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SRE NEXT 2020 のコアスタッフ経験が尊かった

1/25(土) に行われた以下カンファレンスへコアスタッフとして参画してました。

sre-next.dev

This is Me in Team

This_is_ME_in_team.png (193.6 kB)

何かが合致したようで、自他共に認められる結果が出せた最高の経験となったように思っています。

今後、IT関連コミュニティのイベントが目白押しで、そういった機会に当日なりコアなりスタッフとして関わることに興味がある方の何かしらの参考になればと思い、あったことや感じたことを共有してみます。

目次

SRE NEXT 2020 が成したこと

イベントの規模感

  • チケット販売数 : 506

    ほぼ 11月で売切近くなり、12月で Sold out 1 ticket-sold.jpg (47.0 kB)

  • 来場者数： 452 ( 89% )

    早期来場特典の ヨガ に11台から来始めて、12時台がピーク、１時台にはほぼ来場（13:00頃約75%、14:50頃87%）[^1] check-in.jpg (22.3 kB)

反響

Realtime record

After Impressions

※人力捕捉なので、欠けているエントリがもしあればお知らせいただけると大変ありがたく、可能なタイミングで追加していきます。逆もまた然り。2

自分が(イベント前に)準備したパート

Join は 12月上旬

  • 台所事情による内部的なコアスタッフ追加募集がかかったことを11月中旬あたりに某Slackで捕捉した自分は、ちょうどその頃本業 3 のピークを乗り越えたところだったし、このイベントに行くことにしていたし、という状況だったので立候補しました。それが通って参画することになりました。

  • 各種アカウントを整備してもらってまもなく、 Reminder: 担当者未定のタスク一覧です というSlack通知が飛んできたことに気がつきました。
    それを踏んでみたことから、"扉が開いた" ような気がします。

  • そこにあった、担当者未定のタスク以下２つを取り、イベントに向けて動きました。

    • インカムの用意
    • アルバイトスタッフを雇う

  • ちなみに、SRE NEXT 2020 開催決定のアナウンスは 2019/8/2 の SRE Lounge #10 にて

    • その前から、Team が始まっていたはず、という意図で記載

やって、わかったこと

インカム の用意

What I did (1)

  • イベントの指示伝達に欠かせないであろう無線機の調達に取り組みました。
  • ネット検索で、無線機業者であろう会社を何社かピックアップして問い合わせフォームから見積を出すように依頼してみました。
  • 情報諸々が揃ったところで、比較検討の結論をまとめ、最も反応の早かった業者を選定。価格面は大きな差はなかったが選定した業者がいちばん低かったです。
    • 反応の速さ・説明の仕方に関しては、自分は普段はまず使わないし使うのを避ける電話での話での対応ぶりがいくらか有効であったように思います。
      機器のことを明快に説明できる業者なのか、我々の要求が理解されているのか、電話はそれが待ったなしで測られる形にならざるを得ないという、この局面ではメリットなところがあります。
  • もう１点、検証機の貸し出し可否・イヤーフックを使わせてもらえるか、等、十分に無線のことをわかっていない自分の対応の欠けている部分を周りの皆さんに補ってもらい、業者との詰めを進めました。
  • 12月末に現地での検証をTeamで協力して実施して、通信品質の非常に安定しているIP無線機を選択する決定となり、発注しました。
    • そのときに、本番のときには管理上の都合でそれぞれの無線機に No. とそれぞれに名前をつけてそれを印字したシールを貼ってもらえるかを相談しました。
    • 快諾してもらえて、きっちりと対応してもらえました。ありがたいことに、ここに関する価格は据え置き。

Points of what I understood (1)

  • IP無線機の通信品質安定性は非常に高い
  • 業者選定においては初めての場合反応の速さに判断基準を置くのが妥当だと思う
    • これは自身が無線機のことを十分に知っていなかったというケースで、知っている人の選定は「角度」が変わる
  • 本番時に管理用の番号名前を振るのは大正解
    • 今回採用した業者はインカムのケースが4x4 で仕切られていてどこが何番と把握するのが容易だった

アルバイトスタッフを雇う

What I did (2)

  • 来場者を案内する・受付を行うタスクに、それらに純粋に専念するメンバーがいたほうがよいという判断がありました。
  • エンジニアの講演イベントなので、それに関心の高くないアルバイトの人がよいであろうと。
  • それで、名だたる派遣会社複数に相談をフォームから投げてみたものの、とてつもなく大きな壁がありました。（個人の感想です）
    • それは、法律の壁。派遣法なんてのもあるなんて、初めて知った。警備法っていうのもあるようで。
  • これに関して惜しむらくは動き出しが遅くなってしまったこと。そして、任意団体を、なんというか「相手にしてもらえない」だったこと。
    • CoC を用意してあっても、近年の経理状況を出してもらう必要があるとか契約書締結が必要とか、わかるんだけど、うーんとなってしまうことがいくつかありました。社会的信用って難しい。
  • いちどは雇うことを断念しかかりましたが、やはりいてもらったほうがいいので、知り合いをあたることに。 自分の知り合い１人、そしてTeamのメンバーが来てもらう３人をしてくれるというウルトラC で４人の確保ができました。
    今思い返すと、これは本当に奇跡的。感謝しかない。

Points of what I understood (2)

  • 任意団体が派遣会社から人を派遣してもらうハードル超高い。相当早くからの準備が必要
  • CoC（CODE OF CONDUCT）を掲げているだけでは残念ながら社会的な信用には直結しない。実態・知名度＋整備が要るようだ
  • 企業が法令遵守を謳っているように、任意団体も法律のことや契約のことを意識・理解した運用を心がけなければならないし、実践していなければならない（大変だ）

尊き、(前日と)当日

  • 自分の役割について
    • join 当初から映像・音響・録画というロールではあったのですが、インカム調達・アルバイト採用に本業の空き時間（無論、そんなにない）に奔走していたし、現地にある機材を使うことがわかってはいたため、正直、はじめて機材を見た 1/10 の現地下見のときまで無準備でした。これは自分にとって大きな反省点。
    • それと、当日のタイムラインが十分に頭にイメージされていなかったのも非常に良くなかったと今になって思います。
      「初めてだから」というのは甘えでしかなく、来場者にはそれはどうでもいいしわからないこと。イベントの意義の理解だけでは、コアスタッフの器としては足りない、と自分は思いました。

前日

前日のふりかえり

  • この日は本業を休暇にして、２日フル稼働に向けた休養・残っている調整事項の確認・それと自分用タイムラインの作成に充てました。
  • いくつかのチェックリストを用意しました。しかし、それは残念ながらあまり機能しないことがわかります。 当日はPCを持って活動することがほぼないのに、 スプレッドシートのどこに・・・どこに・・・と探して印を入れるなんて、まあやってられない。 それに前日夜に気がついて、紙のリストを出してはもらうのですが、同じく「探して印を入れるなんて、まあやってられない」。早くに仕上げておいて、それを使う人にすぐに使えるようになっていてもらうのが理想かな・・・と思いました。そこまでの水準にするのは大変難しいですが。（だいたい、直前まで変化が続く）
  • 自分用タイムライン、これは準備しておいて概ね正解だったとおもうのですが、不覚な書き違いがありました。それ起因で小さなやらかしがあったのは、痛恨の極みですね。。しかし、この行動自体は適切だったとは思います。もっと早くから用意しておけばよかったということなんですが。。。

前日までの準備のポイント

  • チェックリストの用意、するのはいいけど、ほどほどに
    • 大事なのは、「使えること」と（ある程度）「頭に入っていること」
  • 自分用タイムラインは相当早めから準備するのが吉
    • 見直しするうちに間違いが潰れるだろうし、錬度が上がるだろうから

当日

当日のふりかえり

  • やってきましたとうとうこの日が。ちゃんと家を7時半前に出て現地に向かいました。寝過ごさず集合時間前に現地に入りました。ここまではOK。
  • 前日にある程度やっておこうと思っていたインカムを渡すのを第一に始めました。「番号名前作戦」は功を奏して、適度な時間で渡し終えられました。ひと安心。使い具合も致命的な問題がなく、無事に当日運用が軌道に乗ったようで、このタスクは概ね Complete 。いちおう、トラブルシューティングマニュアルと、何かあったら連絡OKと言ってもらっていた業者の連絡先はおさえてありましたが、発動なし。
  • 予定していた 10:30 よりも少し早めに、アルバイトの４人が現地に来ました。マニュアルを用意して事前に渡していたので大枠では何をしてもらいたいかわかってもらえていたようでした。ほんとにどうだったか（説明がわかりやすかったのか）はちょっと・・・いや全く自信がないんですが。やってもらうのが案内と受付なので、会場の巡回をしたあとに、持ち場に分かれてもらいました。そのあとの指示出しは、ほぼほぼスタッフの受付チームとホール統括におまかせ状態になってました。（ほんとありがとうございます）
  • 自分の役割であった映像・音響パートは、十分な知識・経験ともに足りてない自分に配慮してもらって、最小限のオペレーションで回せるように準備してもらってありました。それでいて、１つ大きめのトラブルがあったのですがそれを本部に素早く検知してもらい、ヘルプに来てもらいました。ここ、自分がサインやSOSを出さなきゃいけないところ。これがこの日の僕の最大の反省です。

当日の心得ポイント

  • これだけ大きなカンファレンス、何もなく完璧に終わるということは、ほぼない
    • それ(なにか不測の事態が起こる)を前提にした準備が重要。準備はやれるだけやって損はなにもない
  • 瞬発力が最大のカギになる
    • 計画が崩れても素早くリカバリすればほぼなにもなかったのと同じにできる。記録は何か残るかも知れないが。
    • 講演や懇親会での会話の思い出が記憶に残ってくれれば最高。（そこまで、リカバリのチャンスはある。意味は違うかもしれないが）
  • 時間が生命線
    • 悪い報告ほど正確に迅速に行うのがきっと正しい
      • ためらっていて取り返しつかなくなって残念に思ってしまうのは自分ではなく来場者
    • ためらいなく助けを呼ぶ、それは恥ではない
    • 情報を簡潔明瞭に伝えることを意識する。それができる冷静さを維持できれば最強
  • セッション間・セッション中
    • 満員になるとそこを通っての移動は無理なことを想定しておく必要がある（完全に身動きが取れなくなる場合がある）
      • 音響系の連絡の肝になるインカムでの会話が封じられることもある（やるしかないときにはやるしかないけど）

さいごに 〜何が尊かったのか〜

最後まで読んでいただきありがとうございました。

この素晴らしいイベントにかかわることができたこと
SRE とは何ぞや？と自分にも問う機会を持てたこと
スタッフの人達に自分の動きに対して多くの感謝を言ってもらえたこと
来場者の熱心な聴講風景をこの目で見ることができたこと
トレンド首位を取るくらいの関心高い熱量を作る貢献者であれたこと
実は個人的に懐かしい再会があったこと

なんか忘れたんだけど、キリがないくらい、いろいろが尊く、
今後の自分の力に間違いなくなると思います。
絶対に、過去最高に、頭の筋肉を使った。

最高の経験を、ありがとうございました。

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20200125-DSC07802-2.jpg (1.9 MB)

photo by @weekendcycler

Appendix

Footnote

  1. 管理ツールのスクリーンショットなのですが、諸事情を考慮して一部加工しています。ご容赦ください。↩

  2. ここのリストから外してほしいという場合。↩

  3. 現在、個人事業主をやっており、無所属 流浪人 を自称しています。現在契約していて、週５で常駐している仕事のこと 。↩