時に嫌がらせのように、つぎつぎと仕事がやってくることはありませんか？

早くさばかないとヘドロのように残務がたまってしまい、身動きが取れなくなる、といったことは少なくありません。

そうならないためには、日頃から残務をためないこと。さばける作業は手際よく、さっさと済ませてしまうのが正解です。

ところが、｢些細な仕事は後でまとめて片付けよう｣と、つい後回しにしてしまう人も多いはず。

今回は、どんな状況にあっても仕事を後回しにせずに、即レスで仕事をどんどんと手離れさせるコツを紹介します。

｢サイキングアップ｣でモチベーションを上げる

｢早くやらないといけない｣とは思いつつも、気持ちがついてこない時はないですか？

そんなときにオススメなのが、｢サイキングアップ｣という方法です。瞬時にマインドをピークに持っていくことができます。

実は、アスリートがやっていることでも有名な方法。試合前などに、ヘッドホンで音楽を聞きながら体を無造作に動かしている選手を見たことはありませんか？ 実はあれがそうなのです。

サイキングアップには4つのアクションがあります。

たとえば、｢PCを立ち上げたら、好きな音楽をかけて、ゆっくり呼吸をしながら、メール返信等の単調な作業をする｣。これだけで十分です。

要するに、自分が集中できる状態をつくり出せれば、なんでもOK。

やっているうちに気分が上がる、自分専用の方法を見つけてみてください。

5分で終わることなら、この瞬間に済ませよう

仕事は｢手離れ｣が大事です。5分以内で終わらせられることなら、この場でやってしまいましょう。

メールの返信・時間の調整・会議室の予約・懇親会のお店探しなど、すぐに済ませられるものはためておかないことです。

たとえば、5通のメールを後回しにすると、これだけで30分はかかります（メール1通あたり、平均6分近くの時間を使うと言われています）。

些細な業務でも｢塵も積もれば山となる｣で、結果的に数時間かかってしまうこともあるのです。

このとき、｢目の前の業務が5分以内で済ませられるかどうか｣を考えるよりも、｢この作業を5分以内で終わらせよう｣と考えてみることも大切です。

つまり、7～8分かかる可能性があったとしても、3～4分で済ませる仕事に仕立て直せないか、と考えるのです。

｢長文ではなく短文で簡潔にまとめる｣｢1から作業をせずに過去の資料を流用する｣など、可能な限りの工夫を考えてみましょう。意外と、その瞬間に済ませられることは多いものです。

明日の自分にツケを残さない

それでも人は弱いもので、つい面倒なことは後回しにしてしまうもの。そうしないための方法を紹介しましょう。

それは、｢今やったほうがラク｣｢明日の自分はやりたくないと思っているかもしれない｣を判断基準に持つこと。

実際に、後回しにしてかえってしんどくなることはありませんか？

仮にあなたが営業職だとして、ある会社にアポを取りたいと考えていたとします。でも、急ぎでもないし、明日でいいか。そんな状況。

その時、こう考えるのです。

｢明日の自分はやらないかもしれないな…。じゃあ、今のうちにやっておこう｣。

明日の自分にツケを回さない選択で、細かな業務をためないことを習慣にしましょう。

｢即レス｣できる人に共通する考え方とは？

即レスできる人は、｢人生を無駄にしたくない｣と考えているものです。

次のセリフを見て、どう思いますか？

｢もっと、自分のやりたいことをやるべきだった｣

｢あの時、故郷に帰っておけばよかった｣

｢もっと、趣味にも時間を割けばよかった｣

これらは、人が死ぬ時に後悔することだそうです。臨終を看取る緩和医療医・大津秀一氏の『死ぬときに後悔すること25』より抜粋しました。

時間は有限であることを意識するのは、即レスの人に共通する考え方です。

日常に悩殺されて、｢大事なこと｣をおざなりにしてはいけません。

心理学者のウィリアム・ジェイムズは、次のような名言を残しています。

｢心が変われば行動が変わる。行動が変われば習慣が変わる。習慣が変われば人格が変わる。人格が変われば運命が変わる｣

｢即レスの人になる｣というのは、ただ素早く仕事を終わらせるだけではありません。時間のとらえ方を変え、即レスの行動を心掛ければ、それが習慣となり、最終的には運命をも変えるということでしょう。

今回のメソッドが、皆様の人生をより良いものになることを期待してやみません。

あわせて読みたい

伊庭 正康 株式会社 らしさラボ 代表取締役

リクルートグループ入社。残業レスで営業とマネジャーの両部門で累計40回以上の表彰を受賞。その後、部長、社内ベンチャーの代表を歴任。2011年、株式会社 らしさラボ設立。リーダー、営業力、時間管理等、年間200回以上の研修に登壇。リピート率は9割以上。近著、『メンバーが勝手に動く最高のチームをつくる プレイングマネジャーの基本（かんき出版）』『計算ずくで目標達成する本（すばる舎）』『できるリーダーは、｢これ｣しかやらない: メンバーが自ら動き出す｢任せ方｣のコツ（PHP研究所）』『仕事の速い人が絶対やらない段取りの仕方』（日本実業出版社）』『数字を上げる人のセールストーク・営業のキホン（すばる舎）』等多数。

無料メーリングニュース（全8回）

YouTubeチャンネル｢研修トレーナー伊庭正康のビジネスメソッド｣もスタート

Image: ntkris, pathdoc, Servey Nivens, GaudiLab, alphaspirit/Shutterstock.com