい、業務内容が曖昧になっている場合があります。
本来であれば、情シスはITを使った戦略や企画・業務改善に注力すべきポジションです。
しかし、情シスがヘルプデスクを兼任している場合は、いつの間にかPCやプリンターの不調などで対応が追われてしまいます。
このように、業務範囲が曖昧になることで負担が増加し、結果的に担当者の士気が下がってしまう可能性があります。
情シス業務のアウトソーシングとは？
情シスが担っている業務は、会社にとって非常に重要だと言えます。
そのため、突然病気や怪我で長期間休むことになったり、退職となったりしてしまうと、社内システムが停止する恐れがあります。
特に情シス担当者が少数の場合は、このようなリスクが高まります。
そのような状況で有効的な対策になるのが、情シスの業務をアウトソーシングすることです。
アウトソーシングによって解決する課題
多くの企業では「IT戦略」と「企業戦略」は切っても切り離せない存在となっています。
近年ニュースにもなっている「働き方改革」は、ITなしで実現することは難しいでしょう。
本来なら、業務改善といった重要な仕事にこそ情シスは時間を使うべきなのです。
そのために、一部の業務だけでもアウトソーシングすることで、大幅な負担の軽減が来たいできます。
しかし、全ての業務をアウトソーシングすることはおすすめできません。
情シスの仕事の中で、負担が大きくアウトソースしやすいのがヘルプデスク業務です。
ヘルプデスクは情シスの負担の要因となっている大部分を占めていることが多いため、ヘルプデスクの業務をアウトソーシングするだけでも、情シスの働き方に大きな変化が期待できます。
情シス業務のアウトソーシングを成功させるには
実際にアウトソースする際には、どの業務をどこまで任せるか明確にしておくことが大切です。
また、業務が標準化されておらず、作業フローの分岐があまりにも多い場合は、うまく効率化できずにかえって生産性が低下してしまう恐れもあります。
その他にも、情シス業務のアウトソーシングを成功させるためにはいくつかポイントがあります。
・アウトソーシング先をパートナーとして考える
アウトソーシングを成功させるためには、アウトソース先を「下請け」「外部委託」と考えず、パートナーとして考えましょう。
システム運用や保守・管理を行うアウトソーシング先はいわばITのプロです。
せっかく予算をかけて依頼したのですから、専門家が味方についたと考えましょう。
また、戦略や将来の目標があるのならば、予算とともに正確に伝えることも重要です。
アウトソーサーには、様々な企業を見てきたからこそ分かることがあります。
そのため、目標が明確に決まっていれば、予算内でベストな方法を提案してくれるでしょう。
・アウトソース先はしっかりと吟味する
アウトソース先は安易に金額だけを見て判断しないようにしましょう。
アウトソース先の企業によって専門分野は異なりますので、どんな業務に強くて、どこまで対応してくれるのかをしっかり確認しておくことが重要です。
また、表面上の金額だけではなく、どのような条件で追加料金が発生するのか、トラブルが発生したときはどう対処してくれるのかを明確にしておくことも大切です。
自社システムの管理を委ねるアウトソーシング先を適当に決めるのは避けましょう。
しっかりと見積もりを出してもらい、疑問点をクリアにしたうえで選ぶことをおすすめします。
・アウトソーサーに任せっきりにしない
どんなに能力が優れたアウトソーサーでも、課題や目標が不明確だと、最適な改善策を提案できなくなります。
そのため、アウトソーサーに全て任せっきりにしてしまうと、予定通りにならないことがあります。
その結果、軌道修正によって追加料金が発生することも考えられますので、受動的にならず、積極的に要望を提案していくことが成功のポイントです。
・予算額を明確にしておく
アウトソーシングの予算額は事前にしっかり決めておきましょう。
契約時の金額だけを見るのではなく、作業内容の内訳やオプション料金についてもしっかりと把握したうえで、予算内に収まるかを考える必要があります。
IT業務はトラブルがつきものですので、うまくいかなかった場合のケースを想定しておくことで、予算オーバーを防ぐことができます。
有限会社こだまシステムのITサポートサービス
こだまシステムのITアウトソーシングでは、情シスが抱える様々な課題や悩み、問題点を解決するお手伝いをいたします。
こだまシステムの実績
1.クレームに近い問い合わせが多く、悩んだIT担当者が離職を検討していました。
→こだまシステムが情シス担当者の代わりに問い合わせやクレーム対応を代行。
担当者をストレスから解放し、離職を防ぎました。
2.IT担当者の人数が少なく、不在時に対応できない課題がありました。
→こだまシステムが貴社専用の問い合わせ窓口を設置。
常時複数名のスタッフを配置することで、問い合わせに迅速対応できるようになりました。
3.IT部門へ問い合わせをしても、対応に数日かかることが多く、業務に支障が出る状況が多発していました。
→こだまシステムが間に入ることで1時間以内のレスポンスに成功。
対応スピードが5倍になりました。
こだまシステムは常にお客様の立場に立ったITインフラを提案し、最適な環境をご提案いたします。
コンサルティングから、設計・構築・保守・管理まで一括代行にも対応可能です。
貴社のニーズに合わせたシステムを幅広く提案できるのを強みとしています。
