仕事のコツです。
PG/SEとして、働いていると、社内外問わず、催促を行わねばならない場面に、多く出会います。
本投稿は、コミュニケーションにおける、相手の精神的負担を減らし、
スムーズに、仕事を進めるための、俺的心得です。
プライベートでは、あまり使わない手法です。
手続きや、予約・契約など、金銭的あるいは時間的な重要度が大きい用件や
多くの人数が関わる用件では、たまに使います。
私用で、この手法を多用すると、相手の精神的負担が日増しに大きくなり
スムーズなコミュニケーションを、取ってもらいにくくなります。
やり方
やり方は、「予測」「事前宣告」「催促実行」の順番です。
１．催促が必要になりそうか？の予測
相手に、質問や提案をして、その回答を待つとき、
回答が、すぐにもらえそうか、時間がかかるが、回答がありそうか、
回答が無い場合も、充分に想定できるか、
といったことを、予想しておきます。
営業案件、見積を提示する→回答が無いパターンも充分に考えられる
納品日についての希望を質問→大体回答が来る
こちらからA案B案の選択肢を提示できている場合→回答が来やすい
オープンクエスチョン→回答が来にくい
期限が近い→回答が来やすい
遠い時期や未来の話→回答が来にくい
回答者が自分ひとりで答えを決めることができる→回答が来やすい
回答者は誰かに伺いを立ててから回答を行わねばならない→回答が来にくい
質問や提案の難易度が高すぎる→回答が来ない
相手にとって都合のよくない回答となる→回答が来ない
ケースバイケースですが、「これは催促が必要かも」と思うことについては、
催促についての、事前宣告を行い、その後、しかるべき時が来たら、催促を実行します。
２．事前宣告
事前宣告は「時期」「その後の流れ」の２つについて、宣言し、
相手の同意を、あらかじめ得ておきます。
ここで、きちんとコミュニケーションができると、
だいたいは、催促の必要もなく、期限までに、何らかの回答を得られる場合が多いです。
「時期」について
質問や、提案を行った直後に「〇月〇日にまた連絡します。」と言います。
場合によっては「それまでにわかれば、ご回答の連絡をください。」も言います。
「催促は遠慮なくさせてもらうので、お客様も気兼ねなくそのときの状況を教えてください」
などが言えれば、ベストです。
連絡がつきにくい相手の場合、可能であれば、その場で、
何月何日の何時に連絡してよいか、の調整も済ませてしまいます。
「その後の流れ」について
〇月〇日までに回答があれば、このようにする
○月〇日までに回答が無ければ、このようにする
この２パターンについての想定を伝えて、相手の同意を得ておきます。
具体的には
「来週までに回答がなければ、キャンセル扱いとします」
「来週までにご意見が特にない場合は、○○の仕様で進み、後戻りは原則できないこととします」
といった感じで、後で必要になる交渉や決め事を、その場で定義してしまいます。
３．催促の実行
回答が無ければ、催促のための連絡を行います。
事前宣告で決めた、〇月○日、この日付を外さないことが、ポイントです。
１日早くても、１日遅くても、ダメです。
電話であれば開口一番、メールであれば件名、といった、連絡の冒頭で
「○○の件で確認です。現況教えてください」と伝えてしまいます。
その場で、回答が得られない場合は、２．事前宣言、に戻って
同じことを、繰り返します。
本題とは、趣旨が異なりますが、質問や提案の内容を、都度変化させる場合もあります。
４．事前宣告を行っていないときの催促は？
「１．催促が必要になりそうか？の予測」を誤るか、
「２．事前宣告」ができなかったあとで、
催促を入れた際の、相手の精神的負担を、軽減するワザです。
事前宣告を、行っていないときは、連絡の副目的に「別件」を添えます。
相手に連絡を取り、冒頭で「○○の件で確認です」と伝えます。
ここは「３．催促の実行」と同じです。
事前宣告を、行っていないときは、○○の件の話をした後に、
「別件」つまり、別の質問や、別の提案についての話をします。
さも、
その「別件」のことについての話が本当はしたかったんだ
催促についてのことはどうでもいいんです！（だから気にしないで！）
という雰囲気を、相手に感じてもらい、相手の心の負担を減らす目論見です。
会話は、最後に話したことが、印象に残りやすいです。
「催促」「別件」この順番を逆にして、「催促」を最後にすると、相手は、話をした後で
ホントは催促の話がしたかったんだな、と感じ、負い目を与えることになってしまいます。
なので最初に「催促」を行う、これは必須ポイントです。
──
以上です。
俺は、以前は、催促を行うことが、とてもイヤでした。
答えにくい質問をしてるこっちが悪いのに、
さらに催促を行うことで、精神的な追い打ちをかけることにはならないか？
と思っていましたが、このコツを会得してからは、
自分としても、ラクに催促を行えるようになりました。
催促がイヤな方はぜひ試してみてください。
という提案でした。
