【Excel】IF関数より手軽に条件分岐！ SWITCH関数で上手に時短

Microsoft Excel（以下、Excel）の関数の中でもよく使われるIF関数。指定した条件にしたがって処理を分岐させられますが、複数条件を指定すると関数の式が複雑になります。

IF関数を同時に複数用いることを「入れ子構造」「ネスト」などと呼びますが、今回はネストせずシンプルに複数条件を指定できて、データ集計の作業などを効率よく進めることができるSWITCH関数をご紹介します。

※SWITCH関数はExcel2016で新たに追加された関数であるため、以下のバージョンを使っている方のみ利用可能です。「SWITCH関数が使えない」「SWITCH関数が機能しない」という場合には、バージョンが古いものである可能性が高いので、確認してみてください。

・Excel2016以上
・Office 365 の最新のもの
・Excel Online
・Excel Mobile

複数条件を指定できるSWITCH関数とは？

SWITCH関数は複数の条件を指定できる関数です。式は「＝SWITCH (検索値, 値1, 結果1, 値2, 結果2,…)」で定義されます。一見すると複雑な関数に見えますが、使い方はいたって簡単です。

「検索値」に一致するものを、「値1」から順に探していき、一致した値に対応する（すぐ後ろにある）「結果」を表示します。検索値がもしどの値にも当てはまらない場合には、「その他」0として結果を表示させることができます。基本的に「値と結果」はセットとなりますが、「その他」を指定する場合は最後に結果のみを入力します（上の例では「ランク外」）。

SWITCH関数はどんな時に使える？

さて、使い方はわかったものの、イマイチどんな場面で活用したらいいのかわかりませんよね。そこで次は具体的にどのようなシーンでSWITCH関数が使えるのかをご紹介します。

SWITCH関数を使って、指定の曜日だけを抜き出す

SWITCH関数とWEEKDAY関数を組み合わせれば、ランダムに並んだ日付から指定の曜日を洗い出すことができます。以下の場合の式は、「=SWITCH(WEEKDAY(A2),1,"日曜日",7,"土曜日","平日")」です。

SWITCH関数を使って、部署に対応するコードを表示させる

部署に対応するコードを表示させることもできます。IF関数を使ったら入れ子（ネスト）にしなくてはいけませんが、SWITCH関数を使えば式がシンプルでわかりやすくなります。

ただし、この方法は部署の数が少ない場合に限ります。部署数が多い場合は、延々と長文の式を作成しないといけないので逆に大変。そういった場合は、VLOOKUP関数を使いましょう。VLOOKUP関数については以下の記事で紹介しています。

関連記事：【Excel】朗報！これでVLOOKUPいらず!? 新たに登場するXLOOKUP関数とは？

SWITCH関数を使って、スコアの順位付けをする

RANK関数を組み合わせると、数値の順位付けができます。もちろん、RANK関数のみでも順位をつけることができますが、結果は数字で返されます。それを文字列に自動変換してくれるのがSWITCH関数です。

IFS関数とSWITCH関数の違いは、判定する対象が複数か単数のどちらか

複数の条件を指定できる関数にIFS関数というものがあります。式は「=IFS( 論理式1 , 真の場合の値1 ,論理式2 , 真の場合の値2… ）」と定義され、使い方はSWITCH関数とかなり似ています。

IFS関数                      ： ＝IFS(論理式1,結果1, 論理式2,結果2, 論理式3,結果3…）
SWITCH関数           ： ＝SWITCH(検索値,値1,結果1,値2,結果2,値3,結果3…）

どちらも「値が○○であれば○○、△△であれば△△、□□であれば□□、…」という条件指定ができます。

この2つの関数の大きな違いは、判定対象が複数指定できるか、単数に限定されるか、という点です。IFS関数においては、論理式は毎回異なる条件やセルを指定できます。一方SWITCH関数は、検索値はあくまで1つだけ。指定した値がどれに当てはまるのかということしか調べられません。

下の例を見てみると、IFS関数の論理式は毎回違うセルが条件指定されています（第一条件は「A3＝“A”」、第二条件は「A4＝“B”」というように）。しかし、SWITCH関数ではあくまで検索対象は「A9」セルのみ。IFS関数のほうが汎用性は高いですが、SWITCH関数のほうがシンプルなので式自体がわかりやすいということです。

関連記事：【Excel】今さら聞けない？ IF関数の使い方を覚えよう！ IFを含む6つの関数も一挙紹介

SWITCH関数は実務で効果的な関数のひとつ

SWITCH関数は「セルの値がこうであれば、これを表示して、こうであればあれを表示したい」という時に活用できるExcel関数です。メジャーな関数ではないものの、実務で使える場面は決して少なくありません。アイディア次第では普段の仕事を大幅に効率化してくれる可能性を秘めています。

今回ご紹介した活用事例を含めて、身の回りで使える場面を探してみるといいかもしれません。

【参考記事】
Excel（エクセル）記事まとめ
覚えておけば残業知らず！Excel時短記事まとめ
見づらい資料からサヨナラ！Excel資料作成記事まとめ
覚えて仕事を効率化！Excel関数記事まとめ
PowerPoint（パワーポイント）記事まとめ

心理学を応用して上手に「断る」！「DESC法」と「熟知性の法則」

働いていると、コミュニケーションのスキルは業務を円滑に進めるうえで大切です。本連載では、心理学の法則に基づいて、さまざまビジネスコミュニケーションの悩みを解決！ 連載第1回目は、心理的なハードルの高い「断る」こと。人間関係に影響を与えずスマートに断るために「DESC法」と「熟知性の法則（ザイオンス熟知性の法則）」を活用しましょう。

断るための条件をそろえて主張をする――「DESC法」

気の進まない飲み会に誘われたあなた。そんなあなたにおすすめしたいのが、「アサーション」です。直訳すると「自己主張」になりますが、心理学的には、自他双方を大切にした率直な自己表現を意味します。

例えば、次のような状況に困ったことはありませんか？

「タイトなスケジュールの仕事をいくつも依頼された。他の人は割と暇そうなのに、自分にばかり依頼が来ている。『デキる人には仕事が集中する』と言われることもあるけど、なんだか納得いかない……」。

こうしたとき、あなたならどうしますか？ 次の2つのうち、自分に近いものを選んでみてください。

タイプ①　
「これ以上無理です！」「なぜ私にばかり仕事を振るんですか？」などと、怒りの感情を込めながらはっきり伝える

タイプ②
「自分が我慢すれば丸く収まるなら、やるしかないな」とあきらめ、何も言わずに引き受ける

タイプ①の伝え方なら、自分の意思をはっきり伝えることができますが、攻撃的すぎて相手の気分を害してしまいます。一方、タイプ②のままでいると、「何でも引き受けてくれる人」という印象を持たれ、負担が増える一方です。

つまり、どちらも上手なコミュニケーションとは言えません。角を立てずにスマートに断りたいなら、ぜひ「アサーション」で交渉しましょう。アサーションのひとつである、「DESC法」という4ステップの交渉術について、手順をご紹介します。

① D（Describe）…状況を客観的に描写する
例）現在AとBの仕事を抱えていまして、納期がそれぞれこのようになっています。

② E（Express）…主観的な意見を伝える
例）この状況の中でCも引き受けてしまいますと、私の限界を超えてしまいます。

③ S（Specify）…建設的な提案をひとつ挙げる
例）可能であれば、Cの仕事を別の方にお願いすることはできないでしょうか？

④ C（Choose）…別の選択肢を挙げる
例）もしくは、Cの仕事の納期を1週間ずらしていただけないでしょうか？

このように「DESC」の4ステップで交渉すると、相手の気分を害さず、自分の負担も増やさずに、建設的な交渉を進めることができます。繰り返すとスムーズに言えるようになりますので、ぜひ身近な困り事からトライしてみてください。

断っても相手に悪く取られないために――「熟知性の法則」

いくら「DESC法」のような交渉術に長けていても、それだけでは人との良好な関係を保つことはできません。雰囲気の良いコミュニケーションを進めるために大切なことは、相手に自分の存在を印象良く受け止めてもらうことです。

そのためには、日頃からフェイス・トゥ・フェイスで関わり、何でも話し合える関係になっておくことが基本。米国の心理学者ザイアンスの研究によると、人は相手のことをよく知るほど好感を持ちやすいということが分かっています。これを「熟知性の法則（ザイオンス熟知性の法則）」と言います。

もし、あなたがよく知っている人とよく知らない人から、飲み会への誘いや仕事の依頼を断られたとき、どちらの方をより印象悪く受け止めますか？ よく知っている人から断られたときには、「やむを得ない事情があるんだな」と素直に受け止められる一方で、よく知らない人から断られると、「頼みにくい人だな」「付き合いの悪い人だな」というマイナスの印象を持ちやすいのではないでしょうか？

つまり、普段から自分のことをよく知ってもらっていれば、気の進まないことを断ったときに悪く勘繰られることは少なくなります。そのためには、日々のコミュニケーションの積み重ねが大切です。ぜひ、「DESC法」と併せて心がけてみてください。

プロフィール

産業カウンセラー
大美賀直子
メンタル＆マインドコンサルティング代表。産業カウンセラー、公認心理師、精神保健福祉士、キャリアコンサルタントの資格を持つ。「こころと人生と人間関係」のベストバランスを提案するカウンセラー、セミナー講師として活動する。ストレスマジメントに関する著著・監修多数。