2020年7月3日
株式会社フューチャーリンクネットワーク
個人情報誤送信のお詫び
拝啓 平素は格別のご高配を賜り、深謝申し上げます。
弊社は大阪府門真市より業務委託を受け、ふるさと納税の受付や返礼品の発注等の業務を行っております。この度、門真市の事業者が提供する返礼品を申し込まれた寄附者様の個人情報が含まれる資料を、他自治体の返礼品提供事業者にFAXにて誤って送信する事故が発生いたしましたので、ご報告申し上げます。誤送信されたFAXは直ちに削除されたことを確認しており、その他への漏洩はございませんでした。寄附者様ならびに関係者ご各位に、多大なご心配とご迷惑をおかけしましたことを、心よりお詫び申し上げます。
以下に、本件の詳細を報告させていただきます。
敬具
記
１．経緯
2020年7月1日午後2時50分に、門真市外の返礼品提供事業者様1社にFAXにて書類を送信した際、2019年10月1日から2020年6月30日までに門真市ふるさと納税で返礼品を申し込まれた寄附者様、計122名の個人情報が含まれるデータを誤送信してしまいました。
FAXを受け取った事業者様が受信後すぐに誤送信と気づき、弊社にご連絡いただきました。弊社の依頼を受けて、事業者様が印刷されたFAX用紙とFAX機に残っているデータを、FAXを受信した担当者様が上司立会のもと直ちに破棄・削除されました。
このことにより、寄附者様の個人情報はこれ以外には漏えいしておりません。
２．誤送信された情報
寄附者様の整理番号、申込媒体(ふるさとチョイス)、弊社発送管理番号、申込日、入金日、支払方法(クレジットカード番号等は含まれていません)、申込者名、申込者メールアドレス、返礼品届先名、届先郵便番号、届先住所、届先電話番号、お届け希望時間、備考、弊社備考
３．原因および再発防止策
今回の誤送信は、担当のコンピュータからインターネットを通じてFAXを送信する仕組みを採用している環境下で、送信すべきファイルを取り違えたことが原因です。
再発防止策としまして、以下の3点を徹底してまいります。
(1)ファイルを作成・管理する際、ファイル名に対象自治体名・返礼品事業者名等を記載し、ファイル名で内容を把握できるものにする。
(2)ファイルを管理する際は、一時保存用のフォルダ内ではなく適切なフォルダに保管を行い、担当者のローカル環境にファイルが残ることがないようにする。
(3)ファイルを外部に送信する場合は、送信前に再確認を徹底する。
上記3点の施策は、これまでも日常的に呼びかけてまいりましたが、再度社内で周知するとともに、定期的に実施状況を確認することで再発防止に努めてまいります。
４．本件に関するお問い合わせ窓口
本件につきまして、ご質問やご不安のある場合は、次のお問い合わせ窓口にご連絡ください。
株式会社フューチャーリンクネットワーク
経営統括部 部長 中川拓哉
電話番号：047-495-0525
メールアドレス：info-koho@futurelink.co.jp
以上
